Qué necesitas para organizar un congreso de danza

Un congreso de danza necesita más que un espacio y un programa: debes preparar sonido, superficies adecuadas, material para los talleres y una zona de registro que funcione desde la primera hora. Esta lista reúne lo que conviene comprar o llevar, desde alfombras de baile y esterillas hasta cables, vasos y bebidas. Calcula las cantidades según el número de participantes y confirma el catering después de cerrar las preferencias dietéticas.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 6

Equipo

Altavoces activoscant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 8
Memorias USBcant. 3

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Iluminación ambientalcant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Material deportivo

Alfombras de bailecant. 30
Esterillas de yogacant. 40
Bandas elásticascant. 30
Bastones de bailecant. 20
Toallascant. 40
Botellas de aguacant. 120

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 100
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Bandejas de servircant. 16
Pinzas de servircant. 10
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Ayudantes de cocinacant. 4
Cuchillos de cocinacant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Abrebotellascant. 4

Decoración

Lona de fondo del escenario
Globoscant. 100
Mantelescant. 16
Decoración de mesacant. 12
Portanombrescant. 120
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 20
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100
Tijerascant. 4

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Spray desinfectantecant. 6

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 250 unidades
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 250 unidades
- Rodajas de limón - 4 kilogram
- Spa Blauw - 120 botellas
- Spa Rood - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 36 botellines
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Bocadillos - 140 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Croissants - 120 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 4 kilogram
- Queso curado - 3 kilogramo
- Jamón - 3 kilogramo
- Pechuga de pollo en lonchas - 3 kilogram
- Hummus - 3 kilogramos
- Mantequilla de cacahuete - 2 kilogramo
- Mermelada de fresas - 2 kilogramos
- Pepino - 6 kilogramo
- Tomates - 6 kilogram
- Lechuga - 12 unidades
- Cebolla roja - 2 kilogram
- Pimiento - 4 kilogram
- Zanahorias - 4 kilogramo
- Uvas - 8 kilogramos
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 100 unidades
- Naranjas - 80 unidades
- Barritas de muesli - 140 unidades
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Crujientes de arroz - 8 bolsas
- Frutos secos mixtos - 4 kilogramos
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Wraps - 160 unidades
- Falafel - 8 kilogramos
- Pollo a la parrilla - 10 kilogramos
- Arroz - 8 kilogramo
- Pasta - 6 kilogram
- Salsa de tomate - 8 litros
- Salsa pesto - 3 kilogramo
- Feta - 4 kilogramo
- Queso rallado - 4 kilogramo
- Garbanzos - 5 kilogramo
- Maíz - 4 kilogramos
- Mayonesa - 3 litros
- Kétchup - 3 litros
- Salsa de miel y mostaza - 2 litros
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 litro
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Ajo en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 250 gramos
- Papel de aluminio - 4 rollos
- Film transparente - 4 rollos
- Servilletas - 500 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 80 unidades
- Limpiador multiusos - 4 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 4 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Parches - 2 cajas

Consejos

Prepara una alfombra de baile o una esterilla por participante cuando el taller lo requiera, y añade algunas unidades de reserva para cubrir daños o cambios de grupo.
Lleva al menos 2 memorias USB con los archivos de música y las presentaciones. Guarda una copia en el portátil y prueba el sonido antes de abrir el registro.
Para la mesa de registro, prepara acreditaciones, el programa impreso y material de escritura para todos los asistentes confirmados, más un 10 % adicional.
Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y enfría una parte el día anterior. Reserva agua individual para los talleres y vasos reutilizables para el catering.
Comprueba los cables HDMI, las regletas y los alargadores al menos 48 horas antes. Un proyector, una pantalla y micrófonos inalámbricos no sirven si falta una conexión compatible o baterías de repuesto.

Preguntas frecuentes

¿Qué material deportivo necesito para un congreso de danza?: Como base, prepara alfombras de baile, esterillas de yoga, bandas elásticas, bastones de baile, toallas y botellas de agua. Calcula una unidad por participante para el material individual y añade un 10 % de reserva cuando el presupuesto lo permita.
¿Cuánta agua y bebida debo comprar para un congreso de danza?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y ajusta el total a la duración del congreso. Compra y enfría el agua al menos 24 horas antes, especialmente si habrá varios talleres activos.
¿Cuándo debo comprobar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, regletas y alargadores. Lleva 2 copias de los archivos de música y las presentaciones.
¿Cuántos vasos, copas, tazas y platos necesito?: Calcula una pieza por asistente y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Para un congreso de varias horas, los vasos reutilizables y las tazas de café suelen necesitar reposición durante el día.

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