Cómo organizar una feria paso a paso

Organizar una feria requiere cerrar primero los permisos, el recinto y los puestos; después vienen las inscripciones, los proveedores y la distribución. El montaje solo funciona si el mapa, la señalización y las necesidades eléctricas están confirmados con antelación. También tendrás que prever efectivo para el cambio, bebidas frías, medidas para el mal tiempo y una persona responsable de cada zona. Esta guía te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar los retrasos más habituales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Comprobar permiso y notificación
2
Registrar la ubicación y la distribución del recinto
2 personas
3
Contactar a los puestos
2 personas
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
8
Hacer reservas
9
Informar a los residentes sobre el plan de tráfico
2 personas
10
Confirmar acuerdos con proveedores
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Hacer el mapa y la señalización
2 personas
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Enviar las últimas instrucciones a los puestos
15
Organizar efectivo para el cambio
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Enfriar las bebidas
2 personas
19
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
20
Etiquetar los puestos y las mesas
2 personas
21
Preparar medidas meteorológicas
2 personas
22
Inspeccionar el lugar
2 personas
23
Cerrar el recinto
3 personas
24
Montar los puestos
6 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Colocar las sillas
3 personas
27
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
28
Colgar la iluminación
3 personas
29
Colgar la decoración
3 personas
30
Colocar la señalización
2 personas
31
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
32
Asignar puestos del mercado
3 personas
33
Preparar la caja
2 personas
34
Montar el puesto de comida
4 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Preparar aperitivos
4 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
40
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

41
Anunciar la apertura
42
Recibir a los visitantes
3 personas
43
Atender el punto de información
2 personas
44
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
45
Servir café y té
2 personas
46
Servir aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Atender el puesto de comida
4 personas
49
Gestionar la caja registradora
2 personas
50
Reponer existencias
2 personas
51
Vaciar puntos de residuos
2 personas
52
Recoger mesas y asientos
2 personas
53
Limpiar los baños durante el evento
2 personas
54
Encender la iluminación
2 personas
55
Anunciar la actuación
56
Guiar al público
3 personas
57
Última ronda por los puestos
2 personas
58
Anunciar el cierre
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar la caja
2 personas
61
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
62
Desmontar los puestos
6 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Recoger la basura
4 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Lavar la vajilla
3 personas
67
Vaciar neveras portátiles
2 personas
68
Limpiar los materiales
3 personas
69
Retirar la iluminación
2 personas
70
Retirar la decoración
2 personas
71
Guardar el stock restante
2 personas
72
Registrar objetos perdidos
73
Devolver los materiales
2 personas
74
Retirar los residuos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 4
Percheroscant. 6
Cajas de plásticocant. 12
Sombrillascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Cucharones para sopacant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Mantelescant. 12
Carteles para puestoscant. 15
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Jarras térmicascant. 4
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Datáfonos móvilescant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Baterías externascant. 4
Linternas de manocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Tijerascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Linternas a pilascant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Seguridad

Vallas de separacióncant. 12
Cinta de advertenciacant. 4
Extintorescant. 2
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por el recinto y los permisos. Comprueba la autorización y la notificación necesarias, registra la distribución del lugar y define por dónde entran los puestos, el público y los servicios de emergencia antes de enviar invitaciones.
Cierra los puestos antes de preparar el mapa. Confirma cuántos participan, qué espacio necesita cada uno y sus acuerdos con proveedores; envía las instrucciones finales al menos 7 días antes de la feria.
No dejes la señalización para el día del montaje. Prepara los carteles de los puestos y las indicaciones de circulación con varios días de margen, y lleva una copia del mapa para quien coordine la instalación.
Calcula por separado la comida, las bebidas y el servicio. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones, prepara los productos no perecederos con antelación y enfría las bebidas el día anterior en neveras portátiles.
Haz una revisión del lugar antes de abrir. Comprueba mesas, carpas, cables alargadores, regletas, máquinas de café, iluminación y medidas contra la lluvia; asigna voluntarios a cada zona y reserva al menos 60 minutos para corregir fallos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, los puestos, los proveedores y la información sobre el tráfico suelen necesitar más tiempo que el montaje físico.
¿Cuándo debo confirmar los puestos de una feria?: Confírmalos como mínimo 3 semanas antes y envía las últimas instrucciones 7 días antes. Así puedes cerrar el mapa, las mesas, las carpas y las necesidades de electricidad sin cambios de última hora.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria?: Reserva al menos 2 horas para montar puestos, mesas, sillas, carteles y decoración, y añade 60 minutos para inspeccionar el recinto. Si hay muchas carpas o conexiones eléctricas, empieza antes.
¿Qué se suele olvidar al organizar una feria?: Lo más habitual es olvidar el efectivo para el cambio, los cables y regletas, la información a los residentes sobre el tráfico y un plan para la lluvia. Compruébalo todo en una lista final 48 horas antes.

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