Qué necesitas para organizar una carrera navideña

Para una carrera navideña necesitas comprar y preparar material para tres momentos: la entrega de dorsales, el recorrido y la llegada. Calcula las cantidades según el número de participantes y añade un pequeño margen para pérdidas o inscripciones de última hora. No olvides separar con antelación el material que irá en cada punto de la ruta. La iluminación, los chalecos reflectantes y el botiquín suelen quedarse para el final, aunque son necesarios desde el montaje.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 40
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilescant. 2
Teléfonos móvilescant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 6
Linternas a pilascant. 8

Material deportivo

Puntos de rutacant. 80
Cintas de delimitacióncant. 12
Dorsalescant. 350
Imperdiblescant. 700
Cintas de medallacant. 320
Medallas de metacant. 320
Cronómetroscant. 4
Silbatoscant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Muestras térmicascant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Linternascant. 10

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 60
Banderas navideñascant. 12
Banderola de salida y metacant. 2
Mantelescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Platos reutilizablescant. 350
Cubiertoscant. 350
Cucharonescant. 12

Cocina

Termoscant. 8
Jarras para servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Té - 6 cajas
- Cacao en polvo - 2 paquetes
- Azúcar - 3 kilos
- Leche - 20 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Chocolate caliente - 20 litros
- Nata montada - 12 botes
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Spa Blauw - 30 botellas
- Spa Rood - 12 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Cerveza sin alcohol - 6 cajas
- Bebida isotónica - 12 botellas
- Bebida isotónica - 20 liter
- Plátanos - 8 kilos
- Manzanas - 8 kilos
- Mandarinas - 6 kilos
- Barritas de muesli - 350 unidades
- Panecillos de pasas - 350 unidades
- Pan de jengibre - 12 paquetes
- Pasas - 4 kilo
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Snacks salados - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilos
- Galletas - 12 paquetes
- Mini salchichas - 6 kilos
- Snacks vegetarianos - 4 kilos
- Bocaditos de hojaldre - 500 unidades
- Baguettes - 20 unidades
- Mantequilla de hierbas - 20 tarrinas
- Hummus - 20 envases
- Ketchup - 4 botellas
- Mostaza - 4 botellas
- Mayonesa - 4 botellas
- Limones - 3 kilos
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Servilletas - 1000 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Lavavajillas - 4 botellas
- Jabón de manos - 6 botellas
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
- Paños de limpieza - 6 paquetes
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos

Consejos

Prepara un dorsal por participante y añade entre un 5 % y un 10 % extra para errores de impresión, cambios y dorsales dañados. Compra también suficientes imperdibles para fijarlos sin improvisar durante la entrega.
Para el recorrido, separa las cintas de delimitación, los puntos de ruta, los silbatos y las linternas en cajas o bolsas identificadas. Así los voluntarios pueden recoger su material sin abrir todo el suministro.
Revisa las medallas y las cintas de medalla al menos 7 días antes. Cuenta una medalla por participante inscrito y reserva algunas unidades adicionales si esperas cambios o nuevas inscripciones.
Si la salida o la meta se montan con poca luz, lleva una lámpara de obra por zona y linternas a pilas para los voluntarios del recorrido. Comprueba las pilas y los cables al menos el día anterior.
Compra el avituallamiento después de cerrar las inscripciones y calcula las cantidades según el número confirmado. Guarda las bebidas en neveras portátiles y enfríalas con varias horas de antelación, no justo antes de la salida.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos dorsales necesito para una carrera navideña?: Prepara un dorsal por corredor inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Si hay 100 participantes, prepara entre 105 y 110 dorsales para cubrir errores, pérdidas o cambios de última hora.
¿Cuándo debo comprar las medallas de una carrera navideña?: Encarga o compra las medallas al menos 7 días antes del evento y comprueba el paquete al recibirlo. Calcula una por participante y añade un pequeño margen si las inscripciones todavía están abiertas.
¿Cuándo hay que enfriar las bebidas para la carrera?: Mete las bebidas en las neveras portátiles entre 4 y 6 horas antes de la salida. Si el volumen es grande, prepara el enfriamiento la noche anterior y revisa que haya suficiente espacio y hielo.
¿Cuántos walkie-talkies hacen falta para organizar la carrera?: Calcula al menos un walkie-talkie por puesto de coordinación y uno para la salida o la meta. Para una carrera con varios puntos de ruta, prepara entre 1 dispositivo por cada 2 o 3 responsables y comprueba la carga el día anterior.

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