Zo organiseer je een Kennedymars
Begin met de route, datum en vergunningen voordat je deelnemers uitnodigt. Inspecteer de volledige route daarna te voet of per fiets en leg rustpunten, verkeersmaatregelen en locaties voor start en finish vast. Open pas daarna de inschrijving, zodat deelnemersvoorwaarden en route-informatie kloppen. In de laatste weken draait alles om controle: vrijwilligersindeling, routebordjes, checkpointlijsten, EHBO, portofoons en startpakketten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Route en datum vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen aanvragen
2 personen
- 3
Route inspecteren
3 personen
- 4
Rustpunten bepalen
3 personen
- 5
Verkeersmaatregelen vastleggen
2 personen
- 6
Startlocatie reserveren
- 7
Rustlocaties reserveren
2 personen
- 8
Finishlocatie reserveren
- 9
Routekaart opstellen
2 personen
- 10
Deelnemersvoorwaarden publiceren
- 11
Inschrijfformulier openen
- 12
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Vrijwilligers werven
2 personen
- 16
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 17
Instructies versturen
- 18
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 19
Startnummers maken
2 personen
- 20
Routebordjes maken
3 personen
- 21
Checkpointlijsten maken
2 personen
- 22
EHBO-materialen controleren
- 23
Portofoons testen
2 personen
- 24
Boodschappen doen
3 personen
- 25
Startpakketten samenstellen
4 personen
- 26
Dranken koelen
2 personen
- 27
Rustpuntpakketten verdelen
3 personen
- 28
Routebordjes klaarzetten
2 personen
- 29
Startgebied afzetten
3 personen
- 30
Rustpunten opbouwen
8 personen
- 31
Finishgebied opbouwen
5 personen
- 32
Route bewegwijzeren
6 personen
- 33
Inschrijftafel inrichten
2 personen
- 34
Startnummers klaarleggen
2 personen
Event
- 35
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
- 36
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 37
Deelnemers registreren
5 personen
- 38
Startpakketten uitdelen
4 personen
- 39
Laatste route-informatie geven
2 personen
- 40
Deelnemers laten starten
4 personen
- 41
Startregistratie bijhouden
3 personen
- 42
Rustpunt één bemannen
4 personen
- 43
Rustpunt twee bemannen
4 personen
- 44
Rustpunt drie bemannen
4 personen
- 45
Dranken bijvullen
3 personen
- 46
Fruit en snacks aanvullen
3 personen
- 47
Routeposten controleren
4 personen
- 48
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
- 49
Uitvallers registreren
2 personen
- 50
Finishers registreren
3 personen
- 51
Medaille uitdelen
2 personen
- 52
Finishdranken serveren
3 personen
- 53
Finishhapjes serveren
3 personen
- 54
Verlichting controleren
2 personen
- 55
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
Nazorg
- 56
Routebordjes verwijderen
6 personen
- 57
Rustpunten afbreken
8 personen
- 58
Finishgebied afbreken
5 personen
- 59
Afval verzamelen
5 personen
- 60
Servies afwassen
3 personen
- 61
Locaties schoonmaken
5 personen
- 62
Materialen inventariseren
2 personen
- 63
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 64
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
- 65
Gevonden voorwerpen registreren
- 66
Deelnemersresultaten publiceren
- 67
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 6
- Klaptafelsaantal 18
- Klapstoelenaantal 40
- Biertafelsaantal 10
- Afvalbakkenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 600
- Herbruikbare mokkenaantal 300
- Bordenaantal 500
- Besteksetsaantal 500
- Schenk kannenaantal 30
- Thermoskannenaantal 20
Apparatuur
- Koelboxenaantal 12
- Waterkokersaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 4
- Mobiele telefoonsaantal 6
- Portofoonsaantal 12
- Powerbanksaantal 8
- Prikklokkenaantal 3
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 12
Routebenodigdheden
- Routebordjesaantal 120
- Pijlbordjesaantal 80
- Afzethekkenaantal 20
- Verkeerskegelsaantal 40
- Markeerstiftenaantal 12
- Markeerlintaantal 10
- Routekaartenaantal 600
- Startnummersaantal 600
- Polsbandjesaantal 600
- Stempelkaartenaantal 600
- Pennenaantal 40
- Klembordenaantal 12
- Tijdwaarnemingsklokkenaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 6
- Reddingsdekensaantal 30
- Wegwerphandschoenenaantal 200
- Veiligheidshesjesaantal 40
- Zaklampenaantal 20
- Batterijenaantal 80
Sportmateriaal
- Koelelementenaantal 40
- Opvouwbare watercontainersaantal 12
- Wandelstokkenaantal 20
- Medaillelintenaantal 600
- Finishermedaillesaantal 600
Decoratie
- Startbanierenaantal 2
- Finishbanierenaantal 2
- Pionierslijnenaantal 6
- Krijtbordenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 12
- Koksmesjesaantal 12
- Serveertangenaantal 20
- Maatbekersaantal 6
- Flessenopenersaantal 8
- Koelcontainersaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 8
- Sponzenaantal 20
- Afwasborstelsaantal 8
- Handvegersaantal 8
- Vuilnisgrijpersaantal 8
- Dweilenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 10
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg rustpunten vroeg vast en controleer per punt hoeveel tafels, stoelen, bekers, mokken en thermoskannen nodig zijn. Plan ook wie water, koffie en andere verzorging aanvult tijdens de mars.
- Controleer de route minimaal één keer volledig nadat de routebordjes en pijlbordjes zijn voorbereid. Markeer onduidelijke kruisingen extra en leg een set reservebordjes en markeerlint klaar.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week voor de start definitief. Verstuur daarna per vrijwilliger de locatie, starttijd, taak, contactpersoon en instructies, zodat niemand op de dag zelf hoeft te zoeken.
- Test portofoons, mobiele telefoons, powerbanks en prikklokken vóór de mars op alle belangrijke punten. Spreek één eenvoudige meldprocedure af voor een gemiste deelnemer, routeprobleem of medisch incident.
- Controleer de deelnemerslijst en dieetwensen vlak voor het samenstellen van de startpakketten. Leg startnummers, routekaarten en checkpointlijsten per deelnemer klaar en houd een aparte reservevoorraad achter de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Kennedymars organiseren?
- Begin minimaal enkele maanden vóór de geplande start met route, datum, vergunningen en locaties. Open de inschrijving pas wanneer de route en deelnemersvoorwaarden vaststaan; plan de laatste volledige controle in de week vóór de mars.
- Hoeveel rustpunten heeft een Kennedymars nodig?
- Dat hangt af van de route en de beschikbare locaties, maar leg rustpunten vast voordat de inschrijving opent. Controleer per punt de bereikbaarheid, verlichting, sanitaire mogelijkheden en bevoorrading en plan extra aandacht voor het donker.
- Wanneer moet je vrijwilligers voor een Kennedymars indelen?
- Wervel vrijwilligers zodra route, start, finish en rustpunten bekend zijn. Maak de definitieve indeling uiterlijk één week voor de start en verstuur de instructies daarna direct, inclusief locatie en begintijd.
- Wat moet je een week voor een Kennedymars controleren?
- Controleer de deelnemerslijst, dieetwensen, startnummers, routebordjes, checkpointlijsten, EHBO-materialen en communicatieapparatuur. Test portofoons en powerbanks opnieuw en controleer of routeverlichting, afzethekken en verkeerskegels op tijd beschikbaar zijn.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!