Checklist pour organiser un après-midi des seniors
Un après-midi des seniors se prépare surtout dans le bon ordre : inscriptions, besoins particuliers, transport, repas et installation de la salle. Commence par obtenir une liste définitive des invités avant de prévoir les tables, les badges et les quantités à acheter. Les détails souvent oubliés sont l’accessibilité des itinéraires, les repas adaptés et le maintien des boissons chaudes. Cette checklist rassemble les étapes à suivre avant, pendant et juste avant l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Établir la liste définitive des invités
Établir le plan de table
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Dégager les itinéraires accessibles
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Disposer les nappes
2 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Brancher les machines à café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
4 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir les pâtisseries
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le programme
2 personnes
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
Préparer la pause
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
Servir le buffet du dîner
5 personnes
Servir le café après le dîner
3 personnes
Encadrer la musique et le programme
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 60
- Porte-manteauxqté 2
- Tables de buffetqté 3
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 65
- Assiettes à gâteauqté 65
- Tasses à caféqté 65
- Verres à eauqté 65
- Verres à vinqté 65
- Couteauxqté 65
- Fourchettesqté 65
- Cuillèresqté 65
- Cuillères à caféqté 65
- Louchesqté 12
- Planches de serviceqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Carafes d'eauqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 6
- Verres doseursqté 3
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Badges nominatifsqté 60
- Compositions floralesqté 8
- Panneau d’accueil
- Cartes de menuqté 8
Éclairage
- Lampes de tableqté 8
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les solutions de transport.
- Demande les besoins de transport dans le même formulaire que l’inscription. Relance les personnes sans réponse 7 jours avant l’après-midi, puis confirme chaque trajet la veille.
- Prépare le plan de table après avoir arrêté la liste des invités. Imprime aussi les badges nominatifs et le programme au plus tard la veille, afin de ne pas gérer ces détails à l’arrivée.
- Vérifie les itinéraires accessibles avant d’installer les tables et les chaises. Laisse les passages libres et prévois les porte-manteaux ainsi que les poubelles sans réduire l’espace de circulation.
- Garde les repas spéciaux séparés et clairement identifiés jusqu’au service. Mets les boissons au frais à l’avance, puis branche les machines à café et vérifie les rallonges avant l’arrivée des invités.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser un après-midi des seniors ?
- Commence la préparation au moins 4 semaines à l’avance. Envoie les invitations dès le départ, fixe une clôture des inscriptions 10 jours avant et réserve les éléments nécessaires avant cette date.
- Quand confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires ?
- Traite les inscriptions au fil de l’eau et fais une première relance 14 jours avant. Arrête la liste définitive 7 à 10 jours avant afin d’adapter les achats, le buffet et les repas spéciaux.
- Quelle quantité de vaisselle prévoir pour un après-midi des seniors ?
- Prévois au minimum une assiette, un verre, une tasse et un jeu de couverts par invité, plus 10 % de réserve. Pour 40 personnes, cela représente 44 unités de chaque élément principal.
- Quand installer la salle et préparer le buffet ?
- Installe les tables, les chaises et les nappes 2 à 3 heures avant l’accueil. Prépare le buffet ensuite, garde les produits frais au froid et place les repas spéciaux juste avant le service.
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