Wat heb je nodig voor een klankbordgroepbijeenkomst?

Voor een klankbordgroepbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en stoelen. Deelnemers moeten zich kunnen registreren, elkaar snel bij naam kunnen aanspreken en actief kunnen meedoen met vragen, notities en feedback. Denk ook aan de techniek: een laptop, beamer, projectiescherm en de juiste kabels moeten op locatie werken. Op deze boodschappenlijst staan de spullen voor ontvangst, overleg, presentatie, catering en opruimen overzichtelijk bij elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kledingrek
Tafelkleedaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoeraantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Draagbare speaker

Presentatie

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 4
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Plaknotitiesaantal 6
Balpennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen
- Koffie - 3 pakken
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Halfvolle melk - 5 liter
- Havermelk - 2 liter
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doos
- Mineraalwater plat - 12 flessen
- Mineraalwater bruisend - 12 flessen
- Cola - 4 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinaasappelsap - 6 liter
- Appelsap - 4 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Koffiekoeken - 40 stuks
- Stokbroden - 8 stuks
- Mini-broodjes - 60 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Jonge kaas - 1,5 kilo
- Belegen kaas - 1 kilo
- Achterham - 1 kilo
- Gerookte kipfilet - 1 kilo
- Hummus - 1 kilo
- Roomkaas - 750 gram
- Pindakaas - 1 pot
- Gemengde groene sla - 2 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Cherrytomaten - 2 kilo
- Paprika's - 12 stuks
- Rode uien - 8 stuks
- Olijfolie - 1 liter
- Balsamicoazijn - 1 fles
- Zout - 1 pak
- Zwarte peper - 1 pot
- Mayonaise - 1 pot
- Mosterd - 1 pot
- Ketchup - 1 fles
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Gemengde noten - 1,5 kilo
- Druiven - 2 kilo
- Appels - 30 stuks
- Bananen - 20 stuks
- Brownies - 40 stuks
- Koekjes - 4 pakken
- Dieetmaaltijden - 4 stuks
- Dieetdesserts - 4 stuks
- Papieren servetten - 4 pakken
- Keukenpapier - 4 rollen
- Afvalzakken - 2 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Handzeep - 2 flacons

Tips

Zet per deelnemer één naamkaartje, één balpen en één set deelnemersmateriaal klaar. Leg daarnaast enkele extra exemplaren klaar voor onverwachte aanmeldingen of beschadigde kaartjes.
Reken voor een bijeenkomst van twee tot drie uur op koffie, thee en water voor de hele groep, plus ongeveer twee tot drie hapjes per persoon per uur. Verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat dieetlabels en geschikte hapjes niet ontbreken.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos uiterlijk één dag van tevoren samen. Neem een reservekabel mee als de aansluiting van de laptop niet direct op HDMI past.
Richt de registratietafel in bij de ingang en leg naamkaartjes, klemborden en pennen daar klaar. Zo voorkom je dat deelnemers bij binnenkomst door de ruimte lopen zoeken naar materiaal.
Zet koffie en thee op een apart punt en plaats waterkannen en drinkglazen op de overlegtafels. Gebruik serveerbladen en serveertangen bij het buffet, en zet afvalbakken zichtbaar naast de cateringplek.

Veelgestelde vragen

Wat heb ik nodig voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Voor de ontvangst heb je een registratietafel, naamkaartjes, klemborden en balpennen nodig. Voor het overleg zijn tafels, stoelen, flip-overpapier, markers en plaknotities handig; voor een presentatie voeg je laptop, beamer, scherm en HDMI-kabel toe.
Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een klankbordgroep?: Reken bij een bijeenkomst van twee tot drie uur op ongeveer 3 koppen koffie of thee per persoon. Zet daarnaast minimaal 0,5 liter water per persoon klaar en controleer dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel hapjes heb ik nodig voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Voor een bijeenkomst van maximaal 3 uur kun je rekenen met 2 tot 3 hapjes per persoon per uur. Voor 20 deelnemers komt dat neer op ongeveer 40 tot 60 hapjes; houd extra rekening met dieetwensen en allergieën.
Wanneer moet ik de apparatuur voor de bijeenkomst testen?: Test de laptop, beamer, projectiescherm en kabels uiterlijk 1 dag vooraf op dezelfde locatie. Controleer vlak voor de start nogmaals de stroomvoorziening en leg een verlengsnoer en stekkerdoos klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.