Zo organiseer je een klimaatmars
Een klimaatmars begint niet met spandoeken, maar met een haalbare route, een datum en toestemming. Leg eerst het traject en verzamelpunt vast en werk daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en veiligheid uit. Pas als die basis staat, regel je sprekers, muziek, vrijwilligers, communicatie en materiaal. Plan een terreininspectie en briefing ruim voor de mars: daar komen knelpunten zoals smalle doorgangen, onvoldoende zichtbare routepijlen en ontbrekende communicatie meestal aan het licht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en datum vastleggen
3 personen
- 2
Vergaderruimte reserveren
- 3
Vergunning aanvragen
2 personen
- 4
Verzekering controleren
- 5
Veiligheidsplan opstellen
3 personen
- 6
Verkeersmaatregelen aanvragen
2 personen
- 7
Route ter plaatse inspecteren
3 personen
- 8
Verzamelpunt controleren
2 personen
- 9
Sprekers bevestigen
- 10
Muziekprogramma vastleggen
2 personen
- 11
Vrijwilligers werven
3 personen
- 12
Uitnodigingen versturen
3 personen
- 13
Aanmeldformulier publiceren
2 personen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 16
Sociale berichten plaatsen
2 personen
- 17
Persbericht versturen
- 18
Routekaart ontwerpen
2 personen
- 19
Pijlen en borden ontwerpen
2 personen
- 20
Banners en spandoeken maken
5 personen
- 21
Drukwerk bestellen
- 22
Geluidsapparatuur reserveren
- 23
Materiaaltransport reserveren
- 24
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 25
Briefing voor vrijwilligers maken
2 personen
- 26
Contactlijst verspreiden
- 27
Routekaart afdrukken
2 personen
- 28
Boodschappen doen
3 personen
- 29
Materialen controleren
3 personen
- 30
Materialen sorteren
4 personen
- 31
Banners oprollen en labelen
2 personen
- 32
Tassen voor vrijwilligers vullen
3 personen
- 33
Weersverwachting controleren
Event
- 34
Verzamelpunt afzetten
4 personen
- 35
Tafels en tent opstellen
6 personen
- 36
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
- 37
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
- 38
Routepijlen ophangen
6 personen
- 39
Banners langs de route plaatsen
6 personen
- 40
Inschrijftafel inrichten
3 personen
- 41
Infotafel inrichten
3 personen
- 42
Dranken koud zetten
3 personen
- 43
Koffie en thee bereiden
3 personen
- 44
Vrijwilligers briefen
4 personen
- 45
Sprekers ontvangen
2 personen
- 46
Deelnemers registreren
6 personen
- 47
Route en veiligheidsregels uitleggen
3 personen
- 48
Welkomstprogramma begeleiden
4 personen
- 49
Voorhoede innemen
5 personen
- 50
Achterhoede innemen
5 personen
- 51
Klimaatmars begeleiden
12 personen
- 52
Kruispunten beveiligen
8 personen
- 53
Deelnemers informeren onderweg
6 personen
- 54
Dranken bijvullen
3 personen
- 55
Hapjes serveren
4 personen
- 56
Sprekers begeleiden
2 personen
- 57
Podiumprogramma presenteren
3 personen
- 58
Geluidsniveau controleren
2 personen
- 59
Afval tijdens evenement verzamelen
5 personen
- 60
Laatste bezoekers informeren
3 personen
- 61
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 62
Spandoeken verzamelen
5 personen
- 63
Tafels en tent afbreken
6 personen
- 64
Routepijlen verwijderen
6 personen
- 65
Afval naar inzamelpunt brengen
4 personen
- 66
Terrein schoonmaken
6 personen
Nazorg
- 67
Materialen terugbrengen
3 personen
- 68
Geluidsapparatuur retourneren
2 personen
- 69
Hergebruikbare materialen reinigen
3 personen
- 70
Borden en bekers afwassen
3 personen
- 71
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
- 72
Route op schade controleren
2 personen
- 73
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 74
Onkostenbonnen verzamelen
- 75
Bedankbericht versturen
2 personen
- 76
Foto's en bestanden archiveren
- 77
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 20
- Tafelkledenaantal 8
- Afvalbakkenaantal 12
Apparatuur
- Draadloze megafoonsaantal 6
- Draagbare speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Powerbanksaantal 8
- Walkietalkiesaantal 12
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Decoratie
- Spandoekenaantal 12
- Bannersaantal 8
- Papieren vlaggenaantal 300
- Houten protestbordenaantal 100
- Kartonnen bordjesaantal 300
- Routepijlenaantal 40
- Kabelbindersaantal 500
- Afplaktapeaantal 12
- Stiftenaantal 30
- Plakbandrollenaantal 12
Servies
- Herbruikbare drinkbekersaantal 500
- Herbruikbare koffiebekersaantal 200
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbaar bestekaantal 250
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opbergbakkenaantal 20
- Waterkannenaantal 8
- EHBO-koffersaantal 3
- Zaklampenaantal 8
- Clipboardsaantal 12
- Pennenaantal 40
Schoonmaak
- Handvegersaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 8
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakdoekenaantal 30
- Werkhandschoenenaantal 24
Sportmateriaal
- Hesjes voor verkeersbegeleidersaantal 24
- Regenschermenaantal 12
- Opvouwbare brancards
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin met route, datum en verzamelpunt. Controleer de route ter plaatse op smalle stukken, kruisingen, toegankelijke doorgangen en een plek waar deelnemers veilig kunnen samenkomen.
- Vraag de vergunning en verkeersmaatregelen zo vroeg mogelijk aan en controleer tegelijk de verzekering. Wacht niet tot de routekaart of uitnodigingen klaar zijn; zonder toestemming kun je drukwerk en communicatie moeten aanpassen.
- Maak het veiligheidsplan concreet met rollen, contactgegevens en communicatiemiddelen. Verdeel walkietalkies over coördinatoren en gebruik draadloze megafoons of draagbare speakers als instructies ook achteraan de mars hoorbaar moeten zijn.
- Werk met een vaste vrijwilligersindeling en een korte briefing. Geef iedere vrijwilliger vooraf een taak, positie en starttijd; neem routepijlen, kabelbinders, afplaktape en reservebatterijen mee naar de briefing.
- Test geluid, stroom en routeaanduiding vóór de mars. Controleer draadloze microfoons, mengpaneel, verlengkabels en stekkerdozen op locatie en wijs iemand aan voor materiaaltransport en iemand voor het opruimen van banners en protestborden.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatmars organiseren?
- Begin bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route en vergunning. Plan de terreininspectie en het veiligheidsplan uiterlijk 3 tot 4 weken voor de mars, zodat verkeersmaatregelen en communicatie nog kunnen worden aangepast.
- Wanneer vraag je een vergunning voor een klimaatmars aan?
- Vraag de vergunning aan zodra route en datum voorlopig vaststaan, meestal 8 tot 12 weken vooraf. Controleer bij dezelfde voorbereiding welke verkeersmaatregelen nodig zijn en welke gegevens de gemeente over verwachte aantallen en begeleiding vraagt.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een klimaatmars?
- Maak de indeling op basis van route, kruisingen en programma, niet alleen op basis van het verwachte aantal deelnemers. Plan minimaal 2 tot 3 weken vooraf coördinatoren voor start, route, achterhoede, sprekers en materiaal, en geef iedereen uiterlijk 3 dagen vooraf de briefing.
- Wanneer test je de geluidsapparatuur voor een klimaatmars?
- Test microfoons, speakers, mengpaneel, verlengkabels en stroomvoorziening uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals op locatie vóór de start. Neem powerbanks mee en wijs één persoon aan die tijdens de mars verantwoordelijk is voor het geluid.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!