Organiser une assemblée des actionnaires : la checklist

Une assemblée des actionnaires demande une préparation administrative et logistique précise. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis prévoyez le temps nécessaire pour les invitations, les inscriptions et les documents de réunion. La salle doit être prête avant l’arrivée des participants, avec les tables, les sièges, l’accueil et le matériel de présentation testés. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’à l’enregistrement des présences.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver une salle de réunion
Réserver le catering
Préparer l’ordre du jour et les documents
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les autorisations
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Préparer les bulletins de vote
Préparer les badges nominatifs
Imprimer les documents de réunion
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle de réunion
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Préparer les documents de réunion
2 personnes

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Collecter les autorisations
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir la réunion
Examiner l’ordre du jour
2 personnes
Rédiger le compte rendu
Gérer la présentation
Encadrer les tours de vote
2 personnes
Rassembler les bulletins de vote
2 personnes
Réapprovisionner les boissons de pause
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer la séance de questions-réponses
Consigner les résultats
2 personnes
Clore la réunion
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Ranger les pièces de vote en lieu sûr
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Éteindre l’équipement
Nettoyer la salle de réunion
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rédiger le procès-verbal
Archiver les décisions
Archiver la liste de présence
Envoyer les décisions aux actionnaires

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de réunionqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Urne de voteqté 2
Calculatriceqté 2

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Louchesqté 8
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Glacièresqté 3

Décoration

Chemins de tableqté 8
Supports de badges nominatifsqté 60
Numéros de tableqté 8

Éclairage

Lampes de bureauqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et la salle plusieurs semaines à l’avance : il faut ensuite coordonner le traiteur, les invitations, l’ordre du jour et les documents à remettre aux actionnaires.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la réunion. Vous pourrez ainsi confirmer les besoins alimentaires, préparer les badges nominatifs et ajuster le nombre de places.
Préparez les bulletins de vote, les documents imprimés et la présentation avant le jour J. Gardez quelques exemplaires supplémentaires, par exemple 5 à 10 % du nombre de participants prévu.
Prévoyez une arrivée sur place au moins 90 minutes avant l’ouverture. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, de brancher le vidéoprojecteur et de tester le microphone.
Ne laissez pas les boissons et le service traiteur au dernier moment : refroidissez les boissons quelques heures avant et vérifiez que les tasses, verres, assiettes et couverts sont disponibles avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une assemblée des actionnaires ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle et le traiteur, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de finaliser les documents de réunion.
Quand envoyer les invitations à une assemblée des actionnaires ?: Envoyez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant la réunion. Indiquez une date limite d’inscription située environ 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les documents et les bulletins de vote ?: Finalisez-les au moins 3 jours avant l’assemblée afin de pouvoir les relire et les imprimer. Préparez aussi 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les participants non prévus ou les documents endommagés.
À quelle heure faut-il ouvrir la salle ?: Ouvrez le lieu environ 90 minutes avant l’arrivée des actionnaires. Gardez les 30 dernières minutes pour l’accueil, l’enregistrement des présences et une dernière vérification du son et de la présentation.

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