Cómo organizar una conferencia de políticas

Una conferencia de políticas se organiza en un orden muy concreto: primero se fija el objetivo y el programa, después se cierran ponentes, lugar, técnica y catering. Las inscripciones deben empezar cuando ya tengas información suficiente para que los asistentes puedan decidirse. En la última semana se revisan presentaciones, dietas y necesidades técnicas; el día anterior se preparan acreditaciones, programas y materiales. Este plan te ayuda a no dejar para el final lo que bloquea todo lo demás.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Establecer programa y objetivo
2 personas
2
Confirmar ponentes
3
Fijar al presentador
4
Reservar el lugar
5
Reservar el catering
6
Reservar material técnico
7
Redactar invitaciones
2 personas
8
Crear formulario de inscripción
9
Enviar invitaciones
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Enviar información de los ponentes
13
Recopilar las presentaciones
14
Revisar las presentaciones
2 personas
15
Cerrar la lista de participantes
16
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
17
Imprimir los programas
18
Definir la disposición de las mesas
2 personas
19
Imprimir el plan de trabajo
20
Probar la técnica
2 personas
21
Confirmar el pedido de catering
22
Hacer la compra
3 personas
23
Reunir el equipo y los materiales
3 personas
24
Clasificar acreditaciones y programas
2 personas

Evento

25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Comprobar la sala
2 personas
27
Montar mesas
4 personas
28
Colocar las sillas
4 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Colocar el escenario y la mesa de oradores
3 personas
31
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
32
Conectar los micrófonos
2 personas
33
Preparar las presentaciones
34
Configurar la iluminación
2 personas
35
Colgar señalización
2 personas
36
Colocar la decoración
2 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Montar el buffet
4 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
41
Instruir al equipo de registro
42
Recibir a los ponentes
2 personas
43
Registrar a los participantes
4 personas
44
Servir café de bienvenida
3 personas
45
Acompañar la inauguración
2 personas
46
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
47
Coordinar a los ponentes
2 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Preparar la pausa para el café
3 personas
50
Servir la pausa para el café
3 personas
51
Retirar la vajilla usada
3 personas
52
Moderar el panel de discusión
3 personas
53
Preparar el bufé de la noche
4 personas
54
Servir el buffet de la noche
5 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Reponer el bufé
3 personas
57
Recoger la vajilla
3 personas
58
Guiar el cierre
2 personas
59
Organizar la última ronda de bebidas
2 personas
60
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

61
Apagar el equipo
2 personas
62
Desmontar el bufé y la cocina
4 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar la sala
3 personas
67
Comprobar los baños
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Archivar presentaciones
72
Enviar mensaje de agradecimiento
73
Archivar la lista de participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 14
Sillascant. 120
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Atril
Taburetescant. 4

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 140
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 140
Tenedorescant. 140
Cuchilloscant. 140
Cucharascant. 140
Cucharonescant. 12
Cuencos de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 8
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzascant. 8
bandejascant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 14
Arreglos floralescant. 8
Pancartas con nombrescant. 12
Señales de orientacióncant. 8
Fundas para mesas altascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Artículos de oficina

Tarjetas de nombrecant. 120
Lanyardscant. 120
Folletos del programacant. 120
Bloc de notascant. 120
Bolígrafoscant. 130
Portalápicescant. 6
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Rotuladorescant. 12
Post-itscant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Aspiradora
Fregonascant. 3
Escobacant. 2
Escoba y recogedorcant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Confirma a cada ponente, asigna un presentador y deja por escrito la duración de cada intervención para que el formulario de inscripción incluya horarios fiables.
Reserva lugar, catering y material técnico con varias semanas de margen. La sala debe admitir la disposición de mesas prevista y contar con espacio para registro, buffet, mesa de oradores, atril y pantalla.
Haz una prueba técnica completa al menos un día antes. Comprueba proyector, portátil, pantalla, micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas, altavoces, cables HDMI, alargadores, regletas y clic de presentación.
Cierra la lista de participantes entre 3 y 5 días antes. Con ese número puedes imprimir etiquetas y programas, confirmar el pedido de catering y separar las opciones según las preferencias dietéticas recibidas.
Prepara el registro y la sala antes de abrir el lugar. Clasifica acreditaciones y programas, coloca la mesa de registro y revisa que haya suficientes sillas, vasos, tazas, jarras y cubiertos para el número final de asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una conferencia de políticas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar sala, catering y técnica. Deja cerrados programa, ponentes y lugar durante las primeras 3 semanas.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una conferencia?: Envíalas cuando el objetivo, el programa inicial, los ponentes principales y el formulario de inscripción estén listos, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Mantén abierto el registro al menos 3 semanas.
¿Cuándo se confirma el catering y las dietas?: Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y cierra la lista entre 3 y 5 días antes. Confirma entonces cantidades, menú y pedido final con el catering.
¿Cuándo se prueban los equipos de una conferencia?: Haz una prueba completa el día anterior, con las presentaciones definitivas. Reserva al menos 60 minutos para revisar sonido, proyección, conexiones, baterías y el clic de presentación.

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