Qué necesitas para una reunión de formación

Para una reunión de formación necesitas algo más que una sala, mesas y sillas. El material de trabajo, la tecnología y los impresos deben estar listos antes de que llegue el primer participante. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade algunas unidades de reserva. Esta lista reúne lo necesario para preparar las mesas, impartir la sesión y ofrecer café, agua y aperitivos sin improvisar.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 24
Mantelcant. 6
Perchero

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cable alargadorcant. 3
Regletacant. 3
Presentador inalámbrico
Altavoz portátil

Presentación

Pizarra de hojascant. 2
Papel para rotafoliocant. 4
Pizarra blanca

Materiales de escritura

Rotuladores para pizarra blancacant. 12
Bolígrafoscant. 24
Lápicescant. 24
Gomas de borrarcant. 12
Notas adhesivascant. 10
Rotuladores fosforescentescant. 12

Material impreso

Tableros de trabajocant. 24
Tarjetas del programacant. 24
Tarjetas de nombrecant. 24
Lista de asistenciacant. 2
Formularios de evaluacióncant. 24

Vajilla

Tazas de cafécant. 24
Vasos para aguacant. 24
Platoscant. 24
Cubiertoscant. 24
Bandejas de servircant. 6
Jarracant. 2

Cocina

Cafetera
Hervidor de agua
Termocant. 3
Nevera portátilcant. 2
Tabla de cortarcant. 2
Cuchillo para pancant. 2
Pinzas de servircant. 4

Limpieza

Papeleracant. 3
Paños de microfibracant. 6
Fregadero de lavado
Dispensador de jabón de manoscant. 2
Portarrollos de toallas de papel

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche semidesnatada - 4 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Spa Blauw - 24 botellas
- Agua con gas - 6 botellas
- Zumo de manzana - 3 litros
- Zumo de naranja - 3 litros
- Cola - 3 botellas
- Cola Zero - 3 botellas
- Limones - 6 unidades
- Mini bollos de pasas - 24 piezas
- Panes integrales - 24 unidades
- Panes tipo pistolet multigrano - 24 piezas
- Mantequilla - 500 gramos
- Queso joven - 1 kilo
- Queso curado - 500 gramos
- Jamón cocido - 750 gramos
- Fiambre de pechuga de pollo - 500 gramos
- Hummus natural - 4 envases
- Queso crema - 3 tarrinas
- Pepinos - 4 unidades
- Tomates - 1 kilo
- Rúcula - 3 bolsas
- Pimientos - 6 unidades
- Ensalada mixta - 3 bolsas
- Tomates cherry - 750 gram
- Ensalada de pepino - 2 envases
- Ensalada de pasta - 3 kilo
- Ensalada de patata - 2 kilo
- Quiche vegetariana - 4 unidades
- Quiche de pollo - 4 unidades
- Aliño de yogur - 2 botellas
- Aliño balsámico - 1 botella
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Frutos secos salados - 2 bolsas
- Uvas mixtas - 2 kilos
- Plátanos - 24 unidades
- Galletas - 4 paquetes
- Tabletas de chocolate puro - 4 tabletas
- Servilletas de papel - 2 paquetes
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 12 rollos
- Bolsas de basura - 20 unidades
- Lavavajillas - 1 botella
- Limpiador multiusos - 1 botella
- Pastillas para lavavajillas - 20 unidades
- Toallitas desinfectantes - 1 paquete

Consejos

Prepara una carpeta de material por participante con bolígrafos, lápices, gomas, notas adhesivas y rotuladores fosforescentes. Añade al menos un 10 % extra para cubrir pérdidas o asistentes de última hora.
Imprime las hojas de trabajo, las tarjetas del programa, las tarjetas de nombre, la lista de asistencia y los formularios de evaluación con 2 o 3 copias adicionales de cada tipo.
Comprueba la presentación y conecta el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, el alargador y la regleta como mínimo 24 horas antes. Lleva también un presentador inalámbrico y un altavoz portátil si la sala es grande.
Para las pausas, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja el agua fría antes de montar las mesas. Prepara los aperitivos teniendo en cuenta las preferencias dietéticas recogidas en las inscripciones.
Reserva una taza de café, un vaso de agua, un plato y unos cubiertos por persona, más un 10 % de repuesto. El mantel, el perchero y los tableros de trabajo suelen olvidarse porque no forman parte del material de presentación.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos bolígrafos necesito para una reunión de formación?: Calcula un bolígrafo por participante y añade un 10 % de reserva. Para 20 asistentes, prepara 22 bolígrafos; lleva algunos adicionales a la mesa de coordinación.
¿Cuántas copias debo imprimir para una formación?: Imprime una copia por participante de cada hoja de trabajo, tarjeta del programa y formulario de evaluación, más 2 o 3 copias extra. Para 20 personas, prepara 22 o 23 unidades de cada documento.
¿Cuánta bebida comprar para una reunión de formación?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después repón según la duración. Para 20 asistentes, ten preparadas entre 40 y 60 bebidas para el inicio, además de agua disponible durante toda la sesión.
¿Cuándo debo probar la tecnología de la sala?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y vuelve a comprobar las conexiones 30 minutos antes de empezar. Verifica el portátil, el proyector, la pantalla, el HDMI, el alargador, la regleta y el audio.

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