Checklist pour organiser une après-midi musicale en établissement de soins

Une après-midi musicale en établissement de soins demande plus qu’une réservation et quelques chaises. Il faut coordonner les résidents, les accompagnements, le transport, les besoins alimentaires et l’installation de la salle sans gêner les déplacements. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des inscriptions aux derniers tests du micro. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : tables adaptées aux fauteuils roulants, badges, boissons refroidies et allées dégagées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer le musicien
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en assistance
2 personnes
Coordonner le transport des résidents
2 personnes
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les produits diététiques
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Essuyer les tables
2 personnes
Vérifier les chaises
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager les allées
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Guider les résidents jusqu’à leur place
4 personnes
Présenter le programme
Encadrer le programme musical
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les plats diététiques
2 personnes
Surveiller les places assises calmes
2 personnes
Assurer l’accompagnement aux toilettes
2 personnes
Prendre des photos avec autorisation
Accompagner les départs
4 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Démonter l’installation audio
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Ranger les provisions restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Tables pour fauteuils roulantsqté 2
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Piles rechargeablesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Fourchettesqté 60
Fourchettes à gâteauqté 60
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandes en papierqté 8
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 60
Programmesqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la salle, le musicien et les inscriptions au moins 3 à 4 semaines avant l’après-midi musicale. Demandez en même temps les besoins alimentaires et l’assistance nécessaire.
Prévoyez le transport des résidents au plus tard 7 jours avant l’événement. Vérifiez les horaires d’arrivée, les fauteuils roulants et les personnes qui auront besoin d’un accompagnement jusqu’à leur place.
Gardez les allées suffisamment libres pour permettre le passage des fauteuils roulants et des accompagnateurs. Installez les tables pour fauteuils roulants avant de placer les autres tables et chaises.
Testez la sonorisation, le lecteur audio et le micro au moins 30 minutes avant le début. Contrôlez aussi les rallonges, les multiprises et les piles rechargeables afin d’éviter une interruption pendant la musique.
Préparez le buffet juste avant l’accueil : boissons refroidies, café et thé prêts, produits diététiques contrôlés et amuse-bouches disposés sur les plateaux. Comptez les tasses, verres, assiettes et couverts pour chaque participant, avec une petite réserve.

Questions fréquentes

Quand réserver une après-midi musicale en établissement de soins ?: Réservez la salle et confirmez le musicien 3 à 4 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de recueillir les inscriptions, d’organiser le transport et de traiter les besoins alimentaires ou d’assistance.
Comment préparer la salle pour des résidents en fauteuil roulant ?: Dégagez les allées avant d’installer les tables et les chaises, puis prévoyez des tables adaptées aux fauteuils roulants. Faites un contrôle complet de l’accès et des déplacements au moins 1 heure avant l’accueil.
Combien de temps avant faut-il tester le micro et la musique ?: Effectuez le test au moins 30 minutes avant le début, avec le musicien ou la personne responsable du son. Vérifiez le volume, les câbles, les rallonges, les multiprises et les piles.
Quand préparer le café, le thé et les amuse-bouches ?: Installez le buffet 20 à 30 minutes avant l’arrivée des participants. Refroidissez les boissons à l’avance, puis préparez le café, le thé et les plateaux suffisamment près du début pour les servir correctement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.