Zo organiseer je een symposium zonder last-minute problemen

Een symposium organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij de combinatie van een haalbaar programma, geschikte sprekers en een locatie die de techniek en ontvangst aankan. Leg eerst datum, zaal en tijdschema vast. Bevestig daarna onderwerpen en sprekers, open de aanmelding en verzamel dieetwensen en praktische informatie. In de laatste weken draait alles om controleren: presentaties, deelnemerslijst, catering, bewegwijzering, naamkaartjes en de werking van beamer en microfoons.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Programma en tijdschema opstellen
2 personen
3
Sprekers benaderen
2 personen
4
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
5
Uitnodigingen opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Herinnering aan deelnemers sturen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Definitieve deelnemerslijst maken
2 personen
12
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
13
Sprekersinformatie verzamelen
14
Presentaties verzamelen
15
Presentaties controleren
2 personen
16
Catering reserveren
2 personen
17
Pauzemenu samenstellen
2 personen
18
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
19
Zaalindeling bepalen
2 personen
20
Routebeschrijving maken
21
Parkeerinformatie delen
22
Programma afdrukken
2 personen
23
Naambadges afdrukken
24
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
25
Techniek testen
2 personen
26
Boodschappen doen
2 personen
27
Dranken koelen
2 personen
28
Materialen naar locatie brengen
3 personen
29
Zaal openen
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Registratiebalie inrichten
2 personen
32
Cateringtafels opstellen
2 personen
33
Techniek opbouwen
3 personen
34
Microfoons testen
2 personen
35
Presentaties klaarzetten
2 personen
36
Decoratie ophangen
2 personen
37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
38
Informatiemateriaal uitstallen
2 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Lunch en pauzehapjes klaarzetten
3 personen

Event

41
Sprekers ontvangen
2 personen
42
Sprekersbriefing geven
2 personen
43
Registratiebalie bemannen
3 personen
44
Deelnemers verwelkomen
3 personen
45
Programma uitdelen
2 personen
46
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
47
Sprekers aankondigen
48
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
49
Microfoons beheren
50
Vragen uit de zaal begeleiden
51
Koffiepauze serveren
4 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Buffet klaarzetten
4 personen
54
Diner serveren
5 personen
55
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
56
Panelgesprek begeleiden
2 personen
57
Netwerkborrel verzorgen
4 personen
58
Afval tijdens event verzamelen
2 personen
59
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Servies verzamelen
3 personen
62
Restanten veilig verpakken
2 personen
63
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
2 personen
65
Materialen inpakken
3 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren
68
Afval afvoeren
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Apparatuur retourneren
2 personen
71
Ongebruikte boodschappen opruimen
2 personen
72
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 14
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Spreektafel
Krukkenaantal 5
Kapstokkenaantal 3

Servies

Dinerbordenaantal 110
Dessertbordenaantal 110
Koffiekopjesaantal 110
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 110
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 2
Audiomixer
Luidsprekersaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Presentatieklikkeraantal 2
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-lampenaantal 8
Staande lampenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 14
Bloemstukkenaantal 8
Bannerhoudersaantal 4
Naambadgehoudersaantal 110
Programmabordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Kleefstripsaantal 2

Kantoor

Naamkaartjesaantal 110
Programmafoldersaantal 120
Notitieblokkenaantal 110
Balpennenaantal 120
Registratielijstenaantal 6
Mappenaantal 8
Plakbandrollenaantal 4
Scharenaantal 4
Markersaantal 12
Flip-overblokkenaantal 3
Klembordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het locatiebezoek vóór je de zaalindeling definitief maakt. Controleer waar de registratietafel, buffettafels, spreektafel, beamer en projectiescherm komen te staan en test of kabels en stroompunten bereikbaar zijn.
Bevestig sprekers en onderwerpen uiterlijk enkele weken vooraf schriftelijk. Vraag presentaties op en controleer ze minstens 2 werkdagen voor het symposium op formaat, lettergrootte, video’s en benodigde aansluitingen.
Sluit de deelnemersregistratie niet af zonder dieetwensen en contactgegevens te controleren. Maak daarna één definitieve lijst voor naamkaartjes, catering en ontvangst; losse wijzigingen op de ochtend zelf zorgen snel voor fouten.
Plan pauzes met een concrete doorlooptijd in het programma. Zet koffie, thee en water klaar op buffettafels en controleer vooraf of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, servies en serveermateriaal aanwezig zijn.
Maak de laatste deelnemersmail praktisch: stuur het programma, de routebeschrijving, parkeerinformatie en het adres mee. Bereid programma’s, naambadges en bewegwijzering uiterlijk de dag ervoor voor, zodat de registratietafel direct kan worden ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een symposium te organiseren?: Reken op minimaal 8 tot 12 weken voor een symposium met meerdere sprekers. In die periode moet je locatie, programma, uitnodigingen, aanmeldingen, catering en techniek kunnen afronden.
Wanneer moet ik sprekers voor een symposium benaderen?: Benader sprekers bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Bevestig onderwerp, spreektijd en praktische afspraken daarna schriftelijk en vraag de definitieve presentatie uiterlijk 2 werkdagen voor het symposium op.
Wanneer verstuur je de uitnodiging voor een symposium?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 tot 8 weken vooraf, met datum, locatie, programma en aanmeldlink. Verstuur 3 tot 5 dagen voor het symposium een herinnering met route- en parkeerinformatie.
Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag zelf?: Plan minimaal 2 uur voor opbouw en controle, afhankelijk van de zaal en techniek. Richt eerst ontvangst, bewegwijzering en catering in en test daarna beamer, projectiescherm, laptops en draadloze microfoons.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.