Cómo organizar una disco escolar sin improvisar

Una disco escolar se organiza mejor por fases: primero se fijan la fecha, el lugar y las normas; después se gestionan las inscripciones, la supervisión y la música. La comida y el equipo deben comprobarse antes del montaje, especialmente las opciones para alergias y la información de los padres. El día del evento, deja la pista despejada y termina las conexiones eléctricas antes de recibir al primer alumno.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar permiso a la escuela
3
Acordar la música y el nivel de sonido
2 personas
4
Hacer reservas de material
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir inscripciones
7
Inscribir voluntarios
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Comprobar la información de los padres
2 personas
11
Hacer el plano del salón
2 personas
12
Hacer el plan de supervisión
2 personas
13
Ajustar la música a la edad
2 personas
14
Crear la lista de reproducción
2 personas
15
Hacer la lista de compra
2 personas
16
Comprobar materiales y equipos
3 personas
17
Hacer etiquetas con nombre y pulseras
3 personas
18
Hacer la compra
3 personas
19
Enfriar las bebidas
2 personas
20
Preparar snacks de larga duración
2 personas
21
Separar las porciones sin alérgenos
2 personas
22
Despejar la pista de baile sin podio
3 personas
23
Colocar mesas y sillas
4 personas
24
Montar el guardarropa
2 personas
25
Montar mesas de buffet
3 personas
26
Montar los puntos de bebidas
3 personas
27
Conectar el equipo de sonido
3 personas
28
Probar el sistema de sonido
2 personas
29
Colgar iluminación decorativa
3 personas
30
Colgar la decoración
4 personas
31
Marcar la entrada y la salida
2 personas
32
Preparar la lista de asistencia

Evento

33
Recibir a los voluntarios
2 personas
34
Cubrir los puestos de vigilancia
6 personas
35
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
36
Registrar la asistencia
2 personas
37
Repartir pulseras
2 personas
38
Gestionar el guardarropa
2 personas
39
Controlar la música
40
Controlar las luces
41
Servir las bebidas
3 personas
42
Rellenar las bebidas
2 personas
43
Servir aperitivos
3 personas
44
Reponer el bufé
2 personas
45
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
46
Comprobar el suelo a mitad de jornada
2 personas
47
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
48
Registrar objetos perdidos
49
Anunciar las pausas para beber agua
50
Anunciar la ronda final de baile
51
Hacer que los visitantes salgan de forma controlada
4 personas
52
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas

Seguimiento

53
Apagar la música y la iluminación
2 personas
54
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
55
Desconectar el equipo
3 personas
56
Retirar la decoración
4 personas
57
Recoger mesas y sillas
4 personas
58
Recoger y separar la basura
3 personas
59
Lavar la vajilla
3 personas
60
Limpiar la sala y la entrada
4 personas
61
Limpiar los baños
2 personas
62
Contar y comprobar los materiales
2 personas
63
Devolver el material prestado
2 personas
64
Gestionar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 30
Mesas de buffetcant. 4
Percheroscant. 4
Taburetes de barcant. 6
Papeleracant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil de música
Controlador de DJ
Micrófonoscant. 2
Soporte de micrófono
Auriculares
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Neveras portátilescant. 4
Estación de carga

Iluminación

Luces de discotecacant. 4
Tiras de luz LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 2

Decoración

Globoscant. 300
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 12
Cortinas metalizadascant. 6
Discos de fiestacant. 8
Tiras adhesivascant. 6
Mantelescant. 10
Señales de flechascant. 12
Marco de fotos

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 10
Pinzascant. 8
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 4

Cocina

Teterascant. 2
Cafetera
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cajas isotérmicascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Seguridad

Alfombrillas antideslizantescant. 6
Linternascant. 4
Cinta de balizamientocant. 2
Carteles con pictogramascant. 10
Chalecos reflectantescant. 8

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Guantes de limpiezacant. 8
Escobas de manocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 4 y 6 semanas antes con el permiso de la escuela, la fecha y el lugar. No reserves material ni envíes invitaciones hasta confirmar quién aprueba el nivel de sonido y el horario.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes. Así puedes comprobar los datos de los padres, preparar pulseras y etiquetas con nombre, y ajustar el plan de supervisión al número real de alumnos.
Prepara la música por edades y prueba la lista de reproducción, la mesa de mezclas, los altavoces y los micrófonos como mínimo 2 horas antes. Lleva cables sujetos con canaletas y deja libres las salidas.
Separa las raciones sin alérgenos antes de colocar el buffet y enfría las bebidas con varias horas de antelación. Etiqueta esas porciones para que no se mezclen durante el servicio.
Monta primero el guardarropa, las mesas y las sillas, y deja la pista de baile sin podio ni mobiliario. Haz una revisión final 30 minutos antes: sonido, luces, papeleras, señales, pulseras y responsables de cada zona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una disco escolar?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva las mesas, sillas, altavoces y luces después de obtener el permiso de la escuela, y cierra las inscripciones al menos 7 días antes.
¿Cuándo preparo la música y pruebo los altavoces?: Crea la lista de reproducción varios días antes y haz una prueba completa 2 horas antes de abrir. Comprueba también los micrófonos, la mesa de mezclas, las regletas y el recorrido de los cables.
¿Cómo calculo la comida y las bebidas para una disco escolar?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por alumno durante la primera hora y añade un margen del 10 %. Separa las porciones sin alérgenos antes del montaje y enfría las bebidas con al menos 4 horas de antelación.
¿Cuándo preparo el plano y la supervisión del salón?: Haz el plano entre 3 y 5 días antes, cuando conozcas el número final de inscritos. Revisa las zonas de entrada, buffet, guardarropa y pista, y confirma a todos los supervisores 24 horas antes.

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