Organiser un après-midi des seniors : la checklist

Un après-midi des seniors se prépare surtout dans le détail : inscriptions, besoins alimentaires, transport et accueil doivent être suivis séparément. Commence par confirmer les participants et les réservations, puis prépare le programme, les badges et la signalisation. Le jour même, prévois assez de temps pour aérer la salle, installer les tables et tester le son avant l’arrivée des invités. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre où elles sont utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Faire la liste des présences
Confirmer les réservations
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les gâteaux et les petits pains
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
Ouvrir la salle
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer la musique
Installer la signalisation
2 personnes
Briefer les bénévoles

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Accompagner l'activité
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir la musique
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau et les fruits
3 personnes
Accompagner les invités vers le transport
3 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Éteindre l’équipement
Ranger le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Petites assiettesqté 60
Grandes assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pelles à gâteauqté 2
Glacièresqté 2

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 7
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 7
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 10
Brochures du programmeqté 60
Panneaux de directionqté 4
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Chiffons de nettoyageqté 10

Catering

Courses

Conseils

Demande les besoins alimentaires et de transport dès l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant l’après-midi.
Prépare les badges nominatifs et la liste des présences la veille : ajoute quelques stylos à la table d’accueil pour corriger un nom ou enregistrer une arrivée.
Prévois 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour aérer la salle, installer les chaises, dresser les tables et poser les panneaux de stationnement et d’itinéraire.
Teste l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du public. Un essai de 15 minutes permet de repérer un câble manquant ou une prise trop éloignée.
Récupère les gâteaux et les petits pains le jour même, puis prépare le café et le thé suffisamment tôt pour servir les premiers participants sans attente à l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un après-midi des seniors ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et le transport.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Compte 60 à 90 minutes pour une installation complète, y compris les tables, les chaises, les nappes, l’accueil, la décoration et la signalisation. Ajoute 15 minutes pour tester le matériel sonore.
Comment organiser le transport des seniors invités ?: Recueille les besoins de transport au moment de l’inscription, puis vérifie la liste au moins 7 jours avant l’événement. Confirme ensuite les horaires et les points de prise en charge 2 à 3 jours avant.
Que préparer pour le goûter d’un après-midi des seniors ?: Prépare les boissons chaudes, les verres ou tasses, les assiettes, les couverts et les plateaux de service avant l’ouverture. Récupère les gâteaux et les petits pains le jour même et garde les produits nécessaires au frais dans les glacières.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.