Cómo organizar una Kennedymars sin perder el control
Una Kennedymars exige coordinar una ruta larga, muchos puntos de control y participantes que caminan durante horas, a menudo también de noche. Empieza fijando la fecha y el recorrido; después tramita permisos, reserva salida, descansos y meta, y calcula la logística de cada tramo. La inscripción, los voluntarios y la señalización deben estar cerrados antes de preparar el material. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar a tiempo lo que suele fallar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la ruta y la fecha
2 personas
- 2
Solicitar permisos
2 personas
- 3
Inspeccionar la ruta
3 personas
- 4
Determinar los puntos de descanso
3 personas
- 5
Registrar las medidas de tráfico
2 personas
- 6
Reservar la ubicación de salida
- 7
Reservar lugares de descanso
2 personas
- 8
Reservar la ubicación de la meta
- 9
Elaborar el mapa de ruta
2 personas
- 10
Publicar las condiciones de participación
- 11
Abrir el formulario de inscripción
- 12
Enviar invitaciones
2 personas
- 13
Gestionar inscripciones
2 personas
- 14
Recoger preferencias dietéticas
- 15
Reclutar voluntarios
2 personas
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Enviar instrucciones
- 18
Comprobar la lista de participantes
2 personas
- 19
Crear dorsales
2 personas
- 20
Hacer carteles de ruta
3 personas
- 21
Crear listas de control
2 personas
- 22
Comprobar el material de primeros auxilios
- 23
Probar los walkie-talkies
2 personas
- 24
Hacer la compra
3 personas
- 25
Preparar kits de inicio
4 personas
- 26
Enfriar bebidas
2 personas
- 27
Repartir paquetes de punto de descanso
3 personas
- 28
Colocar las señales de ruta
2 personas
- 29
Delimitar la zona de salida
3 personas
- 30
Montar puntos de descanso
8 personas
- 31
Montar la zona de meta
5 personas
- 32
Señalizar la ruta
6 personas
- 33
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
- 34
Preparar los dorsales
2 personas
Evento
- 35
Recibir a los voluntarios
2 personas
- 36
Instruir a los voluntarios
3 personas
- 37
Registrar a los participantes
5 personas
- 38
Repartir los kits de inicio
4 personas
- 39
Dar la última información de la ruta
2 personas
- 40
Hacer comenzar a los participantes
4 personas
- 41
Llevar el registro de salidas
3 personas
- 42
Atender el punto de descanso 1
4 personas
- 43
Atender el segundo punto de descanso
4 personas
- 44
Atender el punto de descanso tres
4 personas
- 45
Rellenar las bebidas
3 personas
- 46
Reponer fruta y snacks
3 personas
- 47
Comprobar los puestos de ruta
4 personas
- 48
Dar soporte telefónico a los participantes
2 personas
- 49
Registrar las bajas
2 personas
- 50
Registrar a los finalistas
3 personas
- 51
Entregar la medalla
2 personas
- 52
Servir bebidas en la meta
3 personas
- 53
Servir aperitivos de meta
3 personas
- 54
Comprobar la iluminación
2 personas
- 55
Guiar a los últimos participantes
3 personas
Seguimiento
- 56
Retirar las señales de ruta
6 personas
- 57
Desmontar los puntos de descanso
8 personas
- 58
Desmontar la zona de meta
5 personas
- 59
Recoger la basura
5 personas
- 60
Lavar la vajilla
3 personas
- 61
Limpiar los espacios
5 personas
- 62
Inventariar materiales
2 personas
- 63
Devolver el material prestado
2 personas
- 64
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
- 65
Registrar objetos perdidos
- 66
Publicar los resultados de los participantes
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 6
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 10
- Papeleracant. 12
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 600
- Tazas reutilizablescant. 300
- Platoscant. 500
- Cubiertoscant. 500
- Jarras para servircant. 30
- Termoscant. 20
Equipo
- Neveras portátilescant. 12
- Teterascant. 6
- Máquinas de cafécant. 4
- Teléfonos móvilescant. 6
- Walkie-talkiescant. 12
- Baterías externascant. 8
- Relojes de ficharcant. 3
Iluminación
- Focos LED de obracant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 12
Material para la ruta
- Carteles de rutacant. 120
- Carteles de flechascant. 80
- Vallas de separacióncant. 20
- Conos de tráficocant. 40
- Rotuladores fosforescentescant. 12
- Cinta de señalizacióncant. 10
- Mapas de rutacant. 600
- Dorsalescant. 600
- Pulserascant. 600
- Tarjetas de selloscant. 600
- Bolígrafoscant. 40
- Portapapelescant. 12
- Relojes de cronometrajecant. 3
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 6
- Mantas térmicascant. 30
- Guantes desechablescant. 200
- Chalecos reflectantescant. 40
- Linternascant. 20
- Bateríascant. 80
Material deportivo
- Acumuladores de fríocant. 40
- Contenedores de agua plegablescant. 12
- Bastones de senderismocant. 20
- Cintas de medallacant. 600
- Medallas de finishercant. 600
Decoración
- Banderolas de salidacant. 2
- Banderas de metacant. 2
- Líneas de pioneroscant. 6
- Pizarrascant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 12
- Cuchillos de chefcant. 12
- Pinzas de servircant. 20
- Jarras medidorascant. 6
- Abrebotellascant. 8
- Contenedores frigoríficoscant. 8
Limpieza
- Cuboscant. 8
- Esponjascant. 20
- Cepillos para fregarcant. 8
- Escobas de manocant. 8
- Recogedores de basuracant. 8
- Fregonascant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 10
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y los permisos antes de abrir las inscripciones. Inspecciona todo el recorrido a pie o en vehículo y anota cruces, zonas oscuras, posibles desvíos y los puntos donde necesitarás medidas de tráfico.
- Planifica los descansos según la distancia, no solo según los edificios disponibles. Para una marcha de 80 km, sitúa varios puntos de apoyo y calcula agua, bebidas calientes, comida, mesas, termos, neveras y personal para cada uno.
- Asigna voluntarios por turnos y por función con al menos una semana de margen. Cada equipo debe recibir su ubicación, horario, teléfono de contacto, instrucciones de emergencia y el material que debe recoger o devolver.
- Prepara la señalización y la iluminación antes del día de la marcha. Coloca carteles de ruta, flechas, conos y cinta de señalización; para los tramos nocturnos, comprueba focos LED, guirnaldas y linternas durante una inspección real en oscuridad.
- Haz una prueba de comunicación y control al menos 48 horas antes. Comprueba walkie-talkies, móviles, baterías externas, relojes de fichar, listas de control, dorsales y botiquines; el día del evento, verifica también la lista de participantes y las preferencias dietéticas.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuánto tiempo antes hay que organizar una Kennedymars?
- Empieza entre 6 y 9 meses antes. Los permisos, las medidas de tráfico y las reservas de salida, descansos y meta pueden tardar varias semanas, así que no conviene esperar a tener las inscripciones abiertas.
- ¿Cuántos puntos de descanso necesita una Kennedymars?
- Para una ruta de 80 km, planifica aproximadamente 5 o 6 puntos de descanso, ajustándolos a los tramos, los accesos y la disponibilidad de agua y baños. Sitúa el primero tras unas 10-15 km y evita dejar más de 15 km sin apoyo.
- ¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 14 días antes de la marcha. Así puedes confirmar dorsales, kits de inicio, comida, bebidas, turnos de voluntarios y la capacidad de cada punto de descanso.
- ¿Qué material se suele olvidar en una Kennedymars?
- Suelen faltar baterías externas, iluminación para la noche, cinta de señalización, mapas actualizados y listas impresas de control. Revisa todo 48 horas antes y prepara un kit de repuesto para la salida, la meta y los puntos de descanso.
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