Qué necesitas para organizar un día de curso

Para un día de curso necesitas algo más que mesas y una presentación. La recepción, las acreditaciones, el material impreso, el café de bienvenida y el catering deben estar listos antes de que llegue el primer participante. Esta lista reúne las compras y los objetos que conviene llevar o reservar para que la jornada empiece a tiempo. Calcula las cantidades según el número confirmado de asistentes y deja cerrados los servicios con varios días de margen.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 35
Mesa de recepción
Mesa del bufécant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasoscant. 40
Platoscant. 40
Cubiertoscant. 40
Bandejas de servircant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 3
Regletascant. 4
Micrófono inalámbrico
Pizarra de hojas
Atril de papelógrafo

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 2
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cucharonescant. 6
Cucharillas de cafécant. 40

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 1 caja
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 paquete
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 5 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Spa Blauw - 6 botellas
- Agua con gas - 4 botellas
- Cola - 3 botellas
- Cola Zero - 3 botellas
- Zumo de naranja - 4 litros
- Zumo de manzana - 3 litros
- Manzanas - 35 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Uvas - 3 kilos
- Patatas fritas naturales - 3 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 3 bolsas
- Frutos secos mixtos - 2 bolsas
- Pan integral - 6 barras
- Pan blanco - 4 panes
- Panecillos integrales - 40 unidades
- Lonchas de queso - 2 kilo
- Jamón - 1,5 kilo
- Fiambre de pechuga de pollo - 1,5 kilo
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Margarina - 2 tarrinas
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Lechuga - 4 piezas
- Pechuga de pollo - 4 kilo
- Arroz - 3 kilos
- Verduras para saltear - 5 kilo
- Trozos vegetales - 2 kilo
- Salsa de satay - 3 tarros
- Kroepoek - 4 bolsas
- Yogur - 4 kilo
- Muesli - 2 paquetes
- Galletas - 5 paquetes
- Servilletas de papel - 6 paquetes
- Filtros de café - 1 paquete
- Papel de aluminio - 1 rollo
- Film transparente - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 3 dispensadores

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 40
Fundas para tarjetas identificativascant. 40
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 40
Bloc de notascant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 10
Rotuladores para pizarra blancacant. 8
Portalápicescant. 4
Carpetas del cursocant. 40
Certificadoscant. 40
Cinta adhesivacant. 3
Tijerascant. 3
Grapadorascant. 2
Grapascant. 2
Destructora de papel

Limpieza

Paños de limpiezacant. 10
Esponjascant. 6
Cepillos para fregarcant. 3
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de gomacant. 4
Papeleracant. 4

Decoración

Señales direccionalescant. 6
Panel informativo

Consejos

Prepara una acreditación y un bolígrafo por participante, más un 10 % adicional para cambios de última hora. Coloca las tarjetas en la mesa de recepción antes de abrir el registro.
Calcula dos tazas de café o té por persona durante la primera parte de la jornada y añade un 15 % de margen. Comprueba el día anterior que hay suficientes tazas, cucharillas, termos y agua.
Pide o compra el catering con al menos 3 días de antelación y confirma las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido. Separa y etiqueta las opciones especiales para evitar errores durante el servicio.
Imprime el material del curso y las hojas de trabajo con 1 copia por asistente, más 2 o 3 copias de reserva. Lleva también bolígrafos adicionales: uno por persona y al menos 5 extra.
Prueba el proyector, el portátil, el cable HDMI, el micrófono y las regletas como mínimo 60 minutos antes del inicio. Lleva cables alargadores y comprueba que la pantalla puede verse desde la última fila.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto material necesito para un día de curso?: Prepara una carpeta o juego de hojas por participante y añade entre 5 y 10 % de copias de reserva. Para 20 asistentes, por ejemplo, lleva 22 juegos de material y al menos 22 bolígrafos.
¿Cuándo debo pedir el catering para un día de curso?: Haz el pedido con un mínimo de 3 días de antelación y confirma el número final de asistentes y las dietas especiales 24 horas antes. Así puedes ajustar las cantidades y separar las opciones vegetarianas o con alergias.
¿Cuánto café y té hace falta para un curso?: Calcula dos bebidas calientes por persona durante la primera hora y una bebida adicional por cada bloque de descanso. Para 20 participantes, prepara al menos 40 tazas al inicio y deja un margen del 15 %.
¿Cuándo hay que preparar el equipo de presentación?: Conecta y prueba todo 60 minutos antes de recibir a los participantes. Comprueba la imagen del proyector, el sonido del micrófono, el cable HDMI y la longitud de los cables alargadores.

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