Cómo organizar un simposio sin dejar cabos sueltos

Organizar un simposio empieza mucho antes de enviar las invitaciones. Primero se fijan la fecha, el lugar y un programa realista; después se cierran los ponentes, las inscripciones y la logística de la sala. La última semana debe servir para comprobar presentaciones, catering, señalización y equipos, no para tomar decisiones básicas. Este plan reúne el orden de trabajo y los puntos que suelen olvidarse, desde las preferencias dietéticas hasta las acreditaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Elaborar el programa y el horario
2 personas
3
Contactar con los ponentes
2 personas
4
Confirmar ponentes y temas
2 personas
5
Redactar invitaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Publicar el formulario de inscripción
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Enviar un recordatorio a los participantes
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Crear la lista final de participantes
2 personas
12
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
13
Recopilar información de los ponentes
14
Recopilar las presentaciones
15
Revisar las presentaciones
2 personas
16
Reservar el catering
2 personas
17
Preparar el menú de la pausa
2 personas
18
Realizar una visita al lugar
2 personas
19
Definir la distribución de la sala
2 personas
20
Hacer indicaciones de ruta
21
Compartir información sobre el aparcamiento
22
Imprimir el programa
2 personas
23
Imprimir acreditaciones
24
Preparar la señalización
2 personas
25
Probar la técnica
2 personas
26
Hacer la compra
2 personas
27
Enfriar bebidas
2 personas
28
Llevar materiales al lugar
3 personas
29
Abrir la sala
2 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Montar el mostrador de registro
2 personas
32
Montar las mesas de catering
2 personas
33
Montar la técnica
3 personas
34
Probar los micrófonos
2 personas
35
Preparar las presentaciones
2 personas
36
Colgar la decoración
2 personas
37
Colocar la señalización
2 personas
38
Exponer el material informativo
2 personas
39
Preparar café y té
2 personas
40
Preparar el almuerzo y los snacks del descanso
3 personas

Evento

41
Recibir a los ponentes
2 personas
42
Dar la briefing a los ponentes
2 personas
43
Atender la mesa de registro
3 personas
44
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
45
Repartir el programa
2 personas
46
Presentar la apertura
2 personas
47
Anunciar a los ponentes
48
Dar soporte técnico a las presentaciones
2 personas
49
Gestionar micrófonos
50
Gestionar las preguntas del público
51
Servir la pausa para el café
4 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Preparar el buffet
4 personas
54
Servir la cena
5 personas
55
Servir comidas especiales
2 personas
56
Moderación del panel de debate
2 personas
57
Atender el cóctel de networking
4 personas
58
Recoger los residuos durante el evento
2 personas
59
Acompañar a los participantes a la salida
2 personas

Seguimiento

60
Apagar la técnica
2 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Empaquetar los restos de forma segura
2 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Empaquetar materiales
3 personas
66
Limpiar la sala
3 personas
67
Comprobar los baños
68
Retirar los residuos
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Devolver el equipo
2 personas
71
Retirar los productos no utilizados
2 personas
72
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 110
Mesascant. 14
Mesa de registro
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de oradores
Taburetescant. 5
Percheroscant. 3

Vajilla

Platos de cenacant. 110
Platos de postrecant. 110
Tazas de cafécant. 110
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 110
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Cables HDMIcant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Clic de presentacióncant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 4

Decoración

Mantelescant. 14
Arreglos floralescant. 8
Soportes para bannercant. 4
Portanombrescant. 110
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Tiras adhesivascant. 2

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 110
Folletos del programacant. 120
Bloc de notascant. 110
Bolígrafoscant. 120
Listas de registrocant. 6
Carpetascant. 8
Rollos de cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Marcadorescant. 12
Bloc de rotafoliocant. 3
Portapapelescant. 6

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 2
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y el horario antes de contactar con los ponentes. Deja bloques de 10 a 15 minutos entre intervenciones para cambios, preguntas y posibles retrasos.
Pide a cada ponente el título definitivo, una breve biografía y la presentación al menos 7 días antes. Así puedes revisar formatos, vídeos, enlaces y diapositivas que no se leen desde el fondo de la sala.
Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para obtener una lista final y las preferencias dietéticas. Envía un recordatorio entre 5 y 7 días antes y prepara las tarjetas de nombre antes del montaje.
Haz una visita al lugar entre 1 y 2 semanas antes. Comprueba la distribución de sillas y mesas, la mesa de registro, la zona de buffet, los recorridos, el aparcamiento y dónde colocar la señalización.
Prueba el proyector, la pantalla, los portátiles y los micrófonos como se usarán el día del simposio. Reserva al menos 60 minutos antes de la llegada del público para conectar la mesa de mezclas y solucionar fallos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un simposio?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas gestionar inscripciones y catering. La fecha y el lugar deberían quedar cerrados durante la primera semana.
¿Cuándo se debe enviar la invitación a un simposio?: Envía la invitación entre 4 y 6 semanas antes, cuando el programa y los ponentes principales estén confirmados. Manda un recordatorio entre 5 y 7 días antes con horario, ruta y aparcamiento.
¿Cuánto tiempo debe durar un simposio?: Un programa de media jornada suele ocupar entre 3 y 4 horas, incluyendo una pausa. Calcula 10 a 15 minutos entre ponencias y reserva al menos 30 minutos para preguntas y transición final.
¿Cuándo hay que confirmar el catering del simposio?: Confirma el catering entre 7 y 10 días antes, cuando tengas la lista final de participantes y sus preferencias dietéticas. Ajusta las cantidades después de cerrar las inscripciones y comprueba el menú de la pausa.

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