Eine Politikkonferenz Schritt für Schritt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege zuerst Ziel, Zielgruppe und Programm fest und bestätige anschließend alle Referenten. Plane für jeden Programmpunkt eine feste Dauer und halte zusätzlich mindestens 15 Minuten Puffer für Verzögerungen vor.
• Reserviere Raum, Catering und Technik, sobald Termin und erwartete Teilnehmerzahl absehbar sind. Prüfe dabei nicht nur Beamer und Leinwand, sondern auch Funkmikrofone, Mischpult, Lautsprecher, HDMI- und Verlängerungskabel.
• Verschicke die Einladung erst, wenn Anmeldeformular, Tagesordnung und Ansprechpartner feststehen. Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Namensschilder, Programme, Sitzordnung und Ernährungswünsche rechtzeitig vorbereitet werden können.
• Fordere Präsentationen spätestens 48 Stunden vor Beginn an und prüfe jede Datei auf Format, Schriftgröße, Videos und Ton. Lege die geprüften Dateien auf dem Veranstaltungs-Laptop ab und halte zusätzlich eine Kopie auf einem USB-Stick bereit.
• Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und Technik ein. Öffne den Raum früh genug, stelle Registrierungstisch, Rednerpult und Sitzplätze auf und teste jedes Mikrofon, den Präsentationsklicker sowie die Stromversorgung vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Politikkonferenz organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Referenten, Location, Catering, Technik, Einladungen und Anmeldungen ohne unnötigen Zeitdruck koordinieren.

Wann sollte man die Referenten für eine Politikkonferenz bestätigen?

Bestätige die Referenten möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, bevor du das Programm endgültig veröffentlichst. Fordere ihre Kurzbiografien, technischen Anforderungen und Präsentationen spätestens 48 Stunden vor der Konferenz an.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Politikkonferenz?

Plane mindestens 90 Minuten für Möbel, Registrierung, Projektion, Ton und Unterlagen ein. Bei mehreren Funkmikrofonen oder einer aufwendigeren Sitzordnung sind 2 Stunden realistischer.

Wann muss das Catering für eine Politikkonferenz bestellt werden?

Gib die vorläufige Bestellung etwa 2 Wochen vorher ab und bestätige die endgültige Menge nach Abschluss der Teilnehmerliste, spätestens 3 bis 5 Tage vor Beginn. Erfasse vegetarische, vegane und weitere Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung.

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