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Aktionärsversammlung organisieren: die praktische Checkliste

Eine Aktionärsversammlung braucht einen klaren Ablauf und eine verlässliche Vorbereitung. Bestätige zuerst Termin und Besprechungsraum, reserviere das Catering und erstelle Tagesordnung sowie Unterlagen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen, Berechtigungen und die Vorbereitung von Präsentation und Stimmzetteln. Am Veranstaltungstag müssen Registrierung, Technik, Sitzordnung, Unterlagen und Getränke rechtzeitig bereitstehen. Diese Checkliste führt dich durch die 52 Planungsschritte und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Besprechungsraum reservieren

  • Catering reservieren

  • Tagesordnung und Unterlagen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Berechtigungen prüfen

    2 Personen

  • Präsentation zusammenstellen

    2 Personen

  • Stimmzettel vorbereiten

  • Namensschilder vorbereiten

  • Besprechungsunterlagen ausdrucken

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tagungsraum überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsgeräte anschließen

    2 Personen

  • Mikrofon testen

    2 Personen

  • Unterlagen bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Vollmachten einziehen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Versammlung eröffnen

  • Tagesordnung behandeln

    2 Personen

  • Protokoll erstellen

  • Präsentation bedienen

  • Abstimmungsrunden begleiten

    2 Personen

  • Stimmzettel sammeln

    2 Personen

  • Pausengetränke nachfüllen

  • Dinnerbuffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendbuffet auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Fragerunde moderieren

  • Ergebnisse festhalten

    2 Personen

  • Besprechung abschließen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Stimmzettel sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

  • Besprechungsraum reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Protokoll ausarbeiten

  • Beschlüsse archivieren

  • Anwesenheitsliste archivieren

  • Beschlüsse an die Anteilseigner senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BesprechungstischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • Registrierungstisch
  • Rednertisch
  • GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • LöffelAnz. 60

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • StimmurneAnz. 2
  • TaschenrechnerAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3

Dekoration

  • TischläuferAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • TischnummernAnz. 8

Beleuchtung

  • SchreibtischlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Einladungen nicht erst nach der fertigen Präsentation. Verschicke sie frühzeitig und halte anschließend täglich fest, wer angemeldet ist, welche Ernährungswünsche vorliegen und welche Berechtigungen geprüft werden müssen.
  • Bereite Stimmzettel, Namensschilder und Besprechungsunterlagen spätestens am Vortag vollständig vor. Drucke einige zusätzliche Exemplare und lege die Unterlagen am Registrierungstisch in der Reihenfolge des Ablaufs bereit.
  • Plane für den Aufbau mindestens 90 Minuten vor Beginn ein. Tische, Stühle und Registrierungstisch stehen dann bereits, bevor Laptop, Beamer, Projektionsleinwand und Mikrofon getestet werden.
  • Kühle Getränke nicht erst während des Empfangs. Stelle Wasser und andere Getränke rechtzeitig bereit und kontrolliere, ob Wassergläser, Kaffeetassen, Serviertabletts und Thermoskannen in ausreichender Zahl vorhanden sind.
  • Teste die Präsentation einmal mit der tatsächlichen Technik und allen Kabeln. Prüfe insbesondere HDMI-Kabel, Verlängerungskabel, Lautsprecher und das kabellose Mikrofon, damit ein fehlender Anschluss nicht erst vor Beginn auffällt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Aktionärsversammlung organisieren?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort, Raum und Catering. Einladungen und Unterlagen sollten so früh verschickt werden, dass du noch Zeit für Rückfragen, Anmeldungen und Berechtigungsprüfungen hast.
Was muss am Tag der Aktionärsversammlung zuerst erledigt werden?
Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor Beginn und überprüfe den Tagungsraum. Danach stellst du Tische und Stühle auf, richtest die Registrierung ein und testest Präsentation, Beamer und Mikrofon.
Wie viele Ausdrucke der Versammlungsunterlagen braucht man?
Drucke für jede erwartete anwesende Person ein vollständiges Exemplar und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 80 erwarteten Teilnehmenden sind das beispielsweise 88 Exemplare, geordnet nach Tagesordnung.
Wann sollte das Catering für eine Aktionärsversammlung bestellt werden?
Reserviere das Catering idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Erfasse Ernährungswünsche und Allergien spätestens 7 Tage vorher und bestätige danach nochmals Lieferzeit, Menge und Aufbau.

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