Cómo organizar una exposición canina sin perder el control

Una exposición canina se organiza en este orden: primero fecha, recinto, permisos y seguro; después jueces, veterinario y reglamento; por último, inscripciones, anillos y operación del día. El punto crítico no suele ser encontrar participantes, sino coordinar sus horarios, números de dorsal y movimientos entre anillos. También tendrás que prever sombra, agua, sonido, accesos y un plan para cambios de tiempo. Usa el calendario para cerrar cada dependencia antes de abrir las inscripciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Comprobar el seguro
4
Fijar a los jueces
5
Asignar personal del ring
6
Confirmar veterinario
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción
9
Publicar el reglamento de la competición
10
Definir categorías de premios
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Confirmar horarios de salida
15
Hacer la distribución de los anillos
2 personas
16
Asignar números de dorsal
2 personas
17
Informar a los participantes
2 personas
18
Encargar premios y cintas
19
Pedir provisiones de comida y bebida
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Gestionar llave y acceso
22
Imprimir los dorsales
2 personas
23
Imprimir listas de participantes
2 personas
24
Preparar señales de ruta
2 personas
25
Ordenar los premios
2 personas
26
Comprobar el material
2 personas
27
Hacer la compra
2 personas
28
Enfriar bebidas
2 personas
29
Preparar aperitivos
3 personas
30
Cortar y revisar el terreno
2 personas
31
Comprobar la seguridad del recinto
2 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Colocar mesas y sillas
4 personas
34
Colocar los aros para perros
4 personas
35
Montar las mesas del jurado
2 personas
36
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
37
Montar el punto de catering
3 personas
38
Conectar los altavoces
2 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Rellenar los bebederos para perros
2 personas
42
Realizar la inspección final del recinto
3 personas
43
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

44
Atender el mostrador de inscripción
2 personas
45
Repartir dorsales
2 personas
46
Recibir a los visitantes
3 personas
47
Guiar a los perros hacia los anillos
4 personas
48
Anunciar la apertura
49
Guiar las rondas de evaluación
6 personas
50
Recoger los formularios del jurado
2 personas
51
Procesar los resultados provisionales
2 personas
52
Servir café y té
3 personas
53
Servir aperitivos
3 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Comprobar el suministro de agua
2 personas
56
Recoger cacas de perro
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Acompañar al público a la final
2 personas
59
Coordinar la final
5 personas
60
Entregar premios
3 personas
61
Anunciar el cierre
62
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

63
Cerrar catering
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Despejar el recinto
5 personas
66
Limpiar excrementos de perro y basura
3 personas
67
Desmontar carpas y mobiliario
5 personas
68
Apagar el equipo
2 personas
69
Retirar paneles y materiales
3 personas
70
Limpiar el lugar
4 personas
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
72
Secar y guardar el material
3 personas
73
Devolver el material prestado
2 personas
74
Guardar los restos en frío
2 personas
75
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas del juradocant. 4
Taburetes de barcant. 6
Mantelescant. 10
Probadorescant. 2

Material deportivo

Postes separadorescant. 40
Cinta de balizamientocant. 8
Alfombrillas circularescant. 4
Aros para dorsalescant. 120
Obstáculos para perroscant. 6
Bandejas de aguacant. 12
Correas para perroscant. 8
Jaula para perroscant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 3

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 3
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Pinzas para servircant. 6
Jarras medidorascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Azucareroscant. 4
Jarras de lechecant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arcos de globoscant. 2
Bannerscant. 6
Mesas de premioscant. 2
Cartelescant. 4
Pizarrascant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de obracant. 4
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Portabolsas para excrementoscant. 8
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Cubetas para lavarcant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto, los permisos y el seguro antes de publicar la convocatoria. Deja al menos 6 semanas para resolver restricciones de acceso, uso del espacio o responsabilidad civil.
No abras las inscripciones hasta tener jueces, categorías, reglamento y horarios provisionales definidos. Así evitas corregir formularios y enviar varias versiones de la misma información.
Haz la distribución de los anillos después de revisar el número previsto de participantes. Reserva pasillos claros, coloca postes y cinta de balizamiento, y prepara los números de dorsal con una lista de respaldo.
Asigna personal específico para cada anillo y entrega una hoja con turnos, contactos y procedimiento de incidencias. Una persona de coordinación general no puede controlar a la vez entradas, jueces y cambios de horario.
Comprueba el tiempo y el acceso al recinto 48 horas antes. Ten listas las carpas, bandejas de agua, neveras, altavoces, micrófono, cables y baterías externas; son elementos que suelen faltar cuando ya han llegado los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición canina?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, los jueces y el veterinario deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones, idealmente 6 semanas antes del evento.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones de una exposición canina?: Ábrelas cuando estén cerrados el reglamento, las categorías, los jueces y la capacidad de los anillos. Mantén el formulario abierto durante 3 o 4 semanas y revisa los datos de cada participante antes de asignar dorsales.
¿Cuándo hay que enviar los horarios y números de dorsal?: Envía la información definitiva entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de salida, el anillo, el dorsal, el acceso y cualquier indicación sobre documentación o equipamiento.
¿Qué hay que preparar el día antes de una exposición canina?: El día anterior imprime los dorsales y las listas, ordena premios y cintas, coloca las señales de ruta y comprueba las llaves y el acceso. Prueba el sonido y separa el material de cada anillo al menos 2 horas antes de la apertura.

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