Cómo organizar una masterclass sin dejar cabos sueltos
Organizar una masterclass requiere más que reservar una sala y confirmar a un docente. Primero define la fecha, el programa y los objetivos de aprendizaje; después cierra las inscripciones y prepara materiales, catering y técnica. La última semana sirve para confirmar asistentes y preferencias dietéticas, no para rediseñar el contenido. El día del evento, una recepción ordenada, una prueba técnica y mesas preparadas permiten que la sesión empiece a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Reservar el lugar
- 3
Confirmar al docente
- 4
Desarrollar el programa y los objetivos de aprendizaje
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Cerrar la lista de participantes
- 9
Enviar la confirmación a los participantes
- 10
Finalizar el material didáctico
2 personas
- 11
Imprimir hojas de trabajo y certificados
2 personas
- 12
Pedir el catering
- 13
Probar la técnica
2 personas
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Abrir la ubicación
2 personas
- 16
Comprobar los espacios
2 personas
- 17
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 18
Conectar el equipo de presentación
2 personas
- 19
Preparar el material de trabajo
2 personas
- 20
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 21
Preparar café y té
2 personas
- 22
Preparar el buffet de almuerzo
3 personas
Evento
- 23
Recepción de participantes
3 personas
- 24
Explicar el programa y las normas de la casa
- 25
Coordinar la masterclass
2 personas
- 26
Organizar la pausa del café
2 personas
- 27
Rellenar las bebidas
- 28
Servir la cena
3 personas
- 29
Retirar la vajilla y los residuos
2 personas
- 30
Supervisar la actividad práctica
2 personas
- 31
Moderar la ronda de preguntas
- 32
Repartir certificados
2 personas
- 33
Preparar el cierre y el agradecimiento
- 34
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 35
Reunir los materiales
3 personas
- 36
Desconectar la tecnología
2 personas
- 37
Lavar la vajilla
3 personas
- 38
Recoger y retirar la basura
2 personas
- 39
Limpiar el espacio
3 personas
- 40
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
- 41
Cerrar el recinto
2 personas
- 42
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
- 43
Devolver el material prestado
2 personas
- 44
Enviar correo de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 45
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 2
- Papeleracant. 4
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Cable HDMIcant. 2
- Kit de adaptadores HDMI
- Clic de presentación
- Altavoz portátil
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Presentación
- Pizarra de hojas
- Hojas de rotafoliocant. 2
- Pizarra blanca
- Rotuladores para pizarra blancacant. 2
- Bloc de notascant. 45
- Bolígrafoscant. 50
- Tableros de trabajocant. 50
- Certificadoscant. 45
- Tarjetas de nombrecant. 50
- Portalápicescant. 6
Vajilla
- Vasoscant. 50
- Tazas de cafécant. 50
- Platoscant. 50
- Cubiertoscant. 50
- Jarracant. 4
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Cucharonescant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Neveras portátilescant. 2
Decoración
- Mantelescant. 8
- Portanombrescant. 6
Iluminación
- Lámparas de piecant. 2
Limpieza
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Define el programa y los objetivos antes de abrir las inscripciones. Los participantes deben saber qué aprenderán, cuánto durará la sesión y qué necesitan llevar.
- Confirma al docente y cierra la lista de participantes con varios días de margen. Después envía una confirmación final con horario, ubicación, programa y cualquier indicación práctica.
- Haz una prueba completa de la presentación al menos un día antes: portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, adaptadores, altavoz y micrófono. Lleva también alargadores y regletas por si la sala no tiene tomas cerca.
- Prepara el material didáctico antes de montar la sala. Imprime las hojas de trabajo y los certificados, y coloca blocs, bolígrafos, tableros de trabajo, tarjetas de nombre y rotuladores en los puestos.
- Encarga el catering cuando conozcas el número definitivo y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Prepara café y té para la llegada y deja el buffet del almuerzo listo antes de recibir al grupo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una masterclass?
- Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha, reservar el lugar y confirmar al docente. Deja la última semana para cerrar participantes, finalizar materiales, confirmar el catering y probar la técnica.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?
- Cierra la lista entre 5 y 7 días antes de la masterclass. Así puedes enviar la confirmación definitiva, ajustar el catering, preparar las tarjetas de nombre e imprimir suficientes hojas de trabajo y certificados.
- ¿Qué hay que comprobar de la técnica antes de una masterclass?
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los adaptadores, el clic de presentación, el altavoz y el micrófono como mínimo 24 horas antes. Comprueba también que haya alargadores, regletas y tomas de corriente accesibles.
- ¿Cuándo hay que preparar la sala el día de la masterclass?
- Abre la ubicación entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Reserva ese tiempo para comprobar los espacios, colocar mesas y sillas, conectar la presentación, preparar los materiales, montar la recepción y dejar listo el café y el almuerzo.
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