Checklist para organizar un taller de improvisación
Organizar un taller de improvisación requiere más que elegir algunos ejercicios. Hay que cerrar el espacio y la fecha, controlar las inscripciones y preparar un programa con pausas, materiales y tiempos claros. También conviene dejar resueltos con antelación el catering, las preferencias dietéticas y la información que recibirán los participantes. Esta checklist reúne 48 tareas y 45 materiales para avanzar en orden y evitar improvisaciones logísticas el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Confirmar fecha del taller
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Crear el programa y los horarios
2 personas
Seleccionar ejercicios
2 personas
Pedir el catering
Confirmar al monitor del taller
Definir la distribución del espacio
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Enviar información a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar aperitivos
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar el espacio
Montar mesas
2 personas
Colocar las sillas en círculo
2 personas
Preparar materiales del taller
2 personas
Preparar la restauración
2 personas
Evento
Recibir a los asistentes
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Dar la bienvenida al taller
Explicar las reglas del juego
Guiar los ejercicios de calentamiento
Coordinar juegos de improvisación
Servir bebidas del descanso
2 personas
Rellenar las bebidas
Servir la cena
3 personas
Servir comidas especiales
Coordinar los juegos de continuación
Acompañar las presentaciones finales
Gestionar el cierre
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el espacio
2 personas
Apagar el equipo
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver la vajilla
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 36
- Mesas plegablescant. 6
- Mesas de buffetcant. 2
- Mantelescant. 8
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Temporizadorcant. 2
- Portátil
- Cargadorescant. 3
Artículos de papel
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Bloc de notascant. 36
- Bolígrafoscant. 40
- Tarjetas de nombrecant. 40
- Notas adhesivascant. 6
- Tarjetas de colorescant. 100
- Rotuladorescant. 24
Material del taller
- Atrezzocant. 30
- Pelotas blandas de entrenamientocant. 6
- Bufandascant. 12
- Cestascant. 4
Vajilla
- Vasoscant. 40
- Tazas de cafécant. 36
- Platoscant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
Cocina
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Termoscant. 3
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 2
- Pinzascant. 4
- Abrebotellascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el espacio y la fecha antes de abrir las inscripciones. Después, actualiza la lista de participantes al menos una vez por semana para saber cuántas sillas, tarjetas de nombre, vasos y raciones necesitas.
- Envía el programa y los horarios con varios días de antelación. Incluye la hora de llegada, las pausas y cualquier indicación sobre ropa cómoda o materiales que deban llevar.
- Pregunta por las preferencias dietéticas al inscribirse, no al pedir el catering. Confirma el número final de raciones y opciones especiales entre 3 y 5 días antes del taller.
- Prepara la sala para el trabajo corporal: coloca las sillas en círculo, deja despejada la zona central y ventila el espacio antes de recibir al grupo. Comprueba también el altavoz, el micrófono, los cables y el temporizador.
- No dejes las tarjetas de nombre, los rotuladores ni los materiales de los ejercicios para la última hora. Agrúpalos por actividad y prepara una mesa de recepción para entregar las tarjetas en los primeros minutos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de improvisación?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar un espacio, confirmar al monitor y gestionar inscripciones. Deja cerrados el programa, el catering y los materiales como mínimo 3 días antes.
- ¿Cuántas sillas necesito para un taller de improvisación?
- Prepara una silla por participante y añade 2 o 3 unidades de reserva. Para un grupo de 20 personas, coloca 20 sillas en círculo y deja 2 o 3 extra cerca, sin bloquear la zona de trabajo.
- ¿Cuánto catering hace falta para un taller de improvisación?
- Calcula una ración por participante y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Para 20 asistentes, pide aproximadamente 22 o 23 raciones y confirma las dietas especiales entre 3 y 5 días antes.
- ¿Cuándo hay que preparar los materiales del taller?
- Revisa la lista completa 2 días antes y monta las actividades el mismo día, al menos 60 minutos antes de la llegada. Comprueba entonces las tarjetas, rotuladores, hojas, atrezzo, pelotas blandas, bufandas y cestas.
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