Cómo organizar una feria de la plaza paso a paso
Una feria de la plaza empieza mucho antes de montar las carpas. Primero hay que reservar la fecha y el espacio, solicitar los permisos y comprobar el seguro; después se puede confirmar a los expositores y distribuir los puestos. El plano debe incluir la ruta, las salidas de emergencia y los puntos de electricidad. En los últimos días se cierran las reservas, se revisa el tiempo y se prepara un plan de lluvia, además de reunir alimentos, bebidas y materiales.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y la plaza
2 personas
- 2
Solicitar permiso
- 3
Comprobar el seguro
- 4
Contactar a los proveedores
2 personas
- 5
Invitar a los expositores
2 personas
- 6
Enviar el formulario de inscripción
- 7
Gestionar inscripciones
2 personas
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Asignar puestos
2 personas
- 10
Hacer el plano
- 11
Determinar la ruta y las salidas de emergencia
2 personas
- 12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 13
Confirmar las reservas
- 14
Informar a los responsables de los stands
- 15
Informar a los vecinos
2 personas
- 16
Enviar invitaciones
2 personas
- 17
Colocar la promoción
2 personas
- 18
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 19
Comunicar el plan por lluvia
- 20
Hacer la compra
3 personas
- 21
Reunir los materiales
3 personas
- 22
Congelar los refrigerantes
- 23
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 24
Comprobar la señalización
- 25
Inspeccionar la plaza
2 personas
- 26
Colocar las barreras
3 personas
- 27
Desenrollar los cables de corriente
2 personas
- 28
Montar las carpas
4 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Distribuir los puestos
2 personas
- 32
Colocar la señalización
2 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Colgar la iluminación
3 personas
- 35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 36
Montar el punto de café
2 personas
- 37
Llenar las neveras portátiles
2 personas
- 38
Preparar aperitivos
3 personas
- 39
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Evento
- 40
Recibir a los expositores
3 personas
- 41
Indicar a los expositores dónde ir
3 personas
- 42
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
- 43
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 44
Servir café y té
2 personas
- 45
Servir aperitivos
2 personas
- 46
Rellenar las bebidas
2 personas
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Comprobar los baños
- 49
Mantener libres las vías de paso
2 personas
- 50
Encender la iluminación
- 51
Comprobar el sonido
- 52
Reponer existencias
2 personas
- 53
Informar a los expositores sobre la salida
- 54
Anunciar la última ronda de ventas
- 55
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 56
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
- 57
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 58
Desmontar las carpas
4 personas
- 59
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 60
Desmontar la iluminación
3 personas
- 61
Recoger la basura
4 personas
- 62
Limpiar la plaza
4 personas
- 63
Lavar la vajilla
2 personas
- 64
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 65
Clasificar los materiales
3 personas
- 66
Limpiar los materiales
3 personas
- 67
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
- 68
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 69
Retirar el material promocional
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas de cervezacant. 6
- Mesas altascant. 6
- Mantelescant. 24
- Mesas de cajacant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 8
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Walkie-talkies recargablescant. 4
Vajilla
- Tazascant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 80
- Cucharillas de cafécant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cuchilloscant. 60
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 4
- Pinzas de servircant. 6
- Tijerascant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 6
- Acumuladores de fríocant. 20
Decoración
- Guirnaldascant. 12
- Banners de la plazacant. 4
- Arcos de globoscant. 2
- Jardinerascant. 8
- Carteles del menúcant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 8
- Baterías de repuestocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Contenedores de basuracant. 4
- Sets de escobacant. 4
- Recogedores de basuracant. 4
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Seguridad
- Vallas de separacióncant. 12
- Conos de tráficocant. 12
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 6
Catering
- Cajas registradorascant. 2
- Datáfonoscant. 2
- Bandejas para contar dinerocant. 2
- Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
- Porta-servilletascant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Compras
Consejos
- Cierra los permisos y el seguro antes de invitar a los expositores. Si cambia la ubicación o la fecha después de enviar las invitaciones, tendrás que rehacer el plano y comunicarlo de nuevo.
- Establece una fecha límite de inscripción al menos 10 días antes de la feria. Así tendrás tiempo para recoger preferencias dietéticas, asignar puestos e informar a cada responsable del stand.
- Dibuja el plano antes de confirmar el mobiliario. Deja libres las salidas de emergencia y comprueba que los alargadores, enrollacables y regletas alcanzan los puntos de electricidad sin cruzar las zonas de paso.
- Envía el plan de lluvia y las instrucciones de montaje entre 48 y 72 horas antes. La previsión puede cambiar, y los expositores necesitan saber con antelación si deben proteger mesas, alimentos y equipos.
- Congela los acumuladores de frío al menos 24 horas antes y prepara los productos no perecederos la víspera. Revisa también tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas y termos: son fáciles de olvidar hasta que empieza el servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de la plaza?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, reservar la plaza, solicitar permisos y contactar con proveedores. Deja la última semana para confirmar inscripciones, revisar el plano y preparar los materiales.
- ¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?
- Haz la asignación cuando cierre el formulario de inscripción, normalmente entre 10 y 14 días antes. Envía a cada responsable la ubicación, los horarios de montaje y las indicaciones de electricidad y circulación.
- ¿Cuándo se debe preparar el plan por lluvia?
- Define el plan al menos 5 días antes y comunícalo de nuevo entre 48 y 72 horas antes, cuando la previsión sea más fiable. Indica qué ocurre con los puestos, las carpas, las reservas y la asistencia del público.
- ¿Qué hay que revisar el día anterior a la feria?
- Comprueba la señalización, inspecciona la plaza y reúne el mobiliario, los cables, los equipos de sonido y el material de servicio. Deja los acumuladores de frío congelándose durante unas 24 horas y confirma las reservas pendientes.
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