Qué necesitas para organizar un tour de arquitectura

Un tour de arquitectura combina recorrido, explicaciones y varias paradas, así que conviene preparar tanto el material de ruta como la recepción del grupo. Esta lista reúne lo necesario para registrar participantes, orientarles por el itinerario y servir bebidas o comida sin improvisar. Calcula las cantidades según el número definitivo de asistentes y añade un pequeño margen para pérdidas o invitados de última hora. Revisa también el tiempo: parte del material puede necesitar protección frente a lluvia o sol.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 2
Sillas plegablescant. 6
Manteleríacant. 2

Equipo

Altavoz portátil
Micrófono inalámbrico
Powerbankcant. 3
Cable alargadorcant. 2
Regletacant. 2
Cargadores de teléfonocant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 40
Tazas de cafécant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Cuencoscant. 8

Cocina

Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cucharonescant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Abrebotellascant. 3

Decoración

Soportes para tarjetas de nombrecant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8
Decoración de mesacant. 4

Artículos de papel

Mapas de rutacant. 40
Folletos del programacant. 40
Pegatinas con nombrecant. 45
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Hojas del quizcant. 40
Sobrescant. 10

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 4
Paraguascant. 8
Linternascant. 3

Limpieza

Papeleracant. 3
Bolsas reutilizables para papelerascant. 10
Fregaderoscant. 2
Esponjascant. 6
Paños de cocinacant. 8

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Ginger ale - 4 botellas
- agua con gas - 8 botellas
- Agua sin gas - 12 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Limones - 12 unidades
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Frutos secos salados - 2 bolsas
- Aceitunas - 3 tarros
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 2 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mini zanahorias - 2 kilos
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Queso vegano - 500 gramos
- Barras de pan - 10 unidades
- Pan integral - 5 panes
- Crackers - 6 paquetes
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Crispetas de arroz - 4 paquetes
- Mantequilla - 500 gramos
- Mermelada - 3 tarros
- Mantequilla de cacahuete - 2 tarros
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Ketchup - 1 botella
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 200 unidades
- Papel de cocina - 4 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Jabón de manos - 3 dispensadores
- Desinfectante de manos - 3 botellas
- Bolsas de basura - 20 unidades
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Etiquetas de dieta - 50 unidades

Consejos

Prepara un mapa de ruta por participante y lleva entre 5 y 10 copias adicionales para cubrir pérdidas, cambios de recorrido o acompañantes que se incorporen el mismo día.
Para la mesa de bienvenida, calcula un bolígrafo por cada 5 participantes y prepara las etiquetas de nombre al menos 24 horas antes, cuando ya tengas el número definitivo.
Si habrá café o bebidas durante la ruta, utiliza un termo por cada 15-20 personas y una nevera portátil por cada 20-25 bebidas que deban mantenerse frías.
Coloca los carteles de ruta antes de que llegue el grupo y lleva al menos 2 unidades de repuesto; el viento, la lluvia o un cambio de acceso pueden obligarte a recolocarlos.
Carga altavoz, micrófono, teléfonos y powerbanks la noche anterior. Lleva un cable alargador, una regleta y cargadores compatibles para no depender de una sola toma durante la recepción o la visita.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos mapas necesito para un tour de arquitectura?: Imprime un mapa por participante confirmado y añade entre 5 y 10 copias extra. Si la ruta tiene una alternativa o varios puntos de descanso, incluye ambas opciones en el material o prepara una hoja adicional.
¿Cuántas bebidas debo comprar para el tour?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona para la primera hora y añade agua para todo el recorrido. Compra aproximadamente un 10 % extra si el grupo caminará con calor o no tendrá una tienda cerca.
¿Cuándo debo preparar las etiquetas y los folletos?: Haz la preparación final entre 24 y 48 horas antes, después de comprobar los datos de los participantes. Deja un 10 % de etiquetas y folletos sin personalizar para cambios de última hora.
¿Qué material necesito para registrar a los participantes?: Ten preparados portapapeles, bolígrafos, etiquetas con nombre y una lista actualizada de inscripciones. Como referencia, lleva un portapapeles por cada 10-15 personas y al menos dos bolígrafos de repuesto.

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