Checklist pour organiser un apéritif du vendredi après-midi

Un apéritif du vendredi après-midi se prépare surtout dans le bon ordre : confirmer les participants, anticiper les régimes alimentaires, puis installer la salle avant l’arrivée des invités. Prévoyez un espace distinct pour l’accueil, le buffet, les boissons et les déchets. Les dernières vérifications concernent souvent le refroidissement des boissons, le café, l’éclairage et les toilettes. Cette checklist vous aide à répartir les 42 tâches sans laisser les préparatifs urgents au dernier moment.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer le renvoi final
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre les options de régime de côté
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer le buffet
2 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Brancher la musique
Vérifier l'éclairage
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Vérifier les toilettes
Installer la table d’accueil

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Servir la boisson de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
Nettoyer l’espace
3 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Rapporter le matériel de retour
Nettoyer les éléments réfrigérants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Tables hautesqté 4
Chaisesqté 50
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3

Équipement

Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Présentoirs de menuqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires. Faites un dernier envoi de confirmation avant l’événement afin de connaître le nombre réel de participants et les éventuelles restrictions.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance, et prévoyez des glacières si le réfrigérateur ne suffit pas. Gardez les options de régime alimentaire séparées et identifiées sur le buffet.
Installez les tables, les chaises, le buffet et le bar avant de préparer les amuse-bouches. Prévoyez une table d’accueil distincte pour éviter que les arrivées bloquent le service.
Comptez un verre pour chaque boisson proposée, avec une marge d’environ 10 % pour la casse et les échanges. Sortez aussi les tasses, assiettes, couverts, plateaux et pinces de service avant l’arrivée des invités.
Vérifiez au moins 30 minutes avant l’accueil la musique, l’éclairage, les toilettes et les points de collecte des déchets. Gardez les rallonges et multiprises accessibles, plutôt que cachées derrière le buffet.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un apéritif du vendredi après-midi ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu. Faites parvenir la confirmation finale 2 à 3 jours avant l’apéritif pour fixer les quantités de boissons et d’en-cas.
Combien de boissons prévoir pour un apéritif de 2 heures ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 boissons par personne pour la suivante. Ajoutez une marge d’environ 10 % et gardez de l’eau disponible pendant toute la durée.
Quand faire les courses pour un apéritif du vendredi après-midi ?: Faites les courses la veille pour les boissons, la vaisselle et les produits qui se conservent. Achetez ou préparez les en-cas frais le jour même, idéalement 3 à 4 heures avant l’arrivée des invités.
Quand installer la salle avant l’apéritif ?: Commencez l’installation 2 heures avant : tables, chaises, buffet, bar et accueil en premier. Gardez les 30 dernières minutes pour le café et le thé, les amuse-bouches, la musique, l’éclairage et la vérification des toilettes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.