Cómo organizar una feria sin perder el control

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Dibuja la distribución antes de numerar los puestos. Deja espacio para el mostrador de información, las carpas, las mesas altas y un recorrido cómodo, y comparte el plano con los expositores al menos 7 días antes.
• Cierra las inscripciones con tiempo para poder confirmar preferencias dietéticas y reservas. Envía a cada expositor su número de stand, horario de llegada, ruta y opciones de aparcamiento como mínimo 5 días antes.
• Revisa la electricidad antes de montar. Calcula dónde irán las máquinas de café, teteras y altavoces, usa cables alargadores y regletas adecuados, y cubre cada cable en una zona de paso con una alfombrilla.
• No dejes la seguridad para el final. Coloca vallas y conos antes de que llegue el público, comprueba los extintores y el botiquín, y mantén libres las salidas y los accesos de emergencia durante todo el evento.
• Haz una comprobación meteorológica 48 horas antes y otra la misma mañana. Las carpas deben quedar aseguradas, las decoraciones protegidas y el material sensible guardado en neveras portátiles o bajo techo cuando sea necesario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores y necesitas permisos. Reserva las últimas 2 semanas para confirmar inscripciones, enviar instrucciones, revisar materiales y ajustar la distribución.

¿Cuándo hay que enviar la información a los expositores?

Envía una primera confirmación al cerrar la inscripción y la información definitiva entre 5 y 7 días antes. Incluye el número de puesto, la hora de llegada, la ruta, el aparcamiento y las necesidades eléctricas.

¿Cuándo se montan las carpas y los puestos de una feria?

Despeja el lugar y coloca las barreras antes de montar mesas y carpas. Como referencia, reserva entre 3 y 4 horas para el montaje completo y termina la señalización y las conexiones al menos 60 minutos antes de abrir.

¿Cómo organizar la electricidad y los cables en una feria?

Define los puntos de corriente durante el diseño del plano, antes del día del evento. Comprueba las conexiones con 2 personas, asegura los cables con alfombrillas y haz una revisión final 30 minutos antes de recibir al público.

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