Checklist improvisatieworkshop organiseren

Een improvisatieworkshop valt of staat met een geschikte ruimte, een duidelijke dagindeling en materiaal dat direct bruikbaar is. Leg eerst datum, locatie en workshopbegeleider vast; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en oefeningen. Verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt en stuur deelnemers vooraf de praktische informatie. Op de dag zelf draait het om een open vloer, stoelen in een kring, zichtbare naamkaartjes en materialen die per oefening klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Ruimte reserveren
Workshopdatum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Programma en tijden maken
2 personen
Oefeningen selecteren
2 personen
Catering bestellen
Workshopbegeleider bevestigen
Ruimte-indeling bepalen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen in kring zetten
2 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen

Event

Inloop ontvangen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Workshop welkom heten
Spelregels uitleggen
Opwarmoefeningen begeleiden
Improvisatiespellen begeleiden
Pauzedrankjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Avondeten serveren
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
Vervolgspellen begeleiden
Eindpresentaties begeleiden
Afsluiting verzorgen

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Servies retourneren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Klaptafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timeraantal 2
Laptop
Opladersaantal 3

Papierwaren

Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Notitieblokkenaantal 36
Pennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Plakbriefjesaantal 6
Gekleurde kaartenaantal 100
Stiftenaantal 24

Workshopmateriaal

Rekwisietenaantal 30
Zachte oefenballenaantal 6
Sjaalsaantal 12
Mandjesaantal 4

Servies

Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Openersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer de ruimte ruim vóór je uitnodigingen verstuurt en controleer of er genoeg vrije vloer is voor oefeningen, naast stoelen voor de kring en tafels voor catering.
Bevestig de workshopbegeleider voordat je het programma definitief maakt. Plan per oefening een duidelijke start- en eindtijd en gebruik een timer om uitloop te beperken.
Verzamel dieetwensen met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal deelnemers uiterlijk enkele dagen vóór de workshop door aan de catering. Zet hapjes en dranken op een aparte plek van de oefenruimte.
Leg naamkaartjes, notitieblokken, pennen, gekleurde kaarten en stiften vóór de inloop klaar. Controleer ook batterijen, opladers, verlengkabels en stekkerdozen voor speaker, microfoon en laptop.
Open de locatie minstens 60 minuten vóór de start. Ventileer de ruimte, zet stoelen in een kring, leg rekwisieten en zachte oefenballen per onderdeel klaar en test de speaker voordat deelnemers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een improvisatieworkshop organiseren?: Leg de datum, ruimte en begeleider bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna meteen, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en catering te verwerken.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 60 minuten vóór de start voor openen, ventileren, stoelen en tafels plaatsen, techniek testen en materialen klaarleggen. Reken extra tijd als de catering op locatie wordt opgebouwd.
Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een improvisatieworkshop?: Voorzie één stoel per deelnemer en reserveer daarnaast 2 tot 4 extra stoelen voor de begeleider, bezoekers of onverwachte deelnemers. Zet ze in een kring met genoeg ruimte voor beweging in het midden.
Wanneer moet ik het definitieve aantal deelnemers aan de catering doorgeven?: Geef het aantal en de dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen vóór de workshop door. Controleer op de dag zelf nog één keer de deelnemerslijst voordat je hapjes en dranken klaarzet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.