Was du für einen Tanzkongress brauchst

Für einen Tanzkongress brauchst du mehr als Musik und einen großen Raum. Plane Ausstattung für Workshops, Technik für Präsentationen und Ton, Material für die Registrierung sowie Getränke und Geschirr für die Pausen ein. Die richtige Menge hängt vor allem von der Teilnehmerzahl und der Dauer ab. Bestätige Catering, Ernährungswünsche und die benötigten Materialien spätestens eine Woche vorher, damit am Veranstaltungstag nichts fehlt.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
Registrierungstisch
BuffetischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 6

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
USB-SticksAnz. 3

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Sportmaterial

TanzmattenAnz. 30
YogamattenAnz. 40
StretchbänderAnz. 30
TanzstäbeAnz. 20
HandtücherAnz. 40
WasserflaschenAnz. 120

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 180
WeingläserAnz. 100
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
ServierschalenAnz. 16
ServierzangenAnz. 10
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochhilfenAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4

Dekoration

Bühnenhintergrund
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 16
TischdekorationAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 120
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
KlebebandAnz. 6
KabelbinderAnz. 100
SchereAnz. 4

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
HandseifenspenderAnz. 8
DesinfektionssprayAnz. 6

Catering

Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 250 Stück
- Milch - 12 Liter
- Hafermilch - 6 Liter
- Zucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 250 Stück
- Zitronenscheiben - 4 Kilogramm
- Spa Blauw - 120 Flaschen
- Spa Rood - 60 Flaschen
- Cola - 24 Flaschen
- Cola Zero - 24 Flaschen
- Orangenlimonade - 18 Flaschen
- Tonic - 12 Flaschen
- Bier - 120 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 36 Flaschen
- Weißwein - 12 Flaschen
- Rotwein - 8 Flaschen
- Apfelsaft - 12 Liter
- Orangensaft - 12 Liter
- Brötchen - 140 Stück
- Vollkornbrot - 8 Brote
- Croissants - 120 Stück
- Butter - 2 Kilogramm
- Junger Käse - 4 Kilogramm
- Reifer Käse - 3 Kilogramm
- Schinken - 3 Kilogramm
- Hähnchenbrustaufschnitt - 3 Kilogramm
- Hummus - 3 Kilogramm
- Erdnussbutter - 2 Kilogramm
- Erdbeermarmelade - 2 kilogramm
- Gurke - 6 Kilogramm
- Tomaten - 6 Kilogramm
- Salat - 12 Köpfe
- Rote Zwiebel - 2 Kilogramm
- Paprika - 4 Kilogramm
- Karotten - 4 Kilogramm
- Trauben - 8 Kilogramm
- Äpfel - 120 stuks
- Bananen - 100 Stück
- Orangen - 80 Stück
- Müsliriegel - 140 Stück
- Naturchips - 12 Tüten
- Paprikachips - 12 Tüten
- Reiscracker - 8 Beutel
- Gemischte Nüsse - 4 Kilogramm
- Oliven - 3 Kilogramm
- Wraps – 160 Stück
- Falafel - 8 Kilogramm
- Gegrilltes Hähnchen - 10 Kilogramm
- Reis - 8 Kilogramm
- Pasta - 6 Kilogramm
- Tomatensauce - 8 liter
- Pestosauce - 3 Kilogramm
- Feta - 4 kilogramm
- Geriebener Käse - 4 Kilogramm
- Kichererbsen - 5 Kilogramm
- Mais - 4 Kilogramm
- Mayonnaise - 3 Liter
- Ketchup - 3 Liter
- Honig-Senf-Sauce - 2 Liter
- Olivenöl - 2 Liter
- Balsamicoessig - 1 Liter
- Salz - 1 Kilogramm
- Schwarzer Pfeffer - 250 Gramm
- Paprikapulver - 250 Gramm
- Knoblauchpulver - 250 Gramm
- Italienische Kräuter - 250 Gramm
- Aluminiumfolie - 4 Rollen
- Frischhaltefolie - 4 Rollen
- Servietten - 500 Stück
- Küchenpapier - 12 Rollen
- Toilettenpapier - 48 Rollen
- Müllsäcke - 100 Stück
- Spülmittel - 3 Flaschen
- Geschirrspültabs - 80 Stück
- Allzweckreiniger - 4 Flaschen
- Glasreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 4 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Gummihandschuhe - 12 Paar
- Papierhandtücher - 12 Packungen
- Pflaster - 2 Dutzend

Tipps

Rechne pro Teilnehmer mit mindestens einer Wasserflasche für den Kongresstag und stelle zusätzliche Flaschen für Lehrkräfte bereit. Getränke solltest du spätestens am Vorabend kühlen.
Plane je Workshopraum die benötigten Tanz- oder Yogamatten, Stretchbänder und Tanzstäbe separat. Lege pro Materialart etwa 10 Prozent Reserve zurück, falls etwas beschädigt wird oder mehr Personen teilnehmen.
Für die Technik brauchst du neben Lautsprechern, Mischpult und Funkmikrofonen auch mindestens ein HDMI-Kabel und zwei Verlängerungskabel pro Präsentationsraum. Prüfe Laptop, Projektor und Präsentationen am Tag vor dem Kongress.
Stelle für die Registrierung einen eigenen Tisch, Namensschilder und vorbereitete Badge-Pakete bereit. Sortiere die Unterlagen mindestens 24 Stunden vorher alphabetisch oder nach Workshopgruppen.
Plane Geschirr nach der höchsten gleichzeitigen Belegung und nicht nach der Gesamtzahl der Gäste. Bei 100 Teilnehmern sind beispielsweise mindestens 110 wiederverwendbare Becher, Teller und Kaffeetassen sinnvoll; Weingläser nur, wenn sie tatsächlich gebraucht werden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Tanzkongress?: Du brauchst Mobiliar für Registrierung, Buffet und Garderobe, Ton- und Präsentationstechnik, Workshopmaterialien sowie Getränke und Geschirr. Für die Planung solltest du pro Teilnehmer mindestens eine Wasserflasche und rund 10 Prozent Materialreserve einrechnen.
Wie viele Tanzmatten brauche ich für einen Tanzkongress?: Plane eine Matte pro Person, die gleichzeitig an einem mattenbasierten Workshop teilnimmt, plus etwa 10 Prozent Reserve. Bei 30 erwarteten Teilnehmern in einem solchen Workshop sind daher 33 Matten eine praktische Menge.
Wie viel Wasser und Geschirr brauche ich pro Teilnehmer?: Rechne mit mindestens einer Wasserflasche pro Person und zusätzlich einer Reserve von 10 bis 15 Prozent. Bei 100 Teilnehmern solltest du also etwa 110 bis 115 Flaschen sowie mindestens 110 Becher einplanen.
Wann muss ich die Technik für einen Tanzkongress prüfen?: Prüfe Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Laptop, Projektor, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Führe zusätzlich 60 bis 90 Minuten vor Beginn einen vollständigen Funktionstest mit den gesammelten Musikdateien und Präsentationen durch.

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