Einen Flohmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein Flohmarkt steht und fällt mit einer guten Reihenfolge: Erst klärst du Genehmigung, Gelände und Standbetreiber, danach Anmeldungen, Helfer und Ausstattung. Spätestens eine Woche vorher sollten Standaufteilung, Verkehrsplan und Lieferantenabsprachen feststehen. Am Veranstaltungstag zählen ein beschrifteter Lageplan, freie Wege und ein Aufbau mit festen Zuständigkeiten. Besonders häufig fehlen Wechselgeld, Verlängerungskabel oder ein Plan für Regen und starke Sonne.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigung und Meldung prüfen
2
Standort und Geländeaufteilung festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
8
Reservierungen vornehmen
9
Bewohner über den Verkehrsplan informieren
2 Personen
10
Lieferantenabsprachen bestätigen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Lageplan und Beschilderung erstellen
2 Personen
13
Wettervorhersage prüfen
14
Letzte Anweisungen an Standbetreiber senden
15
Bargeld für Wechselgeld organisieren
16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Getränke kalt stellen
2 Personen
19
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
20
Stände und Tische beschriften
2 Personen
21
Wettermaßnahmen vorbereiten
2 Personen
22
Location inspizieren
2 Personen
23
Gelände absperren
3 Personen
24
Stände aufbauen
6 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
28
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
29
Dekoration aufhängen
3 Personen
30
Beschilderung anbringen
2 Personen
31
Standbetreiber empfangen
3 Personen
32
Standplätze zuweisen
3 Personen
33
Kasse einrichten
2 Personen
34
Essensstand einrichten
4 Personen
35
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
36
Snacks vorbereiten
4 Personen
37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
39
Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
40
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

41
Eröffnung ankündigen
42
Besucher empfangen
3 Personen
43
Infostand besetzen
2 Personen
44
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
45
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
46
Snacks servieren
3 Personen
47
Getränke nachfüllen
2 Personen
48
Essensstand betreiben
4 Personen
49
Kasse betreuen
2 Personen
50
Bestand auffüllen
2 Personen
51
Abfallstationen leeren
2 Personen
52
Tische und Sitzplätze aufräumen
2 Personen
53
Toiletten zwischendurch reinigen
2 Personen
54
Beleuchtung einschalten
2 Personen
55
Auftritt ankündigen
56
Publikum begleiten
3 Personen
57
Letzte Runde an den Ständen
2 Personen
58
Schließung ankündigen
59
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen

Nachbereitung

60
Kasse abschließen
2 Personen
61
Standbetreiber auschecken
2 Personen
62
Stände abbauen
6 Personen
63
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
64
Abfall sammeln
4 Personen
65
Gelände reinigen
4 Personen
66
Geschirr abwaschen
3 Personen
67
Kühlboxen leeren
2 Personen
68
Materialien reinigen
3 Personen
69
Beleuchtung abhängen
2 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Restbestand verstauen
2 Personen
72
Fundgegenstände registrieren
73
Materialien zurückbringen
2 Personen
74
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 6
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 30
BiertischeAnz. 4
KleiderständerAnz. 6
KunststoffkistenAnz. 12
SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServiertablettsAnz. 8
SuppenkellenAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
StandschilderAnz. 15
WegweiserAnz. 12
KreidetafelnAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
ThermokannenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobile KartenzahlungsgeräteAnz. 2
LautsprecherboxenAnz. 2
Mikrofon
PowerbanksAnz. 4
HandlampenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
ScherenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
VorratsboxenAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
HandfegerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 3
ReinigungsschwämmeAnz. 12

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BatterielaternenAnz. 4
ErsatzbatterienAnz. 24

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 12
WarnbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 2
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Prüfe Genehmigung und Meldung mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Kläre dabei auch, ob Absperrungen, Marktstände oder zusätzliche Verkehrsmaßnahmen vorgeschrieben sind.
Bestätige die Standaufteilung spätestens 7 Tage vorher. Reserviere für jeden Stand einen klar markierten Platz und informiere Anwohner rechtzeitig über den Verkehrsplan.
Teile die Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein: mindestens ein Team für Aufbau, eines für Besucherfragen und eines für Abbau. So bleibt der Infopunkt auch während des Aufbaus besetzt.
Plane Getränke und Verpflegung nicht erst am Vorabend. Stelle haltbare Vorräte bereit, kühle Getränke am Vortag und rechne für Kaffee mindestens eine Tasse pro Helfer und Schicht.
Bereite zwei Wettervarianten vor: Partyzelte oder Sonnenschirme für Hitze und Regen sowie trockene Kunststoffkisten für empfindliche Waren. Prüfe die Vorhersage 48 Stunden vorher und sende die letzten Anweisungen am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Flohmarkt anmelden?: Prüfe die örtlichen Vorgaben mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem geplanten Termin. Für öffentliche Flächen oder Straßensperrungen können zusätzliche Genehmigungen und längere Bearbeitungszeiten nötig sein.
Wann sollte man die Standplätze beim Flohmarkt einteilen?: Schließe die Standaufteilung spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt ab. Danach kannst du Standschilder, Lageplan und letzte Anweisungen rechtzeitig verschicken.
Wie viele Helfer braucht man für einen Flohmarkt?: Plane mindestens drei Aufgabenbereiche ein: Aufbau, Besucherfragen und Abbau. Bei einem kleinen Flohmarkt sind 4 bis 6 Helfer sinnvoll; bei vielen Ständen sollte pro Schicht mindestens eine zusätzliche Person für Wege und Nachfragen eingeplant werden.
Wie viel Wechselgeld braucht man beim Flohmarkt?: Lege das Wechselgeld spätestens am Vortag bereit und verteile es auf mehrere Kassen. Als praktische Reserve eignen sich pro Stand etwa 20 bis 30 Euro in kleinen Scheinen und Münzen, abhängig von Standgebühr und Verkaufsumfang.

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