Organiser une masterclass, étape par étape
Une masterclass réussie repose sur une progression claire, un intervenant confirmé et une logistique testée avant l’arrivée du groupe. Commence par fixer la date, la durée et les objectifs d’apprentissage, puis réserve le lieu et ouvre les inscriptions. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les supports imprimés et les adaptateurs nécessaires à la présentation. Prévois aussi un temps précis pour installer la salle, tester la technique et préparer l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Confirmer l'intervenant
- 4
Élaborer le programme et les objectifs d’apprentissage
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Finaliser la liste des participants
- 9
Envoyer la confirmation aux participants
- 10
Finaliser le matériel pédagogique
2 personnes
- 11
Imprimer les fiches de travail et les certificats
2 personnes
- 12
Commander le catering
- 13
Tester la technique
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 16
Vérifier les espaces
2 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
- 19
Préparer le matériel de travail
2 personnes
- 20
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 21
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 22
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
Événement
- 23
Accueillir les participants
3 personnes
- 24
Expliquer le programme et le règlement intérieur
- 25
Animer la masterclass
2 personnes
- 26
Assurer la pause café
2 personnes
- 27
Réapprovisionner les boissons
- 28
Servir le dîner
3 personnes
- 29
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
2 personnes
- 30
Encadrer la mission pratique
2 personnes
- 31
Animer la séance de questions-réponses
- 32
Remettre les certificats
2 personnes
- 33
Assurer la clôture et les remerciements
- 34
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 35
Rassembler le matériel
3 personnes
- 36
Débrancher le matériel technique
2 personnes
- 37
Faire la vaisselle
3 personnes
- 38
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
- 39
Nettoyer l’espace
3 personnes
- 40
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 41
Fermer le lieu
2 personnes
- 42
Ranger le matériel restant
2 personnes
- 43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 44
Envoyer un e-mail de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Table d’accueil
- Tables de buffetqté 2
- Poubellesqté 4
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Kit d’adaptateurs HDMI
- Cliqueur de présentation
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Présentation
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 2
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 2
- Blocs-notesqté 45
- Stylos à billeqté 50
- Feuilles de travailqté 50
- Certificatsqté 45
- Badges nominatifsqté 50
- Pots à stylosqté 6
Vaisselle
- Verresqté 50
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Carafeqté 4
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 4
- Louchesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Glacièresqté 2
Décoration
- Nappesqté 8
- Porte-nomsqté 6
Éclairage
- Lampadairesqté 2
Nettoyage
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires, les objectifs d’apprentissage et les temps de pause pour que les participants sachent exactement à quoi s’attendre.
- Confirme l’intervenant et le lieu au moins 3 à 4 semaines avant la masterclass. Vérifie notamment la disposition des tables, le nombre de chaises et les espaces disponibles.
- Clôture les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de finaliser la liste des participants, les badges, les certificats et les besoins alimentaires sans travailler dans l’urgence.
- Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Une présentation peut être prête, mais inutilisable si la connectique n’est pas compatible.
- Prépare la salle au moins 60 minutes avant l’accueil : installe les tables et les chaises, le matériel pédagogique, la table d’accueil, le café, le thé et le buffet du déjeuner.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une masterclass ?
- Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, confirmer l’intervenant, ouvrir les inscriptions et commander le catering. Garde les 2 derniers jours pour les confirmations, les impressions et les vérifications techniques.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une masterclass ?
- Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, dès que le programme, le lieu et l’intervenant sont confirmés. Fixe une date limite d’inscription environ 5 à 7 jours avant la masterclass.
- Combien de temps prévoir pour installer une salle de masterclass ?
- Compte au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ce créneau permet d’installer les tables et les chaises, de brancher la présentation, de préparer les supports et de mettre en place l’accueil.
- Quand tester le matériel technique d’une masterclass ?
- Fais un premier test complet 1 à 2 jours avant, puis une vérification rapide le jour même. Teste chaque câble, adaptateur, multiprise, enceinte, microphone et cliqueur avec l’ordinateur réellement utilisé.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !