Checklist para organizar una tarde para personas mayores
Una tarde para personas mayores necesita más coordinación que una reunión informal: hay que confirmar inscripciones, dietas, transporte y reservas antes de preparar la sala. Esta checklist reúne el trabajo desde las invitaciones hasta la recepción de los asistentes. Incluye también los detalles que suelen resolverse demasiado tarde, como las tarjetas con nombres, la ventilación, las indicaciones de aparcamiento y la prueba del sonido. Usa el plan como guía y adapta los horarios al programa previsto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recabar las necesidades de transporte
Crear la lista de asistencia
Confirmar las reservas
Imprimir el programa
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger el pastel y los bocadillos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Crear señales de ruta y aparcamiento
Abrir la sala
2 personas
Ventilar la sala
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar las mesas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la música
Colocar la señalización
2 personas
Instruir a los voluntarios
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Servir café y té
3 personas
Dar la bienvenida
Servir aperitivos
3 personas
Guiar la actividad
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Proporcionar la música
Cortar la tarta
2 personas
Servir tarta y fruta
3 personas
Guiar a los invitados hacia el transporte
3 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger comida y bebida
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Apagar el equipo
Guardar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 7
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasoscant. 60
- Platos pequeñoscant. 60
- Platos grandescant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharas para tartascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 7
- Guirnaldascant. 4
- Arreglos floralescant. 7
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Bolígrafoscant. 10
- Folletos del programacant. 60
- Señales de rutacant. 4
- Cinta adhesivacant. 3
- Tijerascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Aspiradora
- Juego de fregona
- Paños de limpiezacant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción de 7 días antes. Así podrás cerrar la lista de asistencia, las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte.
- Confirma las reservas y el transporte 3 o 4 días antes. Prepara una lista única con nombres, llegadas previstas y cualquier apoyo necesario para que la recepción no dependa de la memoria de los voluntarios.
- Haz la compra y encarga el pastel y los bocadillos con margen suficiente para recogerlos el mismo día sin coincidir con el montaje. Calcula las tazas, vasos, platos y cubiertos a partir de la lista confirmada, dejando algunas unidades de reserva.
- Abre y ventila la sala al menos 60 minutos antes de la llegada. Monta primero mesas y sillas, y después la recepción, la señalización, las tarjetas con nombres y las mesas de café y aperitivos.
- Prueba el altavoz, el micrófono, los cables y las regletas antes de que lleguen los asistentes. Reserva 10 minutos para explicar a los voluntarios quién recibe, quién acompaña y quién repone café, té y aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde para personas mayores?
- Empieza al menos 3 semanas antes para enviar invitaciones y recoger inscripciones. Cierra asistencia, dietas y transporte 7 días antes, y confirma reservas y proveedores entre 3 y 4 días antes.
- ¿Cuándo se prepara la sala para una tarde de personas mayores?
- Abre la sala aproximadamente 60 minutos antes de la llegada. La ventilación, las mesas, las sillas, la recepción y la señalización deben estar listas antes de colocar la comida y probar el sonido.
- ¿Cuánto café y té necesito para una tarde para personas mayores?
- Calcula 2 tazas calientes por persona para una tarde de varias horas y añade un margen del 10 %. Comprueba con antelación que haya suficientes máquinas de café, teteras, termos, tazas y cucharillas.
- ¿Cuándo hay que confirmar las necesidades de transporte?
- Recógelas al inscribirse y vuelve a confirmarlas 3 o 4 días antes del evento. Elabora la lista definitiva con nombres y horarios previstos como máximo 24 horas antes.
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