Cómo organizar una marcha por el clima sin dejar cabos sueltos

Una marcha por el clima necesita bastante más que elegir una fecha y convocar a la gente. Primero se cierra la ruta y se tramitan los permisos; después se coordinan la seguridad, el tráfico, el programa y los voluntarios. La comunicación y las inscripciones deben avanzar mientras se encargan los carteles, las pancartas y el equipo de sonido. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y a detectar a tiempo lo que suele olvidarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la ruta y la fecha
3 personas
2
Reservar la sala de reuniones
3
Solicitar permiso
2 personas
4
Comprobar el seguro
5
Elaborar un plan de seguridad
3 personas
6
Solicitar medidas de tráfico
2 personas
7
Inspeccionar la ruta in situ
3 personas
8
Comprobar el punto de encuentro
2 personas
9
Confirmar ponentes
10
Registrar el programa musical
2 personas
11
Reclutar voluntarios
3 personas
12
Enviar invitaciones
3 personas
13
Publicar el formulario de inscripción
2 personas
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
16
Publicar mensajes en redes sociales
2 personas
17
Enviar nota de prensa
18
Diseñar el mapa de ruta
2 personas
19
Diseñar flechas y carteles
2 personas
20
Diseñar banners y pancartas
5 personas
21
Encargar material impreso
22
Reservar equipo de sonido
23
Reservar el transporte de material
24
Asignar voluntarios
2 personas
25
Preparar la charla para voluntarios
2 personas
26
Distribuir la lista de contactos
27
Imprimir el mapa de ruta
2 personas
28
Hacer la compra
3 personas
29
Comprobar los materiales
3 personas
30
Clasificar los materiales
4 personas
31
Enrollar y etiquetar pancartas
2 personas
32
Llenar las bolsas para voluntarios
3 personas
33
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

34
Señalizar el punto de encuentro
4 personas
35
Montar las mesas y la carpa
6 personas
36
Montar el equipo de sonido
3 personas
37
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
38
Colgar flechas de ruta
6 personas
39
Colocar banners a lo largo del recorrido
6 personas
40
Montar la mesa de inscripciones
3 personas
41
Montar la mesa de información
3 personas
42
Enfriar las bebidas
3 personas
43
Preparar café y té
3 personas
44
Informar a los voluntarios
4 personas
45
Recibir a los ponentes
2 personas
46
Registrar a los participantes
6 personas
47
Explicar la ruta y las normas de seguridad
3 personas
48
Guiar el programa de bienvenida
4 personas
49
Tomar la delantera
5 personas
50
Tomar la retaguardia
5 personas
51
Acompañar la marcha por el clima
12 personas
52
Asegurar los cruces
8 personas
53
Informar a los participantes durante el trayecto
6 personas
54
Rellenar las bebidas
3 personas
55
Servir aperitivos
4 personas
56
Coordinar a los ponentes
2 personas
57
Presentar el programa del escenario
3 personas
58
Comprobar el nivel de sonido
2 personas
59
Recoger la basura durante el evento
5 personas
60
Informar a los últimos visitantes
3 personas
61
Apagar el equipo de sonido
2 personas
62
Recoger las pancartas
5 personas
63
Desmontar las mesas y la carpa
6 personas
64
Retirar las flechas de ruta
6 personas
65
Llevar la basura al punto de recogida
4 personas
66
Limpiar el recinto
6 personas

Seguimiento

67
Devolver los materiales
3 personas
68
Devolver el equipo de sonido
2 personas
69
Limpiar materiales reutilizables
3 personas
70
Lavar platos y vasos
3 personas
71
Retirar los residuos por separado
3 personas
72
Comprobar daños en la ruta
2 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Recopilar los recibos de gastos
75
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
76
Archivar fotos y archivos
77
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 20
Mantelescant. 8
Papeleracant. 12

Equipo

Megáfonos inalámbricoscant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 8
Walkie-talkiescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banderolascant. 12
Bannerscant. 8
Banderas de papelcant. 300
Carteles de protesta de maderacant. 100
Platos de cartóncant. 300
Flechas de rutacant. 40
Bridascant. 500
Cinta de carrocerocant. 12
Rotuladorescant. 30
Rollos de cinta adhesivacant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de café reutilizablescant. 200
Platos reutilizablescant. 250
Cubiertos reutilizablescant. 250

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Jarras de aguacant. 8
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Linternascant. 8
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 40

Limpieza

Escobas de manocant. 4
Recogedores de basuracant. 8
Cuboscant. 6
Paños de limpiezacant. 30
Guantes de trabajocant. 24

Material deportivo

Chalecos para los agentes de tráficocant. 24
Paraguascant. 12
Camillas plegables

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la ruta y los permisos: fija el recorrido y la fecha antes de publicar la convocatoria, y solicita la autorización con varias semanas de margen. Incluye una inspección presencial para comprobar cruces, accesos y el punto de encuentro.
Prepara la seguridad sobre el terreno, no solo en un documento. Define responsables, revisa el seguro, solicita las medidas de tráfico y entrega a los voluntarios un plan claro antes de la marcha.
Cierra pronto el programa y el sonido. Confirma a los ponentes, registra la música y prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, cables y baterías al menos un día antes.
Asigna voluntarios por puestos y horarios concretos. Necesitarás cubrir recepción, orientación de la ruta, apoyo a ponentes, control del punto de encuentro y recogida del material, además de preparar una charla de coordinación.
No esperes a la última semana para producir la señalización. Diseña el mapa, las flechas, los carteles y las pancartas con tiempo suficiente para encargar la impresión y transportar carpas, mesas, megáfonos y material de apoyo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para una marcha por el clima?: Conviene iniciar el trámite al menos 6 u 8 semanas antes, porque la ruta puede requerir coordinación con tráfico y otros servicios. No publiques el recorrido definitivo hasta confirmar la autorización.
¿Cuándo hay que inspeccionar la ruta de una marcha?: Haz una inspección presencial entre 3 y 4 semanas antes y repítela en los días previos si han cambiado las obras, el tráfico o los accesos. Comprueba especialmente cruces, puntos estrechos y el lugar de encuentro.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una marcha?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada función operativa y añade un responsable por cada grupo de 10 a 15 voluntarios. El número final depende de la longitud de la ruta, los cruces y la asistencia prevista.
¿Cuándo hay que probar el equipo de sonido?: Haz una prueba completa al menos 24 horas antes y una comprobación breve el mismo día, antes de que llegue el público. Revisa micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, alargadores, regletas y baterías externas.

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