Zo organiseer je een beleidsconferentie
Begin met het doel en het programma voordat je een locatie of catering vastlegt. Bepaal welke beslissingen, inzichten of vervolgstappen de conferentie moet opleveren en plan daarna de sprekers, dagvoorzitter en tijdsblokken. Regel techniek, aanmeldingen en catering ruim vooruit; vooral presentaties, dieetwensen en microfoons vragen vaak extra controle. Sluit de deelnemerslijst op tijd af, zodat naamkaartjes, programma’s en tafelschikking kloppen. Op de dag zelf werkt een kort draaiboek met duidelijke tijden en verantwoordelijken het best.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Programma en doel vastleggen
2 personen
- 2
Sprekers bevestigen
- 3
Dagvoorzitter vastleggen
- 4
Locatie reserveren
- 5
Catering reserveren
- 6
Technische benodigdheden reserveren
- 7
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 8
Aanmeldformulier maken
- 9
Uitnodigingen versturen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Sprekersinformatie versturen
- 13
Presentaties verzamelen
- 14
Presentaties controleren
2 personen
- 15
Deelnemerslijst afsluiten
- 16
Naamkaartjes printen
2 personen
- 17
Programma's printen
- 18
Tafelschikking bepalen
2 personen
- 19
Draaiboek afdrukken
- 20
Techniek testen
2 personen
- 21
Cateringbestelling bevestigen
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Apparatuur en materialen verzamelen
3 personen
- 24
Badges en programma's sorteren
2 personen
Event
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Zaal controleren
2 personen
- 27
Tafels opstellen
4 personen
- 28
Stoelen plaatsen
4 personen
- 29
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 30
Podium en spreektafel plaatsen
3 personen
- 31
Projector en scherm plaatsen
2 personen
- 32
Microfoons aansluiten
2 personen
- 33
Presentaties klaarzetten
- 34
Verlichting instellen
2 personen
- 35
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 36
Decoratie plaatsen
2 personen
- 37
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 38
Buffet opbouwen
4 personen
- 39
Dranken koud zetten
2 personen
- 40
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 41
Registratieteam instrueren
- 42
Sprekers ontvangen
2 personen
- 43
Deelnemers registreren
4 personen
- 44
Welkomstkoffie serveren
3 personen
- 45
Opening begeleiden
2 personen
- 46
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
- 47
Sprekers begeleiden
2 personen
- 48
Dranken bijvullen
2 personen
- 49
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
- 50
Koffiepauze serveren
3 personen
- 51
Gebruikt servies afruimen
3 personen
- 52
Paneldiscussie begeleiden
3 personen
- 53
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
- 54
Avondbuffet serveren
5 personen
- 55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 56
Buffet aanvullen
3 personen
- 57
Servies afruimen
3 personen
- 58
Afsluiting begeleiden
2 personen
- 59
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
- 60
Deelnemers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 62
Buffet en keuken afbouwen
4 personen
- 63
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Servies afwassen
3 personen
- 66
Zaal schoonmaken
3 personen
- 67
Toiletten controleren
- 68
Decoratie verwijderen
2 personen
- 69
Materialen inventariseren
2 personen
- 70
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 71
Presentaties archiveren
- 72
Bedankbericht versturen
- 73
Deelnemerslijst archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 14
- Stoelenaantal 120
- Registratietafel
- Buffettafelsaantal 4
- Spreektafel
- Katheder
- Krukkenaantal 4
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Luidsprekersaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Presentatieklikkeraantal 2
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 140
- Wijnglazenaantal 120
- Bordenaantal 140
- Vorkenaantal 140
- Messenaantal 140
- Lepelsaantal 140
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerkommenaantal 12
- Serveerschalenaantal 8
- Karaffenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Tangenaantal 8
- dienbladenaantal 8
Decoratie
- Tafellopersaantal 14
- Bloemstukkenaantal 8
- Naambordjesaantal 12
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Statafelrokkenaantal 6
Verlichting
- Ledspotsaantal 6
- Lichtslingersaantal 4
Kantoorartikelen
- Naamkaartjesaantal 120
- Lanyardsaantal 120
- Programmafoldersaantal 120
- Notitieblokkenaantal 120
- Balpennenaantal 130
- Pennenbakkenaantal 6
- Plakbandaantal 4
- Schaaraantal 4
- Stiftenaantal 12
- Post-itsaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Handveger en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan per inhoudelijk blok 10 tot 15 minuten uitloop in het draaiboek. Beleidsconferenties lopen snel uit wanneer een spreker langer spreekt of vragen uit de zaal veel tijd kosten.
- Vraag presentaties uiterlijk 3 werkdagen vooraf op en controleer ze op beeldverhouding, video’s, lettergrootte en lettertypen. Test daarna elke presentatie op de laptop die je op locatie gebruikt.
- Sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 werkdagen voor de conferentie. Dan heb je tijd om naamkaartjes, programma’s, tafelschikking en de cateringbestelling aan te passen.
- Test techniek minimaal 90 minuten voor de start: beamer, scherm, HDMI-kabels, microfoons, audiomixer, luidsprekers en presentatieklikker. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen vooraf vast, zodat je niet tijdens de ontvangst hoeft te improviseren.
- Richt de registratie- en koffietafel vóór de opening in en sorteer badges alfabetisch. Zet waterkaraffen en glazen op de spreektafel en controleer of de catering rekening houdt met alle verzamelde dieetwensen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een beleidsconferentie?
- Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, catering, techniek, sprekers en dagvoorzitter; verstuur de uitnodigingen daarna zodra het programma voldoende vaststaat.
- Wanneer moet je de uitnodigingen voor een beleidsconferentie versturen?
- Verstuur de uitnodiging ongeveer 8 tot 10 weken voor de conferentie. Stuur een herinnering 2 tot 3 weken vooraf en vermeld daarin de uiterste aanmelddatum en de vraag naar dieetwensen.
- Hoeveel tijd heb je nodig om de techniek te testen?
- Plan minimaal 90 minuten vóór de ontvangst voor de technische test. Controleer per spreker de laptop, beamer, HDMI-verbinding, microfoon, presentatieklikker en het geluid; houd daarnaast 15 minuten reserve voor storingen.
- Wanneer sluit je de deelnemerslijst voor een beleidsconferentie?
- Sluit de lijst 3 tot 5 werkdagen voor de bijeenkomst. Gebruik de definitieve aantallen voor catering, naamkaartjes, programma’s, tafelschikking en de indeling van de registratie.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!