Organiser une boom de l’école sans rien oublier

Une boom de l’école se prépare d’abord comme un projet collectif, puis comme une fête. Commencez par obtenir l’accord de l’école, fixer la date et réserver la salle et le matériel. Enchaînez avec les inscriptions, les informations des parents et les bénévoles avant de préparer la musique, le buffet et la surveillance. Le jour J, gardez du temps pour les bracelets, les portions adaptées aux allergies, le vestiaire et les câbles au sol.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander l'autorisation à l'école
3
Convenir de la musique et du niveau sonore
2 personnes
4
Faire les réservations de matériel
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Inscrire les bénévoles
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Vérifier les informations parents
2 personnes
11
Établir le plan de la salle
2 personnes
12
Établir le plan de surveillance
2 personnes
13
Adapter la musique à l'âge
2 personnes
14
Composer la playlist
2 personnes
15
Faire la liste de courses
2 personnes
16
Vérifier les matériels et équipements
3 personnes
17
Créer des autocollants nominatifs et des bracelets
3 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer des snacks longue conservation
2 personnes
21
Mettre de côté les portions sans allergènes
2 personnes
22
Libérer la piste de danse sans podium
3 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Aménager le vestiaire
2 personnes
25
Installer les tables de buffet
3 personnes
26
Mettre en place les points boissons
3 personnes
27
Raccorder le matériel audio
3 personnes
28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
29
Installer les lumières de la discothèque
3 personnes
30
Installer la décoration
4 personnes
31
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
32
Préparer la liste des présences

Événement

33
Accueillir les bénévoles
2 personnes
34
Assurer les postes de surveillance
6 personnes
35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Enregistrer la présence
2 personnes
37
Distribuer les bracelets
2 personnes
38
Gérer le vestiaire
2 personnes
39
Gérer la musique
40
Gérer les réglages d’éclairage
41
Servir les boissons
3 personnes
42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
43
Servir des snacks
3 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Vérifier le sol entre-temps
2 personnes
47
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
48
Enregistrer les objets trouvés
49
Annoncer les pauses hydratation
50
Annoncer le dernier tour de danse
51
Faire sortir les visiteurs sous contrôle
4 personnes
52
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

53
Éteindre la musique et l’éclairage
2 personnes
54
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
55
Débrancher l’équipement
3 personnes
56
Retirer la décoration
4 personnes
57
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
58
Collecter et trier les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
61
Nettoyer les toilettes
2 personnes
62
Compter et vérifier le matériel
2 personnes
63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
64
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 30
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 4
Tabourets de barqté 6
Poubellesqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Ordinateur portable de musique
Contrôleur DJ
Microphonesqté 2
Pied de microphone
Casque audio
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Glacièresqté 4
Station de recharge

Éclairage

Lumières discoqté 4
Tubes lumineux LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Rideaux métalliquesqté 6
Folies discoqté 8
Bandes adhésivesqté 6
Nappesqté 10
Panneaux de flèchesqté 12
Cadre photo

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Pincesqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Caisses réfrigéréesqté 6
Bacs de rangementqté 12

Sécurité

Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 2
Panneaux pictogrammesqté 10
Gilets de sécuritéqté 8

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Porte-sacs-poubelleqté 8
Gants de nettoyageqté 8
Balais à mainqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la boom. Faites valider par l’école le niveau sonore, les horaires et l’usage des prises électriques avant toute réservation.
Ouvrez les inscriptions dès que l’autorisation est confirmée et arrêtez-les 7 jours avant la fête. Demandez un contact parent, les besoins alimentaires et les autorisations nécessaires dans le même formulaire.
Prévoyez le plan de surveillance avant de composer les équipes. Pour une salle pleine, répartissez clairement les adultes entre l’entrée, la piste, le buffet, le vestiaire et les sanitaires, avec des relais toutes les 60 à 90 minutes.
Préparez la musique selon l’âge des enfants et testez les haut-parleurs, le mixeur, les microphones et les rallonges au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Fixez les câbles avec des goulottes ou du ruban adhésif et gardez la piste sans podium.
Achetez les boissons et les snacks 1 à 2 jours avant, puis mettez les boissons au frais le jour même. Réservez les portions sans allergènes dans une zone identifiée, installez le buffet et les poubelles avant de gonfler les ballons et de poser les décorations.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une boom de l’école ?: Comptez 6 à 8 semaines pour une préparation confortable. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, le plan de salle, la surveillance et la vérification du matériel.
Quand faut-il demander l’autorisation à l’école ?: Faites la demande au moins 8 semaines avant la date souhaitée, surtout si vous utilisez la sonorisation, des lumières ou une salle habituellement occupée. Attendez l’accord avant d’envoyer les invitations.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour une boom d’école ?: Prévoyez au minimum 1 adulte pour l’accueil, 1 pour le buffet, 1 pour le vestiaire et 2 pour la surveillance de la salle, puis ajoutez un relais toutes les 60 à 90 minutes. Le nombre exact dépend de l’effectif et des règles de l’école.
Quand préparer le buffet et les boissons ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, préparez les snacks longue conservation la veille et mettez les boissons au frais le jour de la fête. Identifiez les portions sans allergènes avant l’ouverture du buffet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.