Fotobearbeitungsworkshop organisieren: die praktische Checkliste
Ein Fotobearbeitungsworkshop steht und fällt mit funktionierenden Arbeitsplätzen und gut vorbereiteten Dateien. Plane zuerst Lernziele, Ablauf, Raum und Betreuung; danach folgen Anmeldungen, Softwareprüfung und die technische Vorbereitung. Besonders oft fehlen passende Übungsfotos, kompatible Arbeitsdateien oder ein getestetes Netzwerk. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zum Aufbau vor Ort und hilft dir, am Veranstaltungstag nicht noch Kabel, Ladegeräte oder Namensschilder suchen zu müssen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Programm und Lernziele festlegen
2 Personen
Location und Raum reservieren
Lehrer und Assistent festlegen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Bestätigungen und Route versenden
Lernmaterial zusammenstellen
2 Personen
Übungsfotos auswählen
Präsentation vorbereiten
Arbeitsdateien prüfen
Softwareversionen prüfen
Laptops und Zubehör reservieren
Cateringbestellung zusammenstellen
Technik vorab testen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Digitale Dateien sichern
Namensschilder vorbereiten
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
2 Personen
Raum öffnen und kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
Arbeitsplätze einrichten
3 Personen
Projektor und Leinwand aufstellen
2 Personen
Internet und Netzwerk testen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Mittagessen und Snacks bereitstellen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
2 Personen
Anwesenheit erfassen
Workshop und Sicherheitsregeln erklären
Grundtechniken demonstrieren
Teilnehmende bei der Übung begleiten
2 Personen
Kaffeepause organisieren
2 Personen
Fortgeschrittene Techniken demonstrieren
Fragen beantworten und individuelle Hilfe anbieten
2 Personen
Abendessen servieren
3 Personen
Getränke und Snacks auffüllen
Praxisauftrag betreuen
2 Personen
Ergebnisse gemeinsam besprechen
Dateien sicher exportieren
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Arbeitsplätze freiräumen
3 Personen
Geräte ausschalten und einpacken
2 Personen
Tische und Stühle zurückstellen
3 Personen
Raum reinigen
2 Personen
Materialien ins Lager bringen
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
Teilnehmerdateien löschen
Dankesnachricht versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 24
- Empfangstisch
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 20
- ComputermäuseAnz. 20
- Laptop-LadegeräteAnz. 20
- Projektor
- Projektionsleinwand
- WLAN-Router
- USB-SticksAnz. 24
- KartenleserAnz. 4
- HDMI-KabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Präsentationsklicker
- Webcam
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- TrinkgläserAnz. 30
- TellerAnz. 30
- BestecksetsAnz. 30
- ServiertablettsAnz. 4
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ZangenAnz. 4
- SchälchenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 4
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 24
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 4
Beleuchtung
- SchreibtischlampenAnz. 10
- Verlängerungskabel für LichtAnz. 4
Reinigung
- PutzlappenAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 2
- EimerAnz. 2
- BodenabzieherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane pro Teilnehmer einen eigenen Laptop-Arbeitsplatz mit Maus, Ladegerät und genügend Tischfläche ein. Prüfe mindestens eine Woche vorher, ob alle Geräte dieselbe benötigte Softwareversion haben.
- Teste Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker und Webcam spätestens am Vortag gemeinsam mit dem Präsentationslaptop. Ein einzelner Adapter oder ein zu kurzes Kabel kann den Start deutlich verzögern.
- Bereite die Übungsfotos und Arbeitsdateien in einem separaten Ordner vor und sichere sie zusätzlich auf USB-Sticks. Öffne jede Datei einmal in der verwendeten Software, statt nur den Dateinamen zu kontrollieren.
- Schicke Bestätigung, Anfahrtsbeschreibung und Hinweise zu Laptop oder Software mindestens 5 Tage vor dem Workshop. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
- Komme 60 bis 90 Minuten vor Beginn zum Aufbau. Richte zuerst Tische, Stühle und Arbeitsplätze ein, teste danach WLAN und Technik und stelle erst am Schluss Empfangstisch, Namensschilder sowie Kaffee und Wasser bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte ich einen Fotobearbeitungsworkshop planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher, besonders wenn du Raum, Lehrkraft, Assistenz und Laptops reservieren musst. Die Einladungen sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.
- Wie viele Laptops brauche ich für einen Fotobearbeitungsworkshop?
- Plane grundsätzlich ein Gerät pro Teilnehmer ein und halte zusätzlich 1 Ersatzgerät bereit. Zu jedem Laptop gehören eine Maus und das passende Ladegerät; prüfe die Software mindestens 7 Tage vorher.
- Wann sollte ich die Technik für den Fotobearbeitungsworkshop testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und wiederhole die Prüfung 60 bis 90 Minuten vor Beginn vor Ort. Teste dabei Projektor, Präsentation, WLAN, Arbeitsdateien und alle benötigten Kabel.
- Wie viel Verpflegung brauche ich für einen Fotobearbeitungsworkshop?
- Rechne für einen halben Tag pro Person mit mindestens 0,75 bis 1 Liter Wasser sowie Kaffee oder Tee für zwei bis drei Tassen. Bestelle Snacks und Geschirr nach der finalen Teilnehmerzahl und berücksichtige Ernährungswünsche spätestens 5 Tage vorher.
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