Einkaufsliste für ein Beiratstreffen

Für ein Beiratstreffen brauchst du mehr als Getränke und Snacks. Neben Tischen und Stühlen müssen Präsentationstechnik, Namensschilder und Material für die Gesprächsrunden bereitliegen. Plane die Mengen nach der bestätigten Teilnehmerzahl und kaufe verderbliche Lebensmittel erst kurz vor dem Termin. Diese Einkaufsliste hilft dir außerdem dabei, Dinge wie HDMI-Kabel, Verlängerungen, Diätetiketten und Abfallbehälter nicht erst am Veranstaltungstag zu vermissen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 6
StühleAnz. 36
Registrierungstisch
Kleiderständer
TischdeckeAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
SteckdosenleisteAnz. 3
Tragbarer Lautsprecher

Präsentation

FlipchartAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 4
Whiteboard
Whiteboard-MarkerAnz. 8
HaftnotizenAnz. 6
KugelschreiberAnz. 40
NamensschilderAnz. 40
KlemmbretterAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 40
TrinkgläserAnz. 40
TellerAnz. 40
BestecksetsAnz. 40
WasserkannenAnz. 6

Küche

KaffeemaschineAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 6
ServierzangenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 3
PutzlappenAnz. 8
SpülbeckenAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Halbfette Milch - 5 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Stilles Mineralwasser - 12 Flaschen
- Mineralwasser sprudelnd - 12 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Zitronen - 8 Stück
- Kaffeestücke - 40 Stück
- Baguettes - 8 Stück
- Mini-Brötchen - 60 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Mittelalter Käse - 1 Kilo
- Kochschinken - 1 kilo
- Geräucherte Hähnchenbrust - 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Frischkäse - 750 Gramm
- Erdnussbutter - 1 Glas
- Gemischter grüner Salat - 2 Kilo
- Gurken - 8 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Paprika - 12 Stück
- Rote Zwiebeln - 8 Stück
- Olivenöl - 1 Liter
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Schwarzer Pfeffer - 1 Glas
- Mayonnaise - 1 Glas
- Senf - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Paprikachips - 3 Tüten
- Naturchips - 3 Tüten
- Gemischte Nüsse - 1,5 Kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 30 Stück
- Bananen - 20 Stück
- Brownies - 40 Stück
- Kekse - 4 Packungen
- Diätmahlzeiten - 4 Stück
- Diät-Desserts - 4 Stück
- Papierservietten - 4 Packungen
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Handseife - 2 Flaschen

Tipps

Plane pro Person für die erste Stunde zwei bis drei Getränke ein und stelle zusätzlich Wasser in Wasserkannen bereit. Getränke sollten spätestens am Vorabend kalt gestellt werden.
Kaufe bei Snacks etwa zwei bis drei Portionen pro Person für eine kurze Pause. Berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche und kennzeichne passende Speisen mit Diätetiketten.
Rechne bei Geschirr, Kugelschreibern und Namensschildern mit mindestens einem Stück pro angemeldeter Person plus 10 Prozent Reserve. So hast du bei kurzfristigen Änderungen genügend Ersatz.
Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Lege Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste direkt zur Technik, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.
Richte Kaffee- und Teestation sowie Buffet mindestens 30 Minuten vor dem Empfang ein. Stelle Serviertabletts, Servierzangen und Abfallbehälter sichtbar bereit, damit die Registrierung nicht durch Nachfragen unterbrochen wird.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für ein Beiratstreffen?: Plane für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach etwa ein Getränk pro Stunde. Zusätzlich sollte jederzeit Wasser verfügbar sein; bei einem vierstündigen Treffen sind insgesamt etwa vier bis fünf Getränke pro Person ein brauchbarer Richtwert.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?: Rechne mit mindestens einem Trinkglas, einer Kaffeetasse, einem Teller und einem Besteckset pro Person. Ergänze rund 10 Prozent Reserve, bei 30 Teilnehmenden also jeweils etwa 33 Stück.
Wann sollte ich Technik und Präsentationsmaterial prüfen?: Teste Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Stromversorgung spätestens am Vortag. Lege Flipchart-Papier, Marker, Haftnotizen und Kugelschreiber mindestens 30 Minuten vor Beginn am passenden Tisch bereit.
Wie viel Snacks brauche ich für ein Beiratstreffen?: Für eine kurze Pause kalkulierst du zwei bis drei Snackportionen pro Person. Bei 25 Teilnehmenden brauchst du damit etwa 50 bis 75 Portionen; Sonderkost sollte entsprechend der bestätigten Ernährungswünsche zusätzlich eingeplant werden.

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