Checklist pour organiser un atelier de cirque
Un atelier de cirque demande plus qu’une salle et quelques accessoires. Il faut suivre les inscriptions, vérifier les contacts des parents, recueillir les informations alimentaires et préparer les autorisations avant le jour J. Sur place, l’accueil, les tapis de chute, les stations de pratique et les consignes de sécurité doivent être prêts avant l’arrivée du groupe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, du premier envoi d’invitations au dernier rangement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le lieu
Prévoir les animateurs d'atelier
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les contacts parents
Imprimer les formulaires de consentement
Préparer les étiquettes nominatives
Vérifier le matériel de cirque
2 personnes
Acheter le matériel manquant
Faire les courses
Refroidir les boissons
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
Préparer les consignes de sécurité
Préparer la playlist
Balisier les zones de travail
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Dérouler les tapis de chute
2 personnes
Monter les stations de cirque
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
Enregistrer les participants
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
2 personnes
Expliquer les règles de sécurité
2 personnes
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
Encadrer les stations de jonglage
3 personnes
Animer les stations d’équilibre
3 personnes
Encadrer l’acrobatie en toute sécurité
3 personnes
Servir les boissons et les en-cas
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer la pratique libre
3 personnes
Animer le moment de présentation
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de cirque
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Ranger les tapis de chute
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le sol et les tables
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 36
- Table d’accueil
Matériel de sport
- Tapis de chuteqté 8
- Balles de jonglageqté 36
- Foulards de jonglageqté 36
- Cerceaux de jonglageqté 12
- Diabolosqté 8
- Flowersticksqté 8
- Planches d’équilibreqté 6
- Échassesqté 6
- Ligne d’équilibreqté 2
- Cerceaux de gymnastiqueqté 6
- Cônesqté 12
- Cerceauxqté 12
- Ballons d'entraînement souplesqté 12
- Bacs à matérielqté 6
Équipement
- Enceinte Bluetooth
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 40
Cuisine
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 3
- Carafesqté 3
- Planches à découperqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Couverts de serviceqté 6
Décoration
- Fanions de cirqueqté 4
- Étiquettes nominativesqté 40
- Marqueursqté 12
- Ruban de papierqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Seauxqté 2
- Raclettes de solqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription. Gardez ensuite une liste à jour avec les participants confirmés, les contacts des parents et les besoins alimentaires.
- Demandez les autorisations parentales au moment de l’inscription, puis imprimez les formulaires 3 à 5 jours avant l’atelier. Préparez aussi les étiquettes nominatives pour réduire l’attente à l’accueil.
- Contrôlez le matériel de cirque une semaine avant : tapis de chute, balles, foulards, cerceaux, diabolos, échasses et équipements d’équilibre. Achetez ou empruntez ce qui manque avant les dernières courses.
- Prévoyez l’installation au moins 90 minutes avant le début. Délimitez les zones, déroulez les tapis, montez les stations et vérifiez que les rallonges et multiprises ne traversent pas les passages.
- Gardez 15 à 20 minutes pour l’accueil, les consignes de sécurité et l’échauffement collectif. Refroidissez les boissons à l’avance et portionnez les amuse-bouches avant l’arrivée des participants, afin de ne pas interrompre l’atelier.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de cirque ?
- Envoyez-les idéalement 3 semaines avant l’atelier, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer le lieu, les animateurs et le matériel nécessaire.
- Combien de temps faut-il pour installer un atelier de cirque ?
- Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Ce délai couvre le balisage, les tapis de chute, les tables, l’accueil et les stations de cirque, ainsi qu’un contrôle de sécurité.
- Quand préparer les formulaires de consentement ?
- Demandez les informations dès l’inscription et imprimez les formulaires 3 à 5 jours avant l’événement. Conservez une liste des formulaires reçus et relancez les parents dont le dossier est incomplet.
- Que faut-il prévoir pour la sécurité d’un atelier de cirque ?
- Préparez les consignes avant le jour J et expliquez-les dès l’accueil, avant l’échauffement. Vérifiez notamment les tapis de chute, les zones de travail et l’absence de câbles dans les passages au moins 30 minutes avant le début.
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