Zo organiseer je een masterclass zonder last-minute stress

Begin met het doel van de masterclass en werk daarna in vaste volgorde: datum, locatie, docent, programma en deelnemers. Leg leerdoelen en werkvormen vroeg vast, zodat lesmateriaal, werkbladen en certificaten op tijd klaar zijn. Regel techniek niet pas op de dag zelf: test laptop, beamer, kabels, geluid en presentatie vooraf. De meeste problemen ontstaan bij ontbrekende dieetgegevens, onduidelijke deelnemersinformatie en een ruimte die nog moet worden opgebouwd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Docent bevestigen
4
Programma en leerdoelen uitwerken
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst afronden
9
Bevestiging naar deelnemers sturen
10
Lesmateriaal finaliseren
2 personen
11
Werkbladen en certificaten printen
2 personen
12
Catering bestellen
13
Techniek testen
2 personen
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Locatie openen
2 personen
16
Ruimtes controleren
2 personen
17
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
18
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
19
Werkmateriaal klaarleggen
2 personen
20
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
21
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
22
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen

Event

23
Deelnemers ontvangen
3 personen
24
Programma en huisregels toelichten
25
Masterclass begeleiden
2 personen
26
Koffiepauze verzorgen
2 personen
27
Dranken bijvullen
28
Avondmaaltijd serveren
3 personen
29
Servies en afval afruimen
2 personen
30
Praktijkopdracht begeleiden
2 personen
31
Vragenronde begeleiden
32
Certificaten uitdelen
2 personen
33
Afsluiting en bedankje verzorgen
34
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Materialen verzamelen
3 personen
36
Techniek afkoppelen
2 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Afval verzamelen en afvoeren
2 personen
39
Ruimte schoonmaken
3 personen
40
Meubilair terugplaatsen
4 personen
41
Locatie afsluiten
2 personen
42
Overgebleven materialen opbergen
2 personen
43
Geleende materialen retourneren
2 personen
44
Bedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Ontvangsttafel
Buffettafelsaantal 2
Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
HDMI-adapterset
Presentatieklikker
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Presentatie

Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 2
Notitieblokkenaantal 45
Balpennenaantal 50
Werkbladenaantal 50
Certificatenaantal 45
Naamkaartjesaantal 50
Pennenbakjesaantal 6

Servies

Glazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Schenkkanaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjeshoudersaantal 6

Verlichting

Staande lampenaantal 2

Schoonmaak

Handzeepdispensersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan eerst datum, locatie en docent en werk daarna pas de uitnodiging uit. Houd minimaal 2 weken tussen het versturen van de uitnodiging en het afronden van de deelnemerslijst, zodat je dieetwensen en afmeldingen kunt verwerken.
Maak het programma concreet per onderdeel: noteer begin- en eindtijd, leerdoel en benodigde werkvorm. Reserveer daarnaast 15 minuten voor ontvangst en een korte pauze; zonder die ruimte loopt een masterclass snel uit.
Test de presentatietechniek uiterlijk 1 dag vooraf met dezelfde laptop, HDMI-kabel en adapterset die je op locatie gebruikt. Controleer ook het geluid, de microfoon, de presentatieklikker en of er genoeg verlengkabels en stekkerdozen zijn.
Stuur de deelnemersbevestiging zodra de lijst definitief is, uiterlijk 3 dagen voor de masterclass. Zet daarin de starttijd, route, programma, huisregels en wat deelnemers zelf moeten meenemen; zo voorkom je vragen bij de ontvangsttafel.
Open de locatie minstens 90 minuten voor de start. Gebruik het eerste halfuur voor tafels en stoelen, daarna voor presentatie en werkmateriaal; zet koffie en thee pas klaar nadat de techniek werkt, zodat je niet tegelijk meerdere problemen oplost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een masterclass organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om een docent en locatie vast te leggen, het programma uit te werken, uitnodigingen te versturen en de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor de bijeenkomst af te ronden.
Wanneer moet ik de techniek van een masterclass testen?: Test laptop, beamer, projectiescherm, kabels, geluid en presentatieklikker minimaal 1 dag vooraf. Doe op de locatie op de dag zelf nog een korte controle, uiterlijk 60 minuten voor de start.
Hoeveel tijd heb je nodig om een masterclassruimte klaar te zetten?: Reken op minimaal 90 minuten vóór ontvangst van de deelnemers. Zet eerst tafels en stoelen neer, sluit daarna de presentatietechniek aan en leg vervolgens werkbladen, notitieblokken, pennen en naamkaartjes klaar.
Wanneer stuur je de definitieve informatie naar deelnemers?: Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen voor de masterclass, nadat de deelnemerslijst en dieetwensen zijn gecontroleerd. Vermeld de starttijd, locatie, programma, huisregels en praktische benodigdheden in één bericht.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.