Qué necesitas para organizar un desfile

Un desfile necesita más que carrozas, participantes y un recorrido. Esta lista reúne el material práctico para recibir al público, coordinar a los grupos y montar zonas de actuación, descanso y catering. Calcula las cantidades a partir del número definitivo de asistentes y de la duración del programa. No olvides reservar con antelación las carpas, el equipo de sonido y los elementos de iluminación: suelen ser los artículos que más tarde se consiguen.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 180
Mesas altascant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Percheros para camerinoscant. 6
Perchascant. 80

Equipo

Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Soportes para altavocescant. 4
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Walkie-talkies recargablescant. 8
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de bateríacant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 10
Banderas de Países Bajoscant. 6
Telones de escenariocant. 4
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Bridascant. 200
Bridascant. 100

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 30
Conoscant. 40
Cinta de balizamientocant. 6
Linternascant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Pilas para linternacant. 24

Comunicación

Carteles del programacant. 8
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 6
Rotuladores permanentescant. 12
Pulserascant. 400
Programascant. 350

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 20
Fregonascant. 4

Catering

Compras
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 18 botellas
- Sinas - 12 botellas
- Té helado - 12 botellas
- Spa Blauw - 48 botellas
- Spa Rood - 24 botellas
- Zumo de manzana - 8 paquetes
- Jus d'orange - 8 paquetes
- Café - 3 paquetes
- Té - 2 cajas
- Leche - 10 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Azúcar - 2 paquetes
- Dulces - 2 cajas
- Rodajas de limón - 2 recipientes
- Galletas de café - 8 paquetes
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Snacks salados - 6 bolsas
- Palomitas - 6 bolsas
- Mix de frutos secos - 4 bolsas
- Baguettes - 12 unidades
- Mantequilla de hierbas - 12 tarrinas
- Hummus - 8 cuencos
- Pepino - 8 unidades
- Tomates cherry - 3 kilos
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Miniwraps - 100 unidades
- Queso crema con hierbas - 12 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Jamón cocido - 2 kilo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilo
- Untables vegetarianos - 12 tarrinas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de satay - 3 tarros
- Panecillos para hamburguesa - 120 unidades
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Hamburguesas - 100 unidades
- Lechuga - 12 unidades
- Cebollas - 4 kilo
- Pepinillos - 4 tarros
- Salsa para patatas fritas - 3 botellas
- Patatas fritas - 25 kilos
- Aceite de girasol - 10 liter
- Servilletas de papel - 600 unidades
- Filtros de café - 3 paquetes
- Cubitos de hielo - 20 kilos
- Film desechable - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Recipientes herméticos - 20 unidades
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Bolsas de residuos orgánicos - 20 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 6 botellas
- Desinfectante de manos - 6 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Spray de limpieza - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 12 pares

Consejos

Calcula una silla por persona que vaya a sentarse y añade entre un 5 % y un 10 % de margen para cambios de última hora. Para las zonas de pie, las mesas altas reducen la necesidad de sillas.
Reserva al menos una carpa para cada punto que deba seguir operativo con lluvia o sol, como catering, información y camerinos. Comprueba también que mesas, sillas y carpas puedan transportarse y montarse en el lugar.
Prepara un sistema de comunicación para coordinación, guías y responsables de los grupos. Carga los walkie-talkies y las baterías externas el día anterior, y lleva cables alargadores y regletas suficientes para separar sonido, iluminación y puestos.
Para un desfile con actuaciones, prueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces y reproductor de música antes de abrir al público. Lleva soportes para altavoces y cables de repuesto; un cable que falla durante el programa no se resuelve comprándolo en el último minuto.
Compra vasos reutilizables, tazas, platos y cubiertos según el número confirmado de asistentes, y añade un margen del 10 % al 15 %. Clasifica con antelación las pulseras y los programas, y guarda los elementos de señalización, bridas y banderas en cajas separadas por zona.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para un desfile?: Calcula una unidad de cada pieza por asistente si el servicio es sencillo y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Si habrá varias rondas de comida o bebidas y no se lava durante el evento, prepara dos unidades por persona o confirma el suministro con el catering.
¿Cuántas carpas hacen falta para organizar un desfile?: Como mínimo, reserva una carpa para cada función que deba estar protegida: catering, información, camerinos y coordinación. Confirma las dimensiones con el proveedor al menos dos semanas antes, porque el espacio disponible y los permisos pueden limitar el montaje.
¿Cuándo debo reservar el equipo de sonido y las mesas?: Haz la reserva cuando estén confirmados la fecha, el lugar y el programa, preferiblemente entre cuatro y seis semanas antes. El equipo de sonido, las carpas y las mesas suelen necesitar transporte y montaje, así que reconfirma cantidades y horario de entrega siete días antes.
¿Qué material debo preparar para los participantes y los guías?: Prepara programas, pulseras o acreditaciones, banderas, elementos de señalización y un medio de comunicación para cada responsable de zona. Entrega el briefing y el material como mínimo 24 horas antes, y guarda un 10 % de pulseras y programas adicionales para altas o pérdidas.

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