Checklist para una tarde para personas mayores
Una tarde para personas mayores necesita más coordinación que una simple merienda. Además de enviar las invitaciones y confirmar las reservas, hay que conocer las necesidades de transporte, las preferencias dietéticas y la movilidad de cada invitado. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden, desde la lista definitiva hasta la preparación del espacio, el buffet y el café. También evita olvidos frecuentes, como dejar estrechos los recorridos o no separar a tiempo las comidas especiales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recabar las necesidades de transporte
Hacer la lista definitiva de invitados
Organizar la disposición de las mesas
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Confirmar las reservas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Despejar los recorridos accesibles
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar los manteles
2 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Conectar las máquinas de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar el buffet
4 personas
Separar comidas especiales
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir café y té
4 personas
Servir pasteles
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar el programa
2 personas
Repartir aperitivos
3 personas
Preparar el descanso
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
Preparar el bufé de cena
4 personas
Servir el bufé de cena
5 personas
Servir café después de la cena
3 personas
Coordinar la música y el programa
2 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los artículos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Mesas de buffetcant. 3
- Papeleracant. 4
Vajilla
- Platos de cenacant. 65
- Platos para postrecant. 65
- Tazas de cafécant. 65
- Vasos para aguacant. 65
- Copas de vinocant. 65
- Cuchilloscant. 65
- Tenedorescant. 65
- Cucharascant. 65
- Cucharillascant. 65
- Cucharonescant. 12
- Tablas para servircant. 6
- Bandejas de servircant. 10
- Jarras de aguacant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Termoscant. 6
- Jarras medidorascant. 3
Equipo
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Cartas del menúcant. 8
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista definitiva de invitados con varios días de margen y anota junto a cada nombre las necesidades de transporte, dieta o movilidad. Así podrás organizar las mesas y las tarjetas con nombres sin improvisar.
- Comprueba el espacio antes de montar nada: deja los recorridos accesibles despejados y calcula sitio suficiente para sillas, percheros, mesas de buffet y una papelera. No esperes a la llegada de los invitados para descubrir que un paso queda bloqueado.
- Prepara el buffet de forma que los platos, cubiertos, vasos y jarras de agua queden al alcance y no obliguen a hacer cola demasiado tiempo. Separa y etiqueta las comidas especiales antes de colocar el resto de la comida.
- Calcula dos o tres bebidas por persona durante la primera hora y enfría las bebidas con antelación. Para el café, conecta las máquinas y prepara también tazas, cucharillas, termos y agua caliente antes de que empiece la merienda.
- Imprime el programa y prepara las tarjetas con nombres antes del montaje final. Confirma las reservas y revisa la lista de la compra al menos 48 horas antes; los productos frescos conviene recogerlos el mismo día o el anterior.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una tarde para personas mayores?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes. Pide que confirmen su asistencia como máximo 7 días antes, para poder cerrar el transporte, las dietas y la disposición de las mesas.
- ¿Cómo organizar el transporte de las personas mayores invitadas?
- Recoge las necesidades de transporte junto con la inscripción, al menos 10 días antes. Confirma cada trayecto 48 horas antes y vuelve a comprobarlo el día anterior.
- ¿Cuánta comida y bebida calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y añade agua disponible durante toda la tarde. En el buffet, prepara una ración por invitado y entre un 10 % y un 15 % adicional para imprevistos.
- ¿Cuándo preparar el espacio y el buffet?
- Comprueba el espacio el día anterior y despeja entonces los recorridos accesibles. Monta mesas, sillas y buffet el mismo día con 2 o 3 horas de margen, y coloca los productos frescos lo más cerca posible del comienzo.
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