Mitgliederversammlung organisieren: die komplette Checkliste
Eine Mitgliederversammlung steht und fällt mit guter Vorbereitung: Einladung, Agenda und Jahresberichte müssen rechtzeitig fertig sein, damit die Mitglieder ausreichend Zeit zur Prüfung haben. Plane außerdem Registrierung, Abstimmungen, Technik und Verpflegung als eigene Arbeitsschritte. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbau für Saal, Registrierungstisch und Präsentation. Diese Checkliste führt dich in sinnvoller Reihenfolge durch die Vorbereitung und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Agenda erstellen
2 Personen
Jahresberichte sammeln
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Führung für neue Mitglieder planen
Raumbuchung prüfen
Catering reservieren
Technik reservieren
Stimmzettel vorbereiten
2 Personen
Präsentation abschließen
2 Personen
Anwesenheitsliste drucken
Besprechungsunterlagen ausdrucken
2 Personen
Namensschilder erstellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Saal kontrollieren
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Unterlagen bereitlegen
2 Personen
Präsentation anschließen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks auslegen
2 Personen
Event
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Mitglieder registrieren
2 Personen
Namensschilder verteilen
Versammlung eröffnen
Protokoll und Tagesordnung besprechen
2 Personen
Jahresbericht präsentieren
2 Personen
Pausengetränke nachfüllen
2 Personen
Pausensnacks servieren
2 Personen
Abstimmungsrunde betreuen
3 Personen
Stimmen zählen
3 Personen
Beschlüsse festhalten
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
Abendbuffet servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Fragerunde moderieren
2 Personen
Informellen Austausch moderieren
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Protokoll und Beschlüsse verteilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 6
- StühleAnz. 50
- Registrierungstisch
- Buffet-TischAnz. 2
- TischdeckenAnz. 8
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 55
- DesserttellerAnz. 55
- KaffeetassenAnz. 55
- WassergläserAnz. 55
- WeingläserAnz. 55
- BestecksetsAnz. 55
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierschalenAnz. 8
- ServierbretterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- KüchenmesserAnz. 3
Ausstattung
- Beamer
- Projektionsleinwand
- Laptop
- HDMI-KabelAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 2
Dekoration
- NamensschilderAnz. 55
- TischdekorationenAnz. 8
Büromaterial
- StifteAnz. 60
- NotizblöckeAnz. 55
- WahlurnenAnz. 2
- WahlkabinenAnz. 2
- OrdnerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vor der Mitgliederversammlung und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche laufend. So kannst du Catering und Sitzplätze spätestens 3 bis 5 Tage vorher verbindlich planen.
- Schließe Agenda, Jahresberichte und Präsentation mindestens 7 Tage vorher ab. Drucke Besprechungsunterlagen, Anwesenheitsliste und Stimmzettel nicht erst am Veranstaltungstag, sondern spätestens am Vortag.
- Prüfe die Technik mindestens 2 Stunden vor Beginn: Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel müssen angeschlossen und getestet werden. Öffne dafür alle benötigten Dateien und teste auch die erste Präsentationsfolie.
- Plane für die Registrierung pro angemeldeter Person etwa 1 bis 2 Minuten ein. Richte den Registrierungstisch mit Anwesenheitsliste, Namensschildern, Stiften und Unterlagen mindestens 30 Minuten vor dem Beginn ein.
- Kühle Getränke frühzeitig und stelle Kaffee, Wasser sowie Snacks vor Einlass bereit. Rechne beim Aufbau mit mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Buffet-Tisch und die Kontrolle des Saals, damit die Versammlung pünktlich starten kann.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich zu einer Mitgliederversammlung einladen?
- Verschicke die Einladung mindestens 14 Tage vor dem Termin, sofern eure Satzung keine längere Frist vorgibt. Agenda und wichtige Unterlagen sollten spätestens 7 Tage vorher vollständig vorliegen.
- Wann sollte die Agenda für die Mitgliederversammlung fertig sein?
- Schließe die Agenda mindestens 7 Tage vor der Versammlung ab. Dann bleiben noch mehrere Tage, um Jahresberichte zu sammeln, die Präsentation anzupassen und die Unterlagen zu drucken.
- Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau einer Mitgliederversammlung?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Buffet und Saalkontrolle ein. Für den Techniktest solltest du zusätzlich 30 bis 60 Minuten einrechnen, besonders bei Beamer und Präsentation.
- Wie viele Getränke brauche ich für eine Mitgliederversammlung?
- Plane für eine zweistündige Versammlung etwa 0,5 bis 0,75 Liter Getränke pro Person ein, einschließlich Wasser, Kaffee und weiterer Getränke. Kühle das Wasser und die übrigen Getränke spätestens 2 Stunden vor Beginn.
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