Qué necesitas para organizar una feria de tecnología
Una feria de tecnología necesita más que mesas y pantallas: cada expositor debe poder conectar sus equipos, presentar sus demostraciones y atender a los visitantes sin interrupciones. Esta lista reúne el mobiliario, el material audiovisual, la conectividad y los consumibles que conviene preparar. Calcula las cantidades según el número de stands, ponentes y asistentes, y añade repuestos para los elementos que pueden fallar durante la jornada.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mostradores de feriacant. 12
- Mesascant. 24
- Sillascant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Percheroscant. 2
- Papeleracant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 120
- Cuchilloscant. 120
- Tenedorescant. 120
- Cucharascant. 120
Equipo
- Portátilescant. 4
- Pantallas de presentacióncant. 4
- Cables de monitorcant. 8
- Adaptadores HDMIcant. 8
- Ratones inalámbricos para presentadorcant. 4
- Routers wifi móvilescant. 2
- Baterías externascant. 8
- Estaciones de cargacant. 4
- Webcamscant. 4
- Micrófonoscant. 3
- Auricularescant. 12
- Memorias USBcant. 8
- Cables alargadorescant. 20
- Regletascant. 24
- Canaletas para cablescant. 20
- Enrollacablescant. 6
- Bridascant. 200
- Cinta gaffercant. 12
- Pilas AAcant. 24
- Pilas AAAcant. 24
- Cables de carga USBcant. 12
- Adaptadores de enchufecant. 8
- Maletines de herramientascant. 2
- Linternascant. 4
- Cintas métricascant. 2
- Ratones inalámbricoscant. 8
- Tecladoscant. 8
- Cascos de realidad virtualcant. 4
- Soportes para tabletcant. 8
Decoración
- Banderas de la empresacant. 12
- Paredes de fondo del standcant. 12
- Mantelescant. 24
- Portatarjetas de nombrecant. 40
- Plantascant. 12
- Carteles direccionalescant. 16
- Pósteres del programacant. 12
- Carteles con número de standcant. 12
Iluminación
- Barras de luz LEDcant. 12
- Luces LEDcant. 24
- Trípodes de iluminacióncant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cucharonescant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Limpieza
- Aspiradorascant. 2
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Escobascant. 3
- Soportes para papelerascant. 12
Registro
- Tarjetas de nombrecant. 250
- Lanyardscant. 250
- Credenciales de registrocant. 250
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Escáneres de códigos QRcant. 4
- Planos de la feriacant. 250
- Carpetas de expositorescant. 20
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 12
- Chalecos reflectantescant. 8
Catering
- Compras
- Granos de café - 6 kilogramo
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Té negro - 100 bolsitas
- Té de hierbas - 100 bolsitas
- Té verde - 100 bolsitas
- Azúcar - 3 kilogramos
- Edulcorantes - 300 unidades
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 8 litros
- Leche para café - 6 litros
- Cola - 24 litros
- Cola Zero - 24 litros
- Refresco de naranja - 18 litros
- Tónica - 12 litros
- agua mineral con gas - 30 litros
- Agua mineral sin gas - 40 liter
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Té helado - 18 litros
- Limones - 3 kilogramos
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Bocadillos - 240 unidades
- Pan integral - 12 panes
- Pan multicereal - 12 panes
- Wraps - 120 unidades
- Queso joven - 8 kilogram
- Queso curado - 6 kilogramo
- Queso crema - 3 kilogramos
- Hummus - 4 kilogramos
- Filete de pechuga de pollo - 5 kilogram
- Jamón - 5 kilogram
- Pollo ahumado - 4 kilogramo
- Ensalada de atún - 3 kilogram
- Huevo - 120 unidades
- Mantequilla - 3 kilogram
- Mayonesa - 3 litros
- Mostaza - 2 litros
- Kétchup - 2 litros
- Pesto - 2 litros
- Rúcula - 3 kilogramos
- Lechuga - 5 unidades
- Pepinos - 5 kilogramos
- Tomates - 6 kilogram
- Pimiento - 4 kilogram
- Cebolla roja - 2 kilogram
- Aguacate - 30 unidades
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Pepinillos - 2 kilogramos
- Manzanas - 12 kilogramos
- Plátanos - 10 kilogramos
- Uvas - 8 kilogramos
- Mandarinas - 8 kilogramos
- Patatas fritas de pimentón - 20 bolsas
- Patatas fritas naturales - 20 bolsas
- Chips de tortilla - 15 bolsas
- Snacks salados - 12 bolsas
- Mix de frutos secos - 6 kilogram
- Barritas de muesli - 250 unidades
- Galletas - 12 kilogramos
- Brownies - 240 unidades
- Mini muffins - 240 unidades
- Barras de chocolate - 200 unidades
- Sopa de verduras - 25 litros
- Sopa de tomate - 25 liter
- Palitos de pan - 12 paquetes
- Picatostes - 6 bolsas
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Aceite de oliva - 3 litros
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Papel de horno - 3 rollos
- Servilletas - 1500 unidades
- Envases de papel para snacks - 500 unidades
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Pajitas de papel - 300 unidades
- Vasos desechables - 500 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Bolsas de basura azules - 50 unidades
- Toallas de papel - 24 rollos
- Papel de cocina - 24 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 12 botellas
- Desinfectante de manos - 12 botellas
- Limpiador multiusos - 10 litros
- Limpiacristales - 5 liter
- Lavavajillas - 5 litros
- Esponjas - 24 unidades
- Paños de microfibra - 40 unidades
Consejos
- Prepara al menos un adaptador HDMI y un cable de monitor de repuesto por cada 5 stands. Las conexiones suelen ser lo último que se comprueba y lo primero que falta cuando llega un expositor con otro portátil.
- Calcula una regleta y un alargador por stand que use electricidad, más un 10 % adicional. Coloca canaletas, bridas y cinta gaffer antes de abrir el recinto para evitar cables sueltos en las zonas de paso.
- Reserva una estación de carga por cada 20 asistentes y varias baterías externas para el equipo de registro. Las demostraciones, los lectores de acreditaciones y los teléfonos de los expositores pueden agotar la batería antes del final.
- Prepara acreditaciones, pulseras e instrucciones de seguridad con un margen mínimo del 10 % sobre las inscripciones confirmadas. También conviene llevar memorias USB con las presentaciones y horarios, por si falla el acceso a internet.
- Para el catering, cuenta vasos, tazas, platos y cubiertos para todas las personas previstas y añade un 15 % de reserva. Confirma las preferencias dietéticas al menos 7 días antes para no tener que improvisar opciones durante la feria.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos enchufes necesito para una feria de tecnología?
- Haz un inventario por stand y cuenta portátiles, pantallas, routers y cargadores. Como referencia, prepara una regleta por stand con equipos eléctricos y añade un 10 % de tomas y alargadores de reserva.
- ¿Cuánto material audiovisual debo llevar por expositor?
- Cada expositor debería tener acceso a una pantalla, un cable de monitor compatible y los adaptadores que necesite. Lleva al menos un cable y un adaptador de repuesto por cada 5 stands, además de baterías externas y cables de carga.
- ¿Cuándo debo preparar las acreditaciones de la feria?
- Exporta los datos de inscripción entre 3 y 5 días antes del evento y prepara las acreditaciones con un 10 % adicional. Guarda algunas en blanco para cambios de última hora o inscripciones en la entrada.
- ¿Cuántos vasos y cubiertos necesito para el catering?
- Calcula una vajilla completa por persona prevista y añade un margen del 15 %. Para una feria de 100 asistentes, prepara al menos 115 vasos, platos y juegos de cubiertos, además de las tazas necesarias para el café.
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