Qué necesitas para una reunión de proyecto

Una reunión de proyecto necesita más que café y una sala reservada. Hay que preparar material para trabajar, identificar a los participantes, montar la parte técnica y calcular comida y bebida según la duración. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar, desde cables y adaptadores hasta platos, vasos y bandejas. Revisa también las preferencias dietéticas antes de hacer la compra y etiqueta el catering para evitar confusiones durante el servicio.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 48
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Percheroscant. 2

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Adaptador HDMIcant. 2
Altavoz portátil
Micrófono
Regletascant. 4
Cables alargadorescant. 4
Cargadorescant. 4
Baterías externascant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cuencos de serviciocant. 8
Bandejas de servircant. 8
Cucharonescant. 8

Vajilla

Platoscant. 55
Tazas de cafécant. 50
Vasos para aguacant. 55
Copas de vinocant. 50
Tenedorescant. 55
Cuchilloscant. 55
Cucharascant. 55
Cucharillascant. 50
Cucharillas de cafécant. 50
Pinzas de servircant. 6

Catering

Jarras de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 8
Cestas de pancant. 4
Manteles runnerscant. 8
Acumuladores de fríocant. 12
Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Azúcar - 1 kilogramo
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 48 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Cerveza - 72 botellines
- Vino sin alcohol - 8 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Frutos secos para el aperitivo - 2 kilogram
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Hummus - 2 kilogramos
- Pepino - 8 unidades
- Zanahorias - 3 kilogramo
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 50 unidades
- Ensalada mixta - 2 kilogram
- Tomates - 3 kilogram
- Ensalada de pepino - 2 kilogramo
- Baguettes - 12 unidades
- Panecillos integrales - 50 unidades
- Panecillos blancos - 30 unidades
- Mantequilla - 1 kilogramo
- Mantequilla de hierbas - 1 kilogram
- Queso joven - 2 kilogramo
- Queso curado - 2 kilogramo
- Cobertura de hummus - 1 kilogram
- Pechuga de pollo loncheada - 1 kilogramo
- Verduras crudas - 2 kilogram
- Sopa de tomate - 8 litros
- Sopa de verduras - 8 litros
- Pasta - 5 kilogram
- Salsa de tomate - 5 liter
- Pesto - 1 kilogram
- Queso rallado - 2 kilogramos
- Verduras a la parrilla - 5 kilogram
- Pechuga de pollo - 5 kilogramo
- Albóndigas vegetarianas - 3 kilogram
- Bocadillos para la cena - 50 unidades
- Tiramisú - 50 porciones
- Mousse de chocolate vegano - 8 porciones
- Ketchup - 2 botellas
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 litro
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Hierbas italianas - 1 tarro
- Copos de chile - 1 bote
- Limones - 12 unidades
- Cubitos de hielo - 10 kilogram
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 30 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Pastillas para el lavavajillas - 30 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Etiquetas dietéticas - 60 unidades

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 50
Portanombrescant. 50
Tarjetas de mesacant. 12
Portalápicescant. 8
Arreglos floralescant. 4

Iluminación

Lámparas de mesacant. 4

Material de trabajo

Pizarras de hojascant. 4
Bloc de rotafoliocant. 6
Rotuladorescant. 40
Post-itscant. 12
Bloc de notascant. 50
Bolígrafoscant. 50
Tableros de trabajocant. 50
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de limpiezacant. 12

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Enfría las bebidas antes de abrir la sala y reserva algunas opciones sin cafeína.
Prepara un juego completo de vajilla por asistente y añade un 10 % de margen: platos, vasos de agua, tazas, tenedores, cuchillos y cucharas. Para una reunión de 20 personas, lleva al menos 22 unidades de cada pieza.
Comprueba la conexión entre portátil, proyector y pantalla al menos 24 horas antes. Lleva un cable HDMI, un adaptador compatible, regletas, alargadores y cargadores; los adaptadores suelen ser lo que falta a última hora.
Separa el material de registro y trabajo antes de recibir a los participantes: tarjetas de nombre, hojas de trabajo, el plan impreso y una mesa de registro. Prepara al menos una tarjeta y una copia de cada hoja por persona, más un 10 % adicional.
Organiza el catering según las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones. Coloca los aperitivos en cuencos y bandejas, identifica cada opción y conserva termos, cafeteras y neveras portátiles listos para el primer descanso.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una reunión de proyecto?: Calcula una pieza de cada tipo por participante y añade un 10 % de reserva. Para 20 personas, prepara al menos 22 platos, vasos de agua, tazas, tenedores, cuchillos y cucharas.
¿Cuántas bebidas compro para una reunión de proyecto?: Compra entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora siguiente. Para 20 asistentes y una reunión de 3 horas, calcula aproximadamente entre 80 y 140 bebidas, según el tamaño y el tipo.
¿Cuándo debo probar el proyector y las presentaciones?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y repítela entre 30 y 60 minutos antes de que lleguen los asistentes. Comprueba también el HDMI, el adaptador, el sonido y la alimentación eléctrica.
¿Cuánto material de trabajo debo preparar?: Imprime una copia del plan y una hoja de trabajo por participante, y añade un 10 % extra. Para 20 personas, prepara al menos 22 copias de cada documento y tarjetas de nombre para todos.

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