Qué necesitas para una reunión del grupo asesor

Una reunión del grupo asesor necesita más que sillas y café. La lista incluye material para trabajar, equipo de proyección, identificación de participantes y todo lo necesario para servir bebidas y aperitivos. Calcula las cantidades a partir del número confirmado de asistentes, no de las invitaciones enviadas. Revisa las preferencias dietéticas al menos cinco días antes y compra los productos perecederos uno o dos días antes del encuentro.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 36
Mesa de registro
Perchero
Mantelcant. 6

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cable alargadorcant. 3
Regletacant. 3
Altavoz portátil

Presentación

Pizarra de hojascant. 2
Papel para rotafoliocant. 4
Pizarra blanca
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Notas adhesivascant. 6
Bolígrafoscant. 40
Tarjetas de nombrecant. 40
Portapapelescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasoscant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Jarras de aguacant. 6

Cocina

Cafeteracant. 2
Termoscant. 4
Bandejas de serviciocant. 6
Pinzas de servircant. 4

Limpieza

Papeleracant. 3
Paños de limpiezacant. 8
Cubetas para lavarcant. 2

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Leche semidesnatada - 5 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Zumo de naranja - 6 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Limones - 8 unidades
- Pastas de café - 40 unidades
- Barras de pan - 8 unidades
- Mini bollitos - 60 unidades
- Mantequilla - 500 gramos
- Queso joven - 1,5 kilo
- Queso curado - 1 kilo
- Jamón cocido - 1 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Queso crema - 750 gramos
- Mantequilla de cacahuete - 1 bote
- Lechuga verde mixta - 2 kilo
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Pimientos - 12 unidades
- Cebollas rojas - 8 unidades
- Aceite de oliva - 1 litro
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta negra - 1 bote
- Mayonesa - 1 bote
- Mostaza - 1 tarro
- Ketchup - 1 botella
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Frutos secos mixtos - 1,5 kilo
- Uvas - 2 kilos
- Manzanas - 30 unidades
- Plátanos - 20 unidades
- Brownies - 40 unidades
- Galletas - 4 paquetes
- Comidas dietéticas - 4 unidades
- Postres dietéticos - 4 unidades
- Servilletas de papel - 4 paquetes
- Papel de cocina - 4 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Jabón de manos - 2 botellas

Consejos

Calcula una taza de café o té por persona para una reunión de dos horas y añade un 20 % extra; prepara también una jarra de agua por cada 8 a 10 participantes.
Lleva una tarjeta de nombre y un bolígrafo por asistente confirmado, más 5 tarjetas en blanco para cambios de última hora o participantes sin inscripción definitiva.
Para la presentación, comprueba el portátil, el proyector, la pantalla y el cable HDMI al menos 24 horas antes. Lleva un cable alargador y una regleta aunque el lugar haya confirmado que dispone de tomas.
Prepara el material de trabajo con un ejemplar por participante y coloca notas adhesivas y bolígrafos en cada mesa antes de abrir la recepción; así no interrumpes la conversación para repartirlos.
Separa los aperitivos según las preferencias dietéticas y coloca etiquetas visibles. Haz la compra principal uno o dos días antes y enfría las bebidas como mínimo cuatro horas antes de recibir al grupo.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto café necesito para una reunión del grupo asesor?: Calcula una taza por persona cada dos horas y añade aproximadamente un 20 % de margen. Para 20 asistentes, prepara al menos 24 tazas y suficiente agua para mantener el punto de café y té durante toda la reunión.
¿Cuándo debo comprar la comida para la reunión?: Compra los productos frescos y los aperitivos uno o dos días antes. Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas cinco días antes para poder ajustar las cantidades y las etiquetas.
¿Qué material necesito para cada participante?: Prepara una tarjeta de nombre, un bolígrafo y un ejemplar del material impreso por persona confirmada. Añade un 10 % extra o, como mínimo, cinco unidades adicionales para cambios de última hora.
¿Cuándo debo probar el proyector y el portátil?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y vuelve a comprobar las conexiones al montar la sala. Verifica especialmente el cable HDMI, la alimentación eléctrica, el sonido y la compatibilidad de la pantalla.

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