Checklist pour organiser un atelier de retouche photo

Un atelier de retouche photo demande plus qu’une salle et un projecteur. Il faut préparer les fichiers d’exercice, vérifier les versions des logiciels et équiper chaque poste de travail avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, des objectifs pédagogiques aux derniers tests sur place. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, le matériel informatique et les sauvegardes numériques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et les objectifs d’apprentissage
2 personnes
Réserver le lieu et la salle
Confirmer l'intervenant et l'assistant
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations et l’itinéraire
Constituer le matériel pédagogique
2 personnes
Sélectionner les photos d'essai
Préparer la présentation
Vérifier les fichiers de travail
Vérifier les versions du logiciel
Réserver les ordinateurs portables et les accessoires
Établir la commande traiteur
Tester la technique à l’avance
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Sauvegarder les fichiers numériques
Préparer les badges nominatifs
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Ouvrir et vérifier la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager les postes de travail
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester Internet et le réseau
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer le déjeuner et les en-cas
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter l’atelier et les règles de sécurité
Démontrer les opérations de base
Accompagner les participants pendant l’exercice
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Présenter des techniques avancées
Répondre aux questions et aider individuellement
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons et les snacks
Encadrer la mission pratique
2 personnes
Discuter ensemble des résultats
Exporter les fichiers en toute sécurité
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Dégager les postes de travail
3 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Supprimer les fichiers des participants
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Table d’accueil
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 20
Souris d’ordinateurqté 20
Chargeurs d’ordinateur portableqté 20
Projecteur
Écran de projection
Routeur wifi
Clés USBqté 24
Lecteurs de cartesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Cliqueur de présentation
Webcam

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à boireqté 30
Assiettesqté 30
Couvertsqté 30
Plateaux de serviceqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pincesqté 4
Petits bolsqté 8
Louchesqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 24
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 4

Éclairage

Lampes de bureauqté 10
Rallonges électriquesqté 4

Nettoyage

Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 2
Seauxqté 2
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les fichiers d’exercice au moins une semaine avant l’atelier : ouvrez chaque photo sur le logiciel utilisé et vérifiez que les formats, liens et polices nécessaires fonctionnent.
Prévoyez un ordinateur, une souris et un chargeur par poste de travail, puis ajoutez quelques rallonges et multiprises pour éviter les installations improvisées le jour même.
Testez le projecteur, l’écran, Internet et le réseau au moins 24 heures avant le début. Un routeur wifi de secours et des câbles HDMI identifiés vous feront gagner du temps en cas de problème.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’atelier afin de transmettre les confirmations, l’itinéraire et les informations alimentaires. Préparez ensuite les badges nominatifs selon la liste définitive.
Sauvegardez les fichiers numériques sur au moins deux supports avant de les acheminer sur le site. Gardez les clés USB, lecteurs de cartes et chargeurs regroupés dans une caisse facilement vérifiable.

Questions fréquentes

Combien d’ordinateurs faut-il pour un atelier de retouche photo ?: Prévoyez un ordinateur portable par participant, avec une souris et un chargeur pour chaque poste. Ajoutez idéalement 1 ou 2 ordinateurs de remplacement pour les pannes ou les participants oubliés.
Quand faut-il tester le matériel technique d’un atelier photo ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’atelier, puis vérifiez à nouveau la salle à votre arrivée. Contrôlez notamment le projecteur, l’écran, Internet, le réseau, les câbles HDMI et les multiprises.
Quand envoyer les confirmations aux participants ?: Envoyez-les 3 à 5 jours avant l’atelier, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Incluez l’horaire, l’itinéraire, les consignes concernant le matériel et un contact en cas de problème.
Comment éviter de perdre les fichiers de travail pendant l’atelier ?: Conservez une copie sur l’ordinateur utilisé et deux sauvegardes distinctes avant le début de la séance. Vérifiez les fichiers la veille, puis sauvegardez à nouveau les travaux terminés avant de ranger le matériel.

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