Checklist para organizar una Kennedymars sin olvidar nada

Una Kennedymars exige coordinar una ruta larga, varios puntos de descanso y una llegada operativa durante muchas horas. Empieza fijando la fecha y el recorrido; después tramita permisos, reservas y medidas de tráfico antes de abrir las inscripciones. En las semanas previas tendrás que distribuir a los voluntarios, preparar dorsales y carteles, revisar las comunicaciones y montar los kits de inicio. Esta checklist reúne el orden de trabajo y el material que suele faltar cuando se deja para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la ruta y la fecha
2 personas
Solicitar permisos
2 personas
Inspeccionar la ruta
3 personas
Determinar los puntos de descanso
3 personas
Registrar las medidas de tráfico
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Reservar lugares de descanso
2 personas
Reservar la ubicación de la meta
Elaborar el mapa de ruta
2 personas
Publicar las condiciones de participación
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar instrucciones
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Crear dorsales
2 personas
Hacer carteles de ruta
3 personas
Crear listas de control
2 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Probar los walkie-talkies
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar kits de inicio
4 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Repartir paquetes de punto de descanso
3 personas
Colocar las señales de ruta
2 personas
Delimitar la zona de salida
3 personas
Montar puntos de descanso
8 personas
Montar la zona de meta
5 personas
Señalizar la ruta
6 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas

Evento

Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Registrar a los participantes
5 personas
Repartir los kits de inicio
4 personas
Dar la última información de la ruta
2 personas
Hacer comenzar a los participantes
4 personas
Llevar el registro de salidas
3 personas
Atender el punto de descanso 1
4 personas
Atender el segundo punto de descanso
4 personas
Atender el punto de descanso tres
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer fruta y snacks
3 personas
Comprobar los puestos de ruta
4 personas
Dar soporte telefónico a los participantes
2 personas
Registrar las bajas
2 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Entregar la medalla
2 personas
Servir bebidas en la meta
3 personas
Servir aperitivos de meta
3 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Guiar a los últimos participantes
3 personas

Seguimiento

Retirar las señales de ruta
6 personas
Desmontar los puntos de descanso
8 personas
Desmontar la zona de meta
5 personas
Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar los espacios
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Registrar objetos perdidos
Publicar los resultados de los participantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 10
Papeleracant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 600
Tazas reutilizablescant. 300
Platoscant. 500
Cubiertoscant. 500
Jarras para servircant. 30
Termoscant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 12
Teterascant. 6
Máquinas de cafécant. 4
Teléfonos móvilescant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Baterías externascant. 8
Relojes de ficharcant. 3

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 12

Material para la ruta

Carteles de rutacant. 120
Carteles de flechascant. 80
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta de señalizacióncant. 10
Mapas de rutacant. 600
Dorsalescant. 600
Pulserascant. 600
Tarjetas de selloscant. 600
Bolígrafoscant. 40
Portapapelescant. 12
Relojes de cronometrajecant. 3

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 6
Mantas térmicascant. 30
Guantes desechablescant. 200
Chalecos reflectantescant. 40
Linternascant. 20
Bateríascant. 80

Material deportivo

Acumuladores de fríocant. 40
Contenedores de agua plegablescant. 12
Bastones de senderismocant. 20
Cintas de medallacant. 600
Medallas de finishercant. 600

Decoración

Banderolas de salidacant. 2
Banderas de metacant. 2
Líneas de pioneroscant. 6
Pizarrascant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de chefcant. 12
Pinzas de servircant. 20
Jarras medidorascant. 6
Abrebotellascant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 8

Limpieza

Cuboscant. 8
Esponjascant. 20
Cepillos para fregarcant. 8
Escobas de manocant. 8
Recogedores de basuracant. 8
Fregonascant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y la fecha antes de solicitar permisos: una modificación posterior puede obligarte a revisar los puntos de descanso, el mapa y las medidas de tráfico.
Reserva la salida, la meta y cada punto de descanso con varias semanas de margen. Confirma también dónde habrá mesas, sillas, carpas, neveras y termos.
Abre las inscripciones solo cuando estén publicadas las condiciones de participación. Guarda las preferencias dietéticas y comprueba la lista definitiva antes de preparar los kits de inicio.
Planifica los turnos de voluntariado por puesto y horario, y envía las instrucciones antes del día de la marcha. Asigna una persona responsable de cada punto de descanso y de la meta.
Haz una prueba de los walkie-talkies y revisa móviles, baterías externas, relojes de fichar y linternas. Para una actividad que puede continuar de noche, comprueba la iluminación y la señalización en la ruta real.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Kennedymars?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La ruta, los permisos, las reservas y las medidas de tráfico deben estar encaminados antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una Kennedymars?: Ciérralas entre 7 y 14 días antes, según el tiempo que necesites para comprobar participantes, preferencias dietéticas, dorsales y kits de inicio. Comunica la fecha límite desde el primer día.
¿Cuántos puntos de descanso necesita una Kennedymars?: Distribúyelos según la ruta y la capacidad de los participantes, evitando tramos excesivamente largos sin apoyo. Define cada ubicación durante la inspección y reserva los espacios antes de publicar el mapa.
¿Qué material de señalización hace falta para una Kennedymars?: Prepara carteles de ruta, flechas, mapas, conos, vallas y cinta de señalización, además de rotuladores fosforescentes para reforzar indicaciones. Revísalo todo al menos 48 horas antes y coloca la señalización siguiendo el recorrido previsto.

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