Checklist muziekmiddag in een zorginstelling organiseren
Een muziekmiddag in een zorginstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een muzikant en koffie regelen. Je stemt vooraf vervoer, aanmeldingen, dieetwensen en hulpbehoeften af, en richt de zaal zo in dat bewoners veilig kunnen bewegen. Test de muziekinstallatie ruim voor de start en zet koffie, thee en hapjes pas klaar nadat de looproutes en zitplaatsen gecontroleerd zijn. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in een logische volgorde te doorlopen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Muzikant bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Hulpbehoeften inventariseren
2 personen
Vervoer voor bewoners afstemmen
2 personen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
Boodschappen doen
2 personen
Dieetproducten controleren
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels afnemen
2 personen
Stoelen controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Looppaden vrijmaken
2 personen
Muziekinstallatie plaatsen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verlichting plaatsen
2 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Bewoners naar hun plaats begeleiden
4 personen
Programma toelichten
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dieetproducten uitserveren
2 personen
Rustige zitplaatsen bewaken
2 personen
Toiletbegeleiding bieden
2 personen
Foto's maken met toestemming
Afscheid en vertrek begeleiden
4 personen
Nazorg
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Muziekinstallatie afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
Materialen controleren
2 personen
Geleende materialen retourneren
Overgebleven boodschappen opruimen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Rolstoeltafelsaantal 2
- Buffettafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Mengpaneel
- Muziekspeler
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
- Oplaadbare batterijenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Taartvorkjesaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
- Serveerplateausaantal 8
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Serveertangenaantal 6
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Papieren slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
- Programma'saantal 60
Verlichting
- Ledlampenaantal 4
- Sfeerlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de zaalindeling pas nadat je weet hoeveel bewoners met een rolstoel komen. Reserveer naast gewone stoelen ook rolstoeltafels en houd looppaden vrij tussen entree, zitplaatsen en buffet.
- Bevestig de muzikant minstens twee weken vooraf en spreek af welke apparatuur wordt meegenomen. Controleer zelf actieve speakers, microfoons, standaards, mengpaneel, verlengsnoeren en stekkerdozen.
- Verzamel dieetwensen en hulpbehoeften uiterlijk één week voor de muziekmiddag. Controleer de dieetproducten opnieuw wanneer de boodschappen binnenkomen; die controle wordt bij het klaarzetten snel vergeten.
- Koel dranken en zet koffie en thee niet allemaal op één plek als bewoners moeilijk lopen. Gebruik buffettafels, schenk kannen en serveertangen en zorg dat medewerkers kunnen bijschenken zonder een doorgang te blokkeren.
- Test muziek en microfoon vóórdat versiering en hapjes de zaal vullen. Leg programma’s en naamkaartjes klaar bij de ingang en houd een korte reserveplanning achter de hand voor vertraging bij vervoer of de muzikant.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een muziekmiddag in een zorginstelling organiseren?
- Reserveer de zaal en bevestig de muzikant bij voorkeur minimaal vier weken vooraf. Verzamel dieetwensen, hulpbehoeften en vervoersinformatie uiterlijk één week voor de middag.
- Hoeveel drankjes heb ik nodig voor een muziekmiddag?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Voor een programma van twee uur betekent dat ongeveer 4 tot 5 drinkmomenten per bewoner; houd extra water achter de hand.
- Wanneer moet ik de muziekinstallatie testen?
- Test speakers, microfoons, muziekspeler, kabels en batterijen op de ochtend zelf, minimaal 60 minuten voor de start. Zet de installatie eerst op haar definitieve plek, zodat het geluid ook vanuit de achterste zitplaatsen wordt gecontroleerd.
- Hoe richt ik de zaal veilig in voor bewoners met een rolstoel?
- Maak tussen entree, tafels, buffet en toilet minimaal één goed begaanbaar looppad vrij en controleer dit na het opstellen van alle stoelen. Gebruik rolstoeltafels en laat minstens 30 minuten vóór aanvang een medewerker de doorgangen en zitplaatsen nalopen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!