Checklist para organizar una tarde de poesía
Una tarde de poesía necesita más coordinación de la que parece: hay que cerrar el programa, confirmar a quienes recitan y preparar los textos en el orden correcto. Esta checklist reúne 44 tareas y 36 elementos para que no llegues tarde con las inscripciones, el café o la disposición de la sala. Úsala desde la planificación inicial hasta la limpieza final, especialmente si habrá varios poetas, presentadores y preferencias dietéticas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Invitar a poetas y declamadores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar el programa a los participantes
Confirmar las reservas
Comprobar el stock de vajilla
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Confirmar poetas y textos
Imprimir programas y acreditaciones
Comprobar la ruta y la accesibilidad
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar bocadillos y aperitivos
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el espacio de lectura
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de inscripción
2 personas
Preparar los programas
Dejar los textos listos por presentador
2 personas
Limpiar el espacio y los baños
2 personas
Evento
Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Abrir el programa
Acompañar las ponencias
2 personas
Servir café y té
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
Coordinar el escenario abierto
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar las últimas ponencias
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Limpiar las neveras portátiles y la vajilla
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percherocant. 2
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Cucharillascant. 70
- Bandejas de servircant. 10
- Cucharones de servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Neveras portátilescant. 4
Equipo
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Jarrones de florescant. 6
- Velas LEDcant. 20
- Arreglos floralescant. 6
- Portanombrescant. 60
Organización
- Portadocumentoscant. 4
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 20
Limpieza
- Escobacant. 2
- Pala y cepillocant. 2
- Fregonacant. 3
- Cuboscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el programa antes de enviar las invitaciones. Pide a cada poeta el título y el texto definitivo con al menos 7 días de antelación para poder preparar el orden de lectura.
- Gestiona las inscripciones en una lista única y recoge las preferencias dietéticas al registrarse. Revisa esa información al hacer la compra, no el mismo día del encuentro.
- Confirma las reservas y la asistencia de los poetas 48 horas antes. Imprime los programas, las acreditaciones y los textos separados por presentador para evitar búsquedas durante las lecturas.
- Prepara la sala con tiempo: coloca las sillas, la mesa de oradores, la mesa de inscripción y el espacio de lectura al menos 90 minutos antes de la llegada del público. Comprueba también la ruta y la accesibilidad.
- Calcula café, té, agua y aperitivos para toda la duración del programa y deja las neveras portátiles llenas antes de abrir la recepción. Reserva los últimos 30 minutos para revisar baños, vajilla, cables y papeleras.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de poesía?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar la fecha, invitar a los poetas y abrir las inscripciones. Deja cerrados los textos, el programa y las necesidades dietéticas 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los poetas y los textos?
- Solicita los textos definitivos una semana antes y confirma la asistencia de cada poeta 48 horas antes. Así puedes imprimir el programa y dejar los textos listos por presentador.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que preparar la sala?
- Reserva como mínimo 90 minutos antes del inicio para colocar sillas, mesas, decoración, recepción y espacio de lectura. Añade 30 minutos finales para revisar baños, accesibilidad, cables y vajilla.
- ¿Cuántas sillas y tazas necesito para una tarde de poesía?
- Prepara una silla por inscripción confirmada y añade entre un 10 % y un 15 % de margen para acompañantes o cambios de última hora. Para el café, calcula una taza por persona y un 20 % adicional si el encuentro dura más de 2 horas.
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