Que faut-il prévoir pour une réunion de concertation ?

Pour une réunion de concertation, les achats ne se limitent pas au café et aux collations. Il faut aussi prévoir l’accueil, les supports de discussion, la projection et le matériel nécessaire pour que chaque participant puisse prendre des notes. Cette liste vous aide à vérifier les quantités avant les courses et à repérer les oublis fréquents, notamment les câbles, les rallonges, les marqueurs et les étiquettes de régime.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Portant à vêtements
Nappeqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongeqté 3
Multipriseqté 3
Enceinte portable

Présentation

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Notes adhésivesqté 6
Stylos à billeqté 40
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verres à boireqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons de nettoyageqté 8
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 5 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Petits pains au café - 40 pièces
- Baguettes - 8 pièces
- Mini-sandwichs - 60 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon arrière - 1 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage à la crème - 750 grammes
- Beurre de cacahuète - 1 pot
- Salade verte mixte - 2 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Oignons rouges - 8 pièces
- Huile d’olive - 1 litre
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Mayonnaise - 1 pot
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Noix mélangées - 1,5 kilo
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 20 pièces
- Brownies - 40 pièces
- Biscuits - 4 paquets
- Repas diététiques - 4 pièces
- Desserts diététiques - 4 pièces
- Serviettes en papier - 4 paquets
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 2 flacons

Conseils

Prévoyez au moins un verre, une tasse, une assiette et un jeu de couverts par participant, puis ajoutez 10 % de réserve pour les pertes ou les passages au buffet.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, sans oublier les carafes d’eau. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’arrivée du groupe.
Préparez les badges nominatifs et les étiquettes de régime au plus tard la veille. Gardez quelques badges vierges et des stylos à la table d’inscription pour les corrections de dernière minute.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et le câble HDMI au moins 60 minutes avant le début. Vérifiez aussi la rallonge et la multiprise : elles sont souvent oubliées alors qu’elles conditionnent toute l’installation.
Prévoyez un stylo et un support d’écriture pour chaque participant qui doit suivre le programme ou prendre des notes. Ajoutez du papier pour chevalet, des marqueurs et des notes adhésives pour les échanges en groupe.

Questions fréquentes

Quelle quantité de boissons prévoir pour une réunion de concertation ?: Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Prévoyez de l’eau en quantité suffisante, ainsi que du café et du thé pour les pauses.
Combien de vaisselle faut-il acheter ou apporter ?: Prévoyez une tasse, un verre, une assiette et un jeu de couverts par participant, avec une réserve d’environ 10 %. Pour 30 personnes, cela représente 33 unités de chaque élément utilisé.
Quand préparer les badges et les étiquettes alimentaires ?: Préparez-les la veille, après la confirmation définitive des inscriptions. Gardez au moins 5 badges vierges et quelques étiquettes supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Quel matériel vérifier avant la réunion ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, l’enceinte, la rallonge et la multiprise au moins 60 minutes avant l’accueil. Faites aussi un essai de projection avec le contenu réel de la réunion.

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