Cómo organizar un seminario sin dejar cabos sueltos

Organizar un seminario requiere cerrar primero el contenido y después coordinar asistentes, ponentes, sala y medios técnicos. Empieza definiendo el público y el programa provisional; con esa base podrás confirmar a los ponentes, reservar el espacio y calcular el catering. Las inscripciones deben recoger también las preferencias dietéticas. Durante la última semana, revisa las presentaciones, prepara las acreditaciones y prueba el proyector, los micrófonos y todas las conexiones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir el público objetivo y el programa
2 personas
2
Contactar con los ponentes
2 personas
3
Confirmar ponentes y temas
2 personas
4
Reservar la sede y la sala
5
Reservar el catering
2 personas
6
Reservar equipo audiovisual
7
Crear formulario de inscripción
8
Diseñar invitaciones
9
Enviar invitaciones
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Confirmar inscripciones
13
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
14
Recopilar las presentaciones
15
Revisar las presentaciones
2 personas
16
Definir el programa final
2 personas
17
Enviar indicaciones
18
Confirmar entregas
19
Comprobar la lista de la compra
20
Hacer la compra
2 personas
21
Clasificar las tarjetas con nombres
22
Imprimir la lista de registro
23
Preparar el material de bienvenida
2 personas
24
Marcar la distribución de la sala
2 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Montar el mostrador de registro
2 personas
27
Montar la mesa de presentación
2 personas
28
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
29
Conectar el equipo de sonido
2 personas
30
Probar los micrófonos
2 personas
31
Pasar las presentaciones al portátil
32
Comprobar el wifi y la técnica
33
Preparar café y té
2 personas
34
Preparar el bufé y la vajilla
3 personas
35
Marcar las comidas de dieta
36
Colocar carteles de bienvenida

Evento

37
Recibir a los ponentes
2 personas
38
Registrar a los participantes
3 personas
39
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
40
Servir café de bienvenida
2 personas
41
Abrir el seminario
42
Presentar a los ponentes
43
Coordinar presentaciones
2 personas
44
Recoger preguntas del público
2 personas
45
Preparar la pausa para el café
3 personas
46
Servir café y aperitivos
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Retirar las tazas usadas
2 personas
49
Acompañar el programa de la tarde
2 personas
50
Operar la técnica durante las presentaciones
51
Comprobar la temperatura del buffet
2 personas
52
Abrir el bufé de la cena
2 personas
53
Reponer el buffet de cena
3 personas
54
Servir comidas especiales
2 personas
55
Retirar la vajilla de las mesas
3 personas
56
Coordinar el programa de la noche
2 personas
57
Guiar la última ronda de preguntas
58
Cerrar el seminario
59
Servir las bebidas de despedida
2 personas
60
Despedir a los participantes
2 personas

Seguimiento

61
Apagar el equipo
2 personas
62
Retirar platos y vasos
3 personas
63
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Desmontar mesas y sillas
4 personas
66
Limpiar la sala
3 personas
67
Revisar y limpiar los baños
2 personas
68
Empaquetar materiales
2 personas
69
Devolver el equipo alquilado
2 personas
70
Guardar los víveres sobrantes
71
Agradecer a los participantes
72
Poner las presentaciones a disposición
73
Comprobar facturas y depósito

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 12
Mesa de registro
Mesa del ponente
Taburetescant. 4
Mantelescant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 2
Adaptadores HDMIcant. 3
Enrollacablescant. 3
Regletascant. 6
Amplificador WiFi

Presentación

Pizarra de hojascant. 2
Bloc de rotafoliocant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 12
Clic de presentación
Bloc de notascant. 90
Bolígrafoscant. 100
Portatarjetas de nombrecant. 90
Carpetas impresascant. 90

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platos de cenacant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chef y de pancant. 4

Decoración

Carteles de bienvenidacant. 3
Atriles para programascant. 3
Carteles de mesacant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Aspiradora
Escoba y recogedorcant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Define el programa antes de enviar invitaciones. Reserva bloques de 20 a 30 minutos por ponencia y deja al menos 10 minutos entre intervenciones para preguntas y cambios de presentación.
Cierra la lista de asistentes entre 5 y 7 días antes. Ese plazo permite imprimir las tarjetas con nombres, preparar la lista de registro y comunicar al catering el número final y las dietas especiales.
Pide las presentaciones a los ponentes al menos 3 días antes y revísalas en el mismo portátil que usarás durante el seminario. Comprueba especialmente los adaptadores HDMI, los cables, el audio y los vídeos incrustados.
Calcula la sala a partir de las inscripciones confirmadas, no de la capacidad máxima. Marca con antelación la distribución de mesas y sillas, y reserva una mesa de registro y otra para el ponente.
Haz una prueba técnica completa entre 60 y 90 minutos antes de abrir el registro. Verifica proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, mesa de mezclas, regletas y conexión WiFi.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un seminario?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios ponentes y necesitas reservar sala, catering y equipo audiovisual. Envía las invitaciones aproximadamente 4 semanas antes y confirma el programa final durante la última semana.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un seminario?: Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes imprimir la lista de registro y las tarjetas de nombre, además de confirmar cantidades y preferencias dietéticas con el catering.
¿Cuánto tiempo debe durar una ponencia en un seminario?: Reserva normalmente entre 20 y 30 minutos por ponencia y añade 10 minutos para preguntas o transición. En un programa de media jornada, cuatro o cinco intervenciones suelen dejar tiempo para una pausa y el registro.
¿Cuándo se prueba el equipo audiovisual de un seminario?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes del inicio. Conecta el portátil, el proyector, la pantalla, los adaptadores HDMI, los micrófonos y los altavoces, y comprueba también las presentaciones recibidas.

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